SEEBURGER SAP Add-Ons für optimales Workflowmanagement

E-Mail-Fluten und Meeting-Marathons sind die größten Produktivitätskiller im Büroalltag. Sie sind nicht nur lästig, sie machen am Ende sogar krank. Immer mehr Menschen leiden deswegen bereits am Burnout-Syndrom. Ein ausgefeiltes Workflowmanagement sowie digitalisierte und automatisierte Prozesse auf Basis von Workflow-Tools und SAP Add-Ons, sorgen für effizientes und strukturiertes Arbeiten. Obendrein steigern sie die Leistungsfähigkeit, Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Diese Ziele lassen sich in nur zwei Schritten erreichen.

Workflowmanagement: Definierte Prozesse im Büroalltag fördern die Effizienz und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter

Wie sähe Ihr idealer Büroalltag aus? Wie viele E-Mails können Sie täglich bearbeiten? An wie vielen Meetings können Sie pro Woche teilnehmen und trotzdem konzentriert an Ihren Projekten arbeiten? Die Antworten fallen sicher individuell aus. Aber in einem sind sich ja alle einig: Der Erhalt einer unüberschaubaren Menge an E-Mails und Einladungen zu Meetings und Telefonkonferenzen, die Sie oft nur am Rande betreffen, verhindern konzentriertes und effizientes Arbeiten. Der ausufernde Kommunikationsbedarf beruht häufig auf ineffizienten Abläufen, daraus resultierenden Fehlern und Missverständnissen, die bereinigt werden müssen, oder unklar definierten Zuständigkeiten.

In den Büroetagen eines Unternehmens werden diese Zustände tagein, tagaus hingenommen, nicht klaglos, jedoch meist ohne Konsequenzen. In der Produktion hingegen hat man bereits sehr früh damit begonnen, Prozesse zu strukturieren, zu optimieren und Workflows zu etablieren und zu managen. Damit wurde die Effizienz dieser Prozesse und damit auch der involvierten Arbeiter signifikant gesteigert. Diese Verbesserungen können auch im Büro in nur zwei grundlegenden Schritten erreicht werden:

1. Prozesse strukturieren, analysieren und verbessern.
2. Prozesse digitalisieren und automatisieren – Workflowmanagement.

Im Folgenden werden diese beiden Schritte ausführlich erläutert:

1. Workflowmanagement mit der 5S-Methode – Prozesse strukturieren, analysieren und verbessern

Die 5S- Methode stammt ursprünglich aus dem Toyota-Produktionssystem und wurde entwickelt, um durch Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz die Prozesse zu verbessern und so ein störungsfreies und qualitativ hochwertiges Arbeiten zu gewährleisten. Diese Methode ist nicht nur in der Produktionshalle sinnvoll. Sie lässt sich auch leicht auf den Büroalltag übertragen. Ein ordentlicher Schreibtisch, ein wohl organisierter Desktop und ein strukturierter Posteingang halten den Kopf frei und schaffen Raum für konzentriertes und effizientes Arbeiten. Eine genaue Definition von Zuständigkeiten und klare Verfahrensanweisungen verringern die Anzahl der E-Mails und den Bedarf an kurzfristig anberaumten Meetings und Telefonaten erheblich.

Die 5S-Methode liefert eine gute Grundlage, Arbeitsprozesse zu überdenken und zu optimieren.

Im deutschsprachigen Raum wird als Synonym für die 5S-Methode häufig der Begriff 5A-Methode verwendet. In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Bezeichnungen und deren Lösungsansätze beschrieben:

Auf diese Weise erhalten Sie einen detaillierten Überblick darüber,

• wer was macht,
• wo welche Informationen generiert werden,
• welche Informationen mit welcher Informationsdichte und welchem Informationsgehalt wann und wo benötigt werden.

Auf dieser Basis lassen sich neue, optimierte Informations- und Meeting-Strukturen sowie Geschäftsprozesse definieren und implementieren – zunächst abteilungsintern, dann schnittstellenübergreifend und schließlich unternehmensweit.

Nun folgt der zweite Schritt:

2. Prozesse digitalisieren und automatisieren – ERP-integriertes Workflowmanagement

In diesem Schritt kann mit der Digitalisierung der Prozesse begonnen werden. Dabei geht es nicht darum, das Rad neu zu erfinden, sondern – schon allein aus Kostengründen – wo immer möglich auf bestehende Funktionalitäten zurückzugreifen.

Mit dem generischen SAP Business Workflow beispielsweise stellt SAP ein Framework zur Verfügung, mit dem Sie Ihre eigenen Prozesse abbilden und weiter optimieren können. SAP besteht nicht nur aus einzelnen Transaktionen, die verwendet werden können. Vielmehr können Sie die einzelnen Bausteine hinter den Transaktionen auch als separate Funktionen betrachten, die in die jeweiligen Prozessschritte integriert werden können. Existiert eine Funktion noch nicht, wird sie neu erstellt.

Einsatz des generischen SAP Workflows mithilfe der SEEBURGER Workflow-Tools

Die SEEBURGER AG bietet mit ihrem generischen SAP Workflow, der auf dem SAP Business Workflow basiert, eine gute Basis, gut strukturierte Prozesse zu automatisieren, indem man sie über den generischen Workflow abbildet.  Abgebildet werden können sowohl einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren, als auch komplexere Geschäftsprozesse, bei denen verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten. Wegweisend ist dabei der vollkommen generische Ansatz. Das Workflowmanagement kann über einen Customizing-Leitfaden von der Fachabteilung selbst gestaltet werden. Dies bedeutet, dass die Fachabteilung keine ABAP-Programmierkenntnisse und Workflow-Expertenwissen zur Konfiguration der Workflows benötigt. So wird der User beim Design durch eine intelligente Userfindung und Prozesssteuerung unterstützt, die auf dem Content des Dokumentes beruhen kann. Beispielsweise kann definiert werden, dass Rechnungen über 100.000 Euro über ein Sechsaugenprinzip und unter 100.000 Euro über ein Vieraugenprinzip freigegeben werden. Rechnungen, die von IT-Lieferanten kommen, können zur Freigabe direkt an die IT-Abteilung weitergeleitet werden. Auf diese Weise wird Klarheit geschaffen, indem vordefinierte Prozesse automatisch gesteuert und Dokumente direkt an zuständige Personen weitergeleitet werden.

Diese neue Workflow-Generation vereint viele der aus der Praxis stammenden Leistungsmerkmale & Funktionen in einer zentralen Lösung:

• Bearbeiter-Findungs-Management
• Eskalations-Management
• Adressierung mobiler Endgeräte
• Protokollierungs-Management
• Management Reporting

SEEBURGER bietet bereits vorkonfektionierte Workflows auf Basis des generischen SEEBURGER Workflows an:

• Bestellanforderungsfreigabe
• Bestellfreigabe
• Rechnungsfreigabe
• Diverse Stammdaten-Änderungsfreigaben

Vorteile des generischen SEEBURGER Workflows

• Durch User Interaktion werden auch Ausnahmefälle automatisierbar (Bestellverfahren). Man kann bei Bedarf beispielsweise ad hoc in einen Geschäftsprozess eingreifen und Prozesse ändern.
• Die Workflows sind auf Externe, Kunden und Lieferanten erweiterbar.
• Der optimale und integrierte Datenfluss im Workflow schafft die technischen Rahmenbedingungen für eine Verringerung der Durchlaufzeiten für Berechtigungsverfahren. Darüber hinaus existiert ein individuell konfigurierbares Eskalationsmanagement. Reagiert der User nicht, erhält er eine automatische Erinnerung. Reagiert dieser erneut nicht, geht die Eskalation automatisch in die nächste Eskalationsstufe weiter und so fort, bis der nächste vordefinierte Schritt greift.
• Rückfragen wer­den schneller und zuverlässiger bearbeitet.
• Nicht ordnungsgemäß durchgeführte Prozesse gehen automatisch in eine Eskalationsschleife zur Korrektur.
• Der Status eines Prozesses ist jeder­zeit abrufbar, alle Arbeitsschritte werden dokumentiert.
• Prozesse werden überarbeitet, vereinheitlicht und nicht selten aufgrund der Erfahrungen der Prozessbeteiligten in Eigenregie optimiert.
• Derjenige, der die Verantwortung für die Freigabe der Accounts und Berechtigungen trägt, ist in das Verfahren eingebunden und kann seiner Aufgabe gerecht werden.

In unserem Whitepaper OmniChannel-to-Cash erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Leistungen, Standards und Techniken dieses Workflows. Außerdem können Sie unser Whitepaper zur Purchase-to-Pay-Lösung herunterladen. Viele interessante Beiträge zu unseren Lösungen für SAP User haben wir in unserem Blogbereich für Sie zusammengestellt.

Mit Workflow-Tools die Effizienz steigern und Kosten senken

Es lohnt sich, die Arbeitsprozesse im Unternehmen regelmäßig zu analysieren und zu verbessern. Die mit der 5S-Methode verschlankten und optimierten Prozesse lassen sich mühelos in Workflows zusammenführen und managen sowie mit den entsprechenden Tools von SEEBURGER und SAP in digitalen Prozessen automatisieren. So wird die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse kontinuierlich gesteigert. Ihre Mitarbeiter erhalten die Chance, konzentriert an ihren Projekten zu arbeiten und dadurch bessere Ergebnisse zu liefern. Dies erhöht nicht nur die Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, sondern mittelfristig auch Ihren ROI.