Die 5 wichtigsten Kennzahlen des Purchase-to-Pay-Prozesses

+++ Update: Neue Maßnahmen der EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug: Einblicke und Auswirkungen

Die Europäische Kommission hat am 12. September 2023 einen Vorschlag präsentiert, der dazu beitragen soll, die Zahlungsdisziplin im Geschäftsverkehr innerhalb der Europäischen Union entscheidend zu verbessern¹.

Hintergrund ist die hohe Zahl an verspäteten Zahlungen, die einen der Hauptgründe für Unternehmensinsolvenzen in der EU darstellen. Daher plant die Europäische Kommission, für jede Mahnung eine Gebühr von 50 Euro zu erheben; Rechnungen müssen automatisch innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Ausnahmen sind nicht gestattet.

Die Regelung betrifft zunächst nur Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, nicht zwischen Unternehmen und Endverbrauchern. Zudem ist die Schaffung neuer Behörden in jedem EU-Mitgliedsstaat geplant, um die Einhaltung der Bestimmungen zu überwachen.

Kritiker bemängeln die starre 30-Tage-Frist sowie die zusätzliche bürokratische Belastung. Vor allem Branchen, die traditionell längere Zahlungsziele gewähren oder auf flexible Zahlungsvereinbarungen angewiesen sind, wie Großhandel, Baubranche und Textilgroßhandel, könnten durch die Neuregelung von Cashflow-Engpässen betroffen sein.

Derzeit befindet sich der Vorschlag noch in der Diskussionsphase. Ob und wie er letztlich umgesetzt wird, bleibt abzuwarten. SEEBURGER verfolgt die Entwicklungen genau und wird über Änderungen oder Neuigkeiten informieren, auch hinsichtlich der Frage, wie das SEEBURGER Invoice Portal und die Purchase-to-Pay-Lösung für SAP-Anwender dazu beitragen können, die mit der neuen Regelung verbundenen Herausforderungen effektiv zu meistern.

+++

Purchase-to-Pay-Prozesse und insbesondere die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung werden in vielen Unternehmen noch größtenteils analog abgewickelt. Anhand von fünf Kennzahlen lässt sich ganz einfach darlegen, wie eine Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung steigert und Kosten senkt. So können Sie Ihre Geschäftsleitung leicht davon überzeugen, in die Digitalisierung Ihrer Geschäftsabläufe zu investieren.

Effiziente Kreditorenbuchhaltung mit automatisierten Purchase-to-Pay-Prozessen

In einigen Unternehmen ist die Kreditorenbuchhaltung noch fest in analoger Hand. Die Notwendigkeit, in die Digitalisierung von Abläufen zu investieren, scheint hier nicht so dringlich wie in anderen Abteilungen – der Nutzen, den man durch derartige Modernisierungsmaßnahmen erzielen könnte, nicht ganz so offensichtlich. Doch das Einsparpotenzial ist enorm und die Chance auf strukturierte und effiziente Abläufe verdient eine genauere Betrachtung.

Mit folgenden fünf Kennzahlen, verschaffen Sie sich einen Überblick über Kosten und Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung und erhalten wertvolle Impulse zur Optimierung Ihrer Purchase-to-Pay-Prozesse:

Kennzahl 1 – Kosten pro Rechnung

Wissen Sie, welche Kosten Ihnen für die manuelle Erfassung und Bearbeitung einer einzigen Rechnung entstehen? Führen Sie sich beispielsweise einmal den Zeitaufwand vor Augen, der allein für die Bearbeitung folgender Schritte nötig ist:

• Eingabe der Rechnung in Ihr EDV-System
• Abgleich der Rechnung mit den Bestellkonditionen
• Verifizierung des Wareneingangs
• Einzel- oder Sammelrechnung: Wie oft muss die gleiche Rechnung in die Hand genommen werden?
• In- oder Auslandsrechnung: Welche Zahlungsmodalitäten müssen beachtet werden?

Verschiedene Studien und Benchmark-Reports zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen errechnen Kosten pro Rechnung von 10 bis 40 Euro für einen manuellen, papierbasierten Prozess. Durch die Umstellung auf einen elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess und einen hohen Automatisierungsgrad in der Eingangsrechnungsbearbeitung können Sie diese Kosten deutlich senken.

Das Einsparpotential durch die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung liegt im Durchschnitt zwischen 50 und 90 Prozent. Best-in-Class-Unternehmen reduzieren die Kosten gar auf deutlich unter vier Euro.

Die Nutzung elektronischer Eingangsrechnungskanäle (EDI, ZUGFeRD, XRechnung, E-Mail-PDF) und eine workflowgesteuerte Eingangsrechnungsbearbeitung mit beispielsweise einer Purchase-to-Pay-Lösung hat sich als besonders effizient erwiesen. Bereits bei einer geringen Anzahl von Eingangsrechnungen können Betriebskosten durch den Einsatz von Cloud-Lösungen deutlich gesenkt werden.

Kennzahl 2 – Durchlaufzeit

Die Durchlaufzeit ist die Zeitspanne zwischen dem Eintreffen der Rechnung und deren Buchung. In diesem Zeitraum erfolgen Erfassung und Validierung der Rechnungsdaten sowie Freigabe- und Klärungsprozesse. Und diese Prozesse können sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn beispielsweise mit dem Gesamtvorgang verknüpfte Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine, Anzahlungen, etc. im Ablagedschungel mühsam aufgespürt und manuell zugeordnet werden müssen. Durch die Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses lassen sich in vielen Fällen gleich mehrere Tage Bearbeitungszeit einsparen.

Gerade die integrierten Workflowprozesse digitaler Eingangsrechnungslösungen beschleunigen den interdisziplinären Freigabe- und Klärungsprozess. Das SEEBURGER Invoice Portal oder die SAP Purchase-to-Pay-Lösung verfügen darüber hinaus über ein ausgefeiltes Eskalationsmanagement, welches den Anteil an überfälligen Aufgaben drastisch reduziert.

Die papiergestützte Eingangsrechnungsbearbeitung erfordert eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von fünf bis zehn Tagen. Liegt der Anteil an echten elektronische Rechnungen (EDI, XML, ZUGFeRD) in der Kreditorenbuchhaltung über 75 %, kann bei einem hohen Automatisierungsgrad eine Durchlaufzeit von unter drei Tagen erreicht werden.

Kennzahl 3 – Skonto/Verzugszinsen

Ein weiterer Vorteil verkürzter Durchlaufzeiten und digitaler Workflows ist die optimale Nutzung von Skonti. SEEBURGER-Lösungen warnen bereits proaktiv vor drohenden Skontoverlusten und Fälligkeiten.  Durch die schnellere Bearbeitung der Eingangsrechnungen werden zudem Verzugszinsen vermieden, die häufig für überfällige Rechnungen anfallen. Wie hoch wäre wohl Ihr Einsparpotenzial bei konsequentem Skontoabzug und Vermeidung von Verzugszinsen?

Kennzahl 4 – Anzahl bearbeiteter Eingangsrechnungen pro Mitarbeiter

Es ist offensichtlich: Je optimierter der Eingangsrechnungsprozess, desto höher die Anzahl der Rechnungen, die ein einzelner Mitarbeiter in einem festgelegten Zeitraum bearbeiten kann. Purchase-to-Pay-Lösungen für die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung steigern jedoch nicht nur die Effizienz Ihrer Mitarbeiter um ein Vielfaches. Ein zusätzlicher positiver Effekt ist die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Routineaufgaben wie die manuelle Rechnungserfassung entfallen. Dadurch wird mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewonnen.

Führt man die ersten vier Kennzahlen in einer Kosten-Nutzen-Rechnung zusammen, erhält man:

Kennzahl 5 – Return on Investment (ROI)

Die ROI-Kennzahl bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem die Investitionskosten durch die eingesparten Ausgaben, durch Effizienzsteigerungen und den erzielten Nutzen gedeckt werden und Ihre Investition profitabel wird. Die Kennzahlen 1 – 4 verkürzen das Erreichen dieses Zeitpunkts wesentlich. Nachfolgend haben wir exemplarisch zusammengefasst, welche Kosten für die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungsbearbeitung anfallen können und welcher Nutzen dieser Investition gegenübersteht:

Kosten:

Initialkosten                                                          

• Initiale Anbindung an ein Cloud-System und Implementierungskosten (externe Expertenleistungen)
• Gegebenenfalls zusätzliche Personalkosten für Gewinnung eigener IT-Fachkräfte
• Prozessumstellungsaufwand
• Schulungen: Administrator, User
• Aufwand für Dokumentation des Verfahrens
• Einführung eines elektronischen Archivs
• Investitionen in Soft- und Hardware

Laufende Kosten

• Software-Updates und Supportkosten
• Nachschulungen
• Providergebühren

Nutzen:

Quantitativer Nutzen

• Einsparung von Material und Porto durch digitale Prozesse
• Reduzierung des Platzbedarfs für Archivierung (digital anstelle von Papierordnern)
• Prozesskosteneinsparungen
• Höhere Liquidität durch früheren Zahlungseingang bei effizienteren Prozessen
• Geringere Kapitalbindung
• Einsparungen durch Nutzung von Skonti und Vermeidung von Verzugszinsen
• Vermeidung des Gebühreneinzugs bei Papierrechnungen

Qualitativer Nutzen

• Erhöhte Prozessqualität und -transparenz
• Optimiertes und flexibles Cash Management
• Verbesserung der Compliance
• Image- bzw. Positionsverbesserung am Markt

Mit den SEEBURGER-Lösungen erreichen Sie den ROI bereits nach wenigen Monaten.

Wenn Sie also wissen möchten, wie wir die Kennzahlen berechnen und an welchen Durchschnittswerten und Best-in-Class-Benchmarks Sie sich messen können, dann scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren. Mit unserer Erfahrung aus vielen hunderten Projekten beraten wir Sie gerne bei der Ausgestaltung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses nach Best-Practice-Gesichtspunkten. Lassen Sie sich mit einem Proof-of-Concept (POC) von der SEEBURGER Purchase-to-Pay- oder Invoice-Portal-Lösung überzeugen.