Unternehmenssteuerung mit einem KPI Dashboard
SAP Anwender

Mit dem KPI Dashboard Daten für den Unternehmenserfolg erschließen

| | Director Business Unit E-Invoicing/SAP&Web Prozesse, SEEBURGER
Mit einem KPI Dashboard Schlüsseldaten für den Unternehmenserfolg nutzen

Die Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators – KPIs) messen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Häufig wird ein konkreter Zielwert definiert, den es zu erreichen gilt. Ein unverzichtbares Werkzeug, um schnell auf die notwendigen Kennzahlen zugreifen und Entscheidungen treffen zu können, ist das KPI Dashboard. Lesen Sie hier, wie mit einem KPI Dashboard Informationen visualisiert und nutzbar gemacht werden können, und worauf es bei der Einrichtung zu achten gilt.

Was ist ein Key Performance Indicator?

Bei den sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) handelt es sich um wichtige Leistungskennzahlen, mit deren Hilfe die Zielerreichung ausgewählter Unternehmensbereiche oder auch andere Erfolgsfaktoren einer Organisation gemessen und überwacht werden können. Sie sind für nahezu alle Unternehmensbereiche relevant und werden in der Regel kontinuierlich ermittelt und erfasst, was sie zu einem wichtigen Werkzeug der Unternehmenssteuerung macht. Typische KPIs sind zum Beispiel Bestellungen pro Kunde, Bestelldurchlaufzeiten, Skontoverluste etc.

Worauf gilt es bei der Erstellung von Key Performance Indicators zu achten?

KPIs haben sich in den vergangenen Jahren zu einem der Buzzwords in der Unternehmensführung entwickelt. Dadurch hat es sich mancherorts eingebürgert, sämtliche Kennzahlen eines Unternehmens als KPIs zu bezeichnen. Diese inflationäre Verwendung ist jedoch irreführend: Nicht alle messbaren Leistungsindikatoren sind auch wirklich „Schlüssel“ zum Erreichen eines Unternehmensziels.

Bevor KPIs festgelegt werden, ist es deshalb notwendig, dass das Unternehmen zunächst globale und regionale Ziele für seine Business Units definiert. Eine Einteilung nach Bereich – zum Beispiel für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb etc. – ist sinnvoll.

Nur so ist es möglich, eine überschaubare Zahl wirklich sinnvoller KPIs zu definieren. Werden für einen gegebenen Bereich fünfzig oder mehr KPIs formuliert, liegt ein falsches Verständnis von Schlüsselfaktoren und ihrer Aufgabe im Unternehmen vor. Das Ziel sollte nicht mehr als eine Handvoll aussagekräftiger KPIs pro strategischem Unternehmensziel und -bereich sein. Auch zu vage oder offene Definitionen, unklare Verantwortlichkeiten und Kennzahlen, die Erfolge und Misserfolge nicht richtig abbilden können, gehören zu den häufigsten Fehlern, die bei der Festlegung von KPIs gemacht werden.

Was ist ein KPI Dashboard?

Ein KPI Dashboard ist ein Tool, das die Datenquellen der verschiedenen Schlüsselfaktoren vereint und so einen Überblick über die reale Unternehmensentwicklung im Vergleich zu den definierten KPIs erlaubt. Die KPIs werden dabei in Echtzeit erfasst und grafisch so aufbereitet, dass sie auf einen Blick leicht verständlich zu erfassen sind.

Vorteile und Nutzen eines KPI Dashboards

Die Nutzung eines KPI Dashboards bietet im Vergleich zur manuellen Auswertung von KPIs eine Reihe von Vorteilen:

  • Die Unternehmensstrategie kann auf messbare Größen und Ziele heruntergebrochen und an die unterschiedlichen Bereiche eines Unternehmens angepasst werden.
  • Manager können sich ohne großen Aufwand einen tiefgehenden Einblick in laufende Prozesse und die zukünftige Unternehmens-Performance verschaffen.
  • Die Informationen werden mit maximaler Transparenz auf einen Blick ersichtlich aufbereitet. Durch den Einsatz von grafischen Elementen und Charts kann der jeweils gewünschte Fokus visuell in den Vordergrund gerückt werden.
  • Dabei werden nur die Infomationen angezeigt, die wirklich notwendig sind. Das „Hintergrundrauschen“ durch unnötige Datensammlungen entfällt.
  • Der Dialog zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzen wird auf Basis einer gemeinsamen, objektiv messbaren Datenbasis verbessert.

Was macht ein gutes KPI Dashboard aus?

KPI Dashboards sollten keine Datenfriedhöfe mit langen Tabellen sein. Stattdessen sollen sie ein transparentes Bild der Unternehmenslage zeichnen, das auf einen Blick zugänglich ist. Ein gutes Dashboard erzählt eine klare Story. Bei der Auswahl der Datenvisualisierung sollten daher einige gängige Best Practices beachtet werden. Egal, ob es sich um ein einfaches Balken-, Säulen, Linien-, Kreisdiagramm oder eine Tachometer-Darstellung handelt: Jeder Charttyp hat seinen speziellen Anwendungsbereich, für den er optimal geeignet ist. Die Auswahl der verwendeten Charttypen beeinflusst so indirekt auch die Akzeptanz der Endanwender.

Benutzerrollenverwaltung im KPI Dashboard

Verschiedene Anwender haben unterschiedliche Ansprüche an die Funktionalitäten des KPI Dashboards. Ein wichtiges Feature ist daher die Möglichkeit, ein rollenbasiertes Benutzermanagement implementieren zu können. Die verschiedenen Benutzerrollen müssen entsprechend mit unterschiedlichen Zugriffs- und Analyserechten versehen sein. Genauso wichtig ist aber, dass sie unkompliziert zugewiesen und vom Anwender verwaltet werden können.

Die folgenden Benutzerrollen sollten in der Praxis adäquat abgebildet werden können:

  • Admin: Der Admin ist für die Verwaltung des Systems verantwortlich. Dafür benötigt er das volle Ausmaß der verfügbaren Rechte und Verwaltungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel das Hinzufügen oder Löschen von Benutzern oder Datenquellen.
  • Power User: Der Power User ist für die Verwaltung von Reports zuständig. Er kann Reports vordefinieren, die dann den Entscheidern oder auch Viewern vorgelegt werden können. Dafür benötigt er vollen Zugriff auf alle Visualisierungen und die ihm vom Admin zugewiesenen Report-Bibliotheken. Er kann außerdem definieren, welche Viewer Einblick in welche Reports erhalten sollen.
  • Viewer: Der Viewer hat die wenigsten Rechte. Als Viewer werden meist solche Empfänger der Dashboards definiert, die nur sehr limitierte Analysemöglichkeiten benötigen. Sie können nur auf diejenigen Filter zugreifen, die zuvor für sie freigegeben wurden.

Best Practice für die Gestaltung des KPI Dashboards

Die Gestaltung des KPI Dashboards im Detail ist letztlich so individuell wie das Unternehmen, das es einsetzt. Dennoch gibt es einige Gestaltungsrichtlinien, deren Einhaltung bei der Einrichtung eines erfolgreichen Dashboards helfen können:

  • Holen Sie (nur) die Beteiligten an Bord: Diejenigen, die am Ende des Tages damit arbeiten müssen, wissen am besten, wie das ideale Dashboard für ihre Arbeit aussieht. Zu viele Köche wiederum verderben bekanntlich den Brei. Die Gestaltung, die Sie hier entwerfen, muss dabei nicht in Stein gemeißelt sein. Das Dashboard kann jederzeit weiter angepasst werden, wenn das User-Feedback es erforderlich machen sollte.
  • Einfach ist besser: KPIs dienen dazu, wichtige strategische Parameter zu messen. Ein klar strukturiertes, aufgeräumtes Dashboard erlaubt es den Entscheidungsträgern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das Dashboard bietet immer nur eine Momentaufnahme, die einen schnellen und prägnanten Überblick über das Geschäft und potenzielle Warnsignale geben soll. Wenn das Dashboard mit zu vielen nebensächlichen Details oder Designspielereien befüllt wird, geht seine Hauptfunktionalität verloren. Als Faustregel kann gelten: Alles, was auf dem KPI Dashboard erscheint, sollte einem Zweck dienen – oder nicht vorhanden sein.
  • Dashboards entwickeln sich mit ihren Anwendern: Mitarbeiter haben unterschiedliche Lernstile, visuelle Vorlieben und Informationsbedürfnisse – alle mit demselben Dashboard glücklich zu machen, ist gar nicht möglich. Beginnen Sie so einfach wie möglich und entwickeln Sie das Dashboard anhand des Anwenderfeedbacks weiter. Und vergessen Sie nicht: Es existiert keine Regel, die besagt, dass Sie nur ein Dashboard verwenden dürfen. Sie benötigen mehrere Dashboards für verschiedene Zwecke? Dann richten Sie mehrere Dashboards ein. Eine gute Dashboard-Lösung ist für eine Vielzahl von Berichtsanforderungen ausgestattet und lässt sich Ihren Ansprüchen entsprechend individualisiert einrichten.
  • Geteilte Vorteile sind doppelte Vorteile: Damit ein KPI Dashboard seine Funktion erfüllen kann, müssen die Entscheidungsträger des Unternehmens damit arbeiten. Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter und teilen Sie den Fortschritt der Geschäftsstrategie mit der Belegschaft. Mitarbeiter, die sich einbezogen und respektiert fühlen, arbeiten engagierter und motivierter und sind technischen Neuerungen gegenüber meist offener eingestellt.

Das KPI Dashboard als Teil des digitalen Lean Management

Moderne digitale Technologien bilden die Grundlage für die Transformation der Arbeitswelt hin zu Verwaltung und Industrie 4.0. Dadurch entstehen neue, vernetzte Arbeitsweisen und neue Wege der Interaktion zwischen Maschinen, Menschen, Systemen und Geschäftspartnern. In vielen Unternehmen gibt es jedoch weiterhin (zu) viel manuelle und papierbasierte Datenerfassung, Berichte und Dashboards in Microsoft Excel. Die Lean-Datenerfassung über eine moderne Dashboard-Lösung kann diese vergeudete Masse unstrukturierter Informationen durch sofortige Verfügbarkeit kontextualisierter Daten für die Nutzung erschließen. So können Produktivität, Agilität und Nachhaltigkeit der Prozesse verbessert werden.

Das SEEBURGER KPI Dashboard for SAP

Das SEEBURGER KPI Dashboard for SAP macht die Informationen, die im Rahmen der SEEBURGER Solution Extensions for SAP® entstehen, transparent und komfortabel nutzbar. Dabei kann unter verschiedenen Formen von Reporten und Datendarstellungen gewählt werden, um das Dashboard ganz an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen. Die Auswertung ist nicht nur auf KPIs beschränkt, sondern kann sämtliche andere Kennzahlen, die sich im Rahmen der SEEBURGER Solution Extensions for SAP®ergeben, abbilden und analysieren.

Zu diesem Zweck betrachtet das KPI Dashboard die hinterlegten Prozesse nicht nur aus der gewohnten strategischen, sondern auch aus operativer Perspektive. Diese operative Sichtweise ermöglicht es den Anwendern, Prozesse und Ergebnisse des Unternehmens laufend zu prüfen und reibungslose Abläufe sicherzustellen. Dazu stellt das Dashboard Informationen bereit, mit deren Hilfe die Anwender Schwachstellen direkt beheben können, bevor sie sich zu Problemen auswachsen. Die klassische strategische Sicht erlaubt gleichzeitig die Überprüfung laufender Geschäftsziele in Echtzeit.

Self Service Tools zur Generierung von Dashboards sind die perfekte Lösung, den Mitarbeiter als Citizen Integrator zu befähigen und so die IT zu entlasten. Professionelle Out-Of-The-Box-Vorlagen für die SEEBURGER Solution Extensions for SAP® und globale Design-Optionen machen die Erstellung von neuen Dashboards einfach und komfortabel. Vergleiche können mit der vergangenen Periode (z. B. Monat) oder auch der Vergleichsperiode des Vorjahrs gezogen werden. Das alles auf einer intuitiven Oberfläche, die individualisierte Ausgestaltung und rollenbasiertes Nutzermanagement bietet – dank der SAP-Fiori-Kompatibilität mit Zugriff jederzeit, von überall und über alle Endgeräte, so lange eine Internetverbindung gegeben ist.

Broschüre

Lesen Sie hier, wie Sie Ihren datenbasierten Entscheidungsprozess im Unternehmen vom SEEBURGER KPI Dashboard for SAP unterstützen lassen können.

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Rolf Holicki

Ein Beitrag von:

Rolf Holicki, Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesse, ist verantwortlich für die SAP-/WEB-Applikationen und Digitalisierungsexperte. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung. Rolf Holicki ist seit 2005 bei SEEBURGER.