E-Invoicing-Rollout – die Strategien der Handelspartner

Der Impuls, E-Invoicing zu implementieren, kommt nicht immer aus den eigenen Reihen und ist bei weitem nicht immer freiwillig. Doch gesetzliche Regelungen und starke Handelspartner fordern zunehmend die Umstellung auf E-Invoicing z. B. mit ZUGFeRD oder Peppol. Ob dies auf kooperativer Basis erfolgt oder Geschäftspartnern angeordnet werden kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab.  Lernen Sie die Rollout-Strategien der Handelspartner für die Einführung von E-Invoicing-Projekten und mögliche Lösungsszenarien kennen.

E-Invoicing – Deutschland ist endlich aufgewacht

Die Vorteile der elektronischen Rechnung bei Rechnungsstellung und Rechnungsempfang sind vielseitig. Stimmen die Rahmenbedingungen, können E-Invoicing-Projekte  beispielsweise mit Peppol oder ZUGFeRD recht schnell umgesetzt werden. Hierfür existieren verschiedene Möglichkeiten.

Status Quo

Wir haben uns bei den Teilnehmern der aktuellen SEEBURGER  E-Invoicing Herbstreihe 2020 Teil 3: „Wie wähle ich die richtige E-Invoicing-Lösung aus und wie führe ich Sie ein?“ vom 2. Oktober 2020 nach dem aktuellen Stellenwert von E-Invoicing in deren Unternehmen erkundigt. Interessant ist die Tatsache, dass  sich von 81 Teilnehmern der SEEBURGER-Umfrage bereits 50% in der Umsetzung eines E-Invoicing-Projektes befinden. Über ein Drittel der Befragten ist bereits dabei, eine Lösung zu beschaffen, eine zu integrieren oder hat dies in den nächsten 6 Monaten vor. Zwei Drittel von ihnen bevorzugen eine ERP-Integrierte Lösung. Eine Lösung in der Cloud oder eine Hybrid-Lösung entspricht hingegen nicht ihrer Wunschvorstellung. Wenn Cloud überhaupt in Erwägung gezogen wird, dann am ehesten als Hybrid-Lösung.

Interessant ist auch, dass mehr als 75% versuchen, die E-Invoicing Lösung eigenständig oder in Zusammenarbeit mit einem Softwareanbieter durchzuführen. Weniger als 10 % ziehen ein Beratungshaus hinzu, um die richtige E-Invoice-Lösung zu finden oder zu implementieren.

Der Gastbeitrag, „E-Invoicing – Die 7 wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer Lösung“, von der econtea GmbH bietet hier eine gute Orientierung, wie ein E-Invoicing-Projekt angegangen werden sollte, damit es erfolgreich wird. Das Berliner Unternehmen stellt hierzu auch einen ausführlichen Leitfaden zur Verfügung.

E-Invoicing – Die Rollout-Strategien der Handelspartner

Nicht für jeden kommt der Impuls, E-Invoicing im Hause zu implementieren, aus den eigenen Reihen und freiwillig. Oft schreiben große Handelspartner oder gesetzliche Regelungen den elektronischen Rechnungsaustausch vor. So steht bei einigen das Aus für Papierrechnungen unmittelbar bevor. Der elektronische Standard „XRechnung“ wird ab dem 27.11.2020 für alle inländischen Lieferanten verpflichtend, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen. Die jeweiligen Impulsgeber für die Einführung einer E-Invoicing-Lösung können hierbei – abhängig von ihrer Marktstärke – unterschiedliche Rollout-Strategien verfolgen.

Damit ein E-Invoicing-Projekt erfolgreich wird, ist es zunächst einmal ausschlaggebend, die richtigen Lieferanten ins Boot zu holen. Denn, gesetzliche Regelungen ausgenommen, ist nicht jeder Lieferant zwingendermaßen für E-Invoicing mit dem eigenen Unternehmen geeignet. Mithilfe der ABC-Analyse können beispielsweise Unternehmen mit vielen Zulieferern zunächst diejenigen Lieferanten identifizieren, die für beide Seiten den größten Nutzen durch den Einsatz von E-Invoicing bei gleichzeitig relativ geringem Ressourceneinsatz erzielen.

Durch die Schaffung von Anreizsystemen und Lösungsszenarien lassen sich die präferierten Lieferanten eher an Systeme zur elektronischen Rechnungsbearbeitung anbinden. Im Idealfall findet man eine E-Invoicing-Lösung, bei der auf beiden Seiten, beim Rechnungssteller und -empfänger, über die reine elektronische Übertragung der Rechnung hinaus auch gleich eine IT-Infrastruktur bereit steht, die eine tiefe Integration in vorhandene ERP-, Archiv- oder Workflowsysteme ermöglicht.

Je nach der Marktstärke eines Handeslspartners stehen zwei Strategien für den Rollout einer E-Invoicing-Lösung zur Verfügung:

1. Der kooperative Rollout
   Wie der Name bereits vermuten lässt, ist diese Rollout-Strategie ein Weg, z. B. für einen Kunden als Initiator, seine Lieferanten durch Überzeugungsarbeit und gut vorbereitete Anbindungsmöglichkeiten im eigenen Hause zur Kooperation beim elektronischen Rechnungstausch zu bewegen. Die IT-Infrastruktur, Onboarding-Möglichkeiten und sämtliche E-Rechnungsprozesse sind bereits gut vorbereitet. Möglicherweise existieren sogar Cloud Services für E-Invoicing, wie z. B. der E-Invoicing Service, der Invoice Delivery Service oder der Invoice Portal Service. Der Lieferant profitiert von einer effizienteren und transparenteren Zahlungsabwicklung und stimmt einer Anbindung an ein E-Invoicing-System somit freiwillig zu.
2. Der „angeordnete“ Rollout
   Besitzt beispielsweise ein Kunde als Initiator des E-Invoicing Roll-Outs eine dominierende Marktposition, kann er schlichtweg einen Zeitpunkt bestimmen, ab dem er nur noch elektronische Rechnungen (z. B. über Peppol oder per E-Mail im ZUGFeRD-Format) von seinen Lieferanten akzeptiert. Dies ist beispielsweise bei öffentlichen Behörden oder Unternehmen wie Automobilherstellern der Fall. Diejenigen Lieferanten, die weiterhin Papierrechnungen versenden, müssen ab diesem Zeitpunkt häufig mit höheren Verwaltungskosten rechnen oder werden als Geschäftspartner gänzlich ausgeschlossen, was viele letztendlich doch zu einer Umstellung zwingt. Auf diese Weise erreichen Unternehmen am schnellsten eine Anbindung ihrer Lieferanten ans E-Invoicing.

Die Erfolgsraten der beiden Rollout-Strategien für die Einführung von E-Invoicing

SEEBURGER hat die Erfolgsrate beider Strategien über einen Zeitraum von 18 Monaten hinweg verfolgt und kam dabei zu folgendem Ergebnis:

Abbildung 4: Die von SEEBURGER ermittelte Erfolgsrate des angeordneten und kooperativen Rollouts nach 18 Monaten

Es hat sich gezeigt, dass der Erfolg des „angeordneten“ und des kooperativens Rollouts stark von der Marktmacht des Initiators abhängt. Je stabiler dabei der Kundenkreis ist, der zum elektronischen Rechnungstausch bewegt werden soll, desto höher liegen die Erfolgschancen. Der angeordnete Rollout führt verständlicherweise zu höheren Erfolgsraten, da den entsprechenden Geschäftspartnern hier keine Wahl bleibt.

E-Invoicing wird sich in absehbarer Zeit in nahezu allen Bereichen – ob B2B, B2G oder B2T – durchsetzen. Schon allein die Herausforderung, sämtlichen internationalen steuergesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die zunehmende Verbreitung von Peppol tragen dazu bei,  dass die gesamte Rechnungsabwicklung immer mehr auf elektronischem Wege erfolgt. Letztendlich liegen die Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung, beispielsweise mit ZUGFeRD, auf der Hand:

• Signifikante Kosteneinsparung
• Eliminierung von Fehlerquellen
• transparente Geschäftsabläufe
• Beschleunigung des Purchase-to-Pay-Prozesses

Ein Key User als wichtigster Botschafter bei der Einführung eines IT-Projektes kann im eigenen Unternehmen ganz wesentlich dazu beitragen, den gesamten Einführungsprozess zu harmonisieren und zu beschleunigen. Dazu sollte ein solch wesentlicher Mitarbeiter über ganz konkrete Eigenschaften verfügen, um den Anforderungen, die an seine Rolle als Key User gestellt werden, zu genügen.

E-Invoicing zur Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Wie bei allen E-Invoicing-Rollouts ist der richtige Mix an E-Invoicing-Standards und E-Invoicing-Übertragungswegen (Peppol-Netzwerk, Value-Added-Network-Provider (VAN-Provider), E-Mail, Portale) entscheidend für den Erfolg.

Mit einer einzigen Verbindung zum SEEBURGER Peppol Service können elektronische Rechnungen (E-Invoicing) sowie alle weiteren durch PEPPOL definierten Beschaffungsdokumente elektronisch mit mehreren hunderttausend Teilnehmern in Europa, Asien, USA und Kanada ausgetauscht werden.

Kleinere Unternehmen nutzen in Deutschland und Teilen Frankreichs vielfach ZUGFeRD als Austauschformat für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Das hybride ZUGFeRD-Format ist für Mensch (als PDF) wie Maschine (als XML) lesbar und macht die Anwendung somit auch für nicht EDI-fähige Unternehmen möglich. In unserem ZUGFeRD-Ratgeber haben wir alles Wissenswerte zur elektronischen Rechnung mit ZUGFeRD zusammengestellt.

EDI-Verfahren sind zum direktem Austausch oder indirektem Austausch über VANs in bestimmten Branchen und Ländern ebenfalls weit verbreitet, lohnen sich generell aber erst bei einer höheren dreistelligen Anzahl an Rechnungen zwischen zwei Partnern pro Monat.

Wo stehen Sie aktuell in Sachen E-Invoicing? Setzen Sie die elektronische Rechnungsverarbeitung bereits erfolgreich in Ihrem Unternehmen um oder planen Sie gerade die Einführung der E-Rechnung? Wurden Sie von einem wichtigen Handelspartner zur Anbindung an ein E-Invoicing-System aufgefordert bzw. müssen der Verpflichtung zur XRechnung durch öffentliche Auftraggeber nachkommen? Als erfahrener Partner in Sachen E-Invoicing stehen Ihnen die Experten von SEEBURGER bei der Einführung eines E-Invoicing-Projektes gerne zur Seite. Kontaktieren sie uns!

^[1] In der Praxis haben Rechnungsempfänger aus der Privatwirtschaft keine solche dominierende Stellung, die den angeordneten Roll-out ermöglicht, weshalb diese Roll-Out Möglichkeit entfällt. Rechnungsempfänger aus dem öffentlichen Sektor hingegen können E-Invoicing von Lieferanten über Gesetze und Verordungen erzwingen und somit eine Erfolgsrate i. H. v. 100 % erreichen.