Robotic Process Automation: Definition, Anwendung und Alternativen

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der repetitive alltägliche Aufgaben der Vergangenheit angehören. Dinge wie das Ausfüllen von Formularen, Datenerfassung, der Abgleich von Rechnungen, Kundenaufträgen, Bestellungen und Wareneingangsbüchern, oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bei denen die Einträge zwar von Monat zu Monat unterschiedlich sind, der Prozess jedoch für jeden einzelnen Mitarbeiter stets der gleiche ist – alles Geschichte.

Um diese Aufgaben zu automatisieren, setzen viele Unternehmen auf Robotic Process Automation (RPA). Die erhofften Vorteile liegen auf der Hand: mehr Zeit für das Kerngeschäft, geringere Personalkosten, höhere Arbeitszufriedenheit.

Doch ist RPA die einzige Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen? Ist es der effektivste Weg, Ihr Unternehmen zu automatisieren und zu rationalisieren?

In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf Robotic Process Automation und stellen einen Vergleich mit verschiedenen Alternativen her.

Wozu eigentlich repetitive, alltägliche Geschäftsaufgaben automatisieren?

Laut einer Umfrage von Korn Ferry¹ unter fast 5.000 Arbeitnehmern ist der Hauptgrund für die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz Langeweile. Abgesehen von den Auswirkungen auf die Mitarbeitermotivation hat es jedoch auch finanzielle Folgen, wenn Ihre Mitarbeiter Zeit für repetitive Aufgaben aufwenden. Eine 2018 durchgeführte Umfrage unter 721 Vertriebsmitarbeitern² ergab, dass die Befragten fast 65 % ihrer Zeit mit vertriebsfremden Aufgaben zubrachten. Zu dieser Zeit erhielt der durchschnittliche Vertriebsmitarbeiter im Mittel ein Jahresgehalt von 105.482 USD. Folglich wurden 68.352 USD pro Jahr für Tätigkeiten gezahlt, die nicht in Zusammenhang mit Vertriebsaufgaben standen.

Anthony J. Stieber³ hat folgendes berechnet:

„Eine Aufgabe, die täglich 5 Minuten in Anspruch nimmt, kostet mehr als 20 Stunden pro Jahr oder mehr als die Hälfte einer Arbeitswoche. Selbst wenn es 20 Stunden dauert, diese tägliche 5-Minuten-Aufgabe zu automatisieren, ist der Automatisierungsaufwand innerhalb eines Jahres kostendeckend.“

Zahlreiche Unternehmen setzen auf Robotic Process Automation (RPA), um repetitive, alltägliche Aufgaben zu automatisieren. Dieser Markt wächst rapide und wurde im Jahr 2022 auf 2,3 Milliarden USD geschätzt. Von 2023 bis 2030 wird ihm eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 39,9 % prognostiziert.⁴

Was ist RPA?

Der Begriff Robotic Process Automation, kurz RPA, weckt gerne lebhafte Assoziationen, wie zum Beispiel an Computerterminals aufgereihte Roboter, die einem eifrig die Arbeit abnehmen. Es sieht jedoch leider nicht so aus, als dürften wir in nächster Zeit Blech-Androiden als neue Mitarbeiter im Unternehmen begrüßen.

Bei Robotic Process Automation geht es vielmehr um die Automatisierung computerbasierter Aufgaben, die einem festgelegten Ablauf folgen. Durchläuft eine Tätigkeit stets dieselben Schritte, kann ein RPA-Bot so programmiert werden, dass er diese für Sie erledigt. Diese Bots basieren auf dem Front-End und arbeiten auf Software-Ebene. Sie navigieren durch Benutzeroberflächen und ahmen die Klicks und Schritte nach, die ein menschlicher Anwender machen würde. Man kann den Vorgang sogar auf dem Bildschirm mitverfolgen, wenn auch in halsbrecherischer Geschwindigkeit.

Was sind die Vorteile von RPA?

Der Vorteil von RPA liegt in seiner robotischen Natur. RPA-Bots sind unermüdlich und arbeiten rund um die Uhr, ohne Urlaub oder Überstundenvergütung. Sie erledigen Aufgaben mit hoher Geschwindigkeit, Genauigkeit und Konsistenz und verringern so das Risiko von Fehlern, die bei manuellen Prozessen auftreten. Welchen Nutzen hat ein Unternehmen davon? Die gesteigerte Produktivität und die verbesserte Datenqualität führen direkt zu Kosteneinsparungen, setzen aber auch Mitarbeiter frei, die sich auf strategisch wichtigere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Wofür wird RPA eingesetzt?

RPA ist ein vielseitiger Ansatz, der bei der Datenabfrage, der Anbindung von Legacy-Systemen, dem Ausfüllen von Formularen und vielem mehr Anwendung findet. Einige RPA-Tools bieten sogar Programmierfähigkeiten in Sprachen wie Python, C# oder VBScript. Auf diese Weise können Sie „Wenn-Dann“-Anweisungen schreiben und Bots in die Lage versetzen, komplexere Aufgaben wie die Verarbeitung von E-Mails, die Erstellung von Berichten oder die Extraktion von Daten aus gescannten Dokumenten zu übernehmen.

Welchen Mehrwert bringt der Einsatz von RPA?

RPA-Software beschleunigt nicht nur repetitive Aufgaben, sondern führt auch ein detailliertes Protokoll der von den Bots durchgeführten Aktionen. Diese Daten können für Konformitäts- und Sicherheitsbelange sehr nützlich sein.

Die durch diese Protokolle generierten Mengen von Big Data bieten wertvolle Möglichkeiten für die Prozessanalyse, die Auswertung der Leistungsfähigkeit und die Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten.

Da RPA nicht in die Abläufe eingreift, d. h. auf Software-Ebene arbeitet und keinen Zugriff auf Backend-Prozesse benötigt, kann es meist über mehrere bestehende Systeme und Anwendungen hinweg eingesetzt werden, ohne dass größere Anpassungen an der IT-Infrastruktur erforderlich sind. Dadurch können Unternehmen ohne Beeinträchtigung ihrer vorhandenen Technologielandschaft Robotic Process Automation einsetzen und relativ einfach skalieren.

Wo liegen die Herausforderungen und Grenzen von RPA?

RPA-Bots folgen strengen Regeln, und jede Änderung von Prozessen, Schnittstellen oder zugrunde liegenden Systemen erfordert eine Neuprogrammierung. Sonst funktionieren sie einfach nicht. Diese laufende Überwachung kann zeitaufwendig und kostspielig sein. So ist das Verwalten einer Vielzahl von Bots und deren Aktualisierungen eine umfangreiche Aufgabe, die bei einer Ausweitung des Betriebs schnell aus dem Ruder laufen kann. Wie behält man den Überblick über die vielen programmierten Bots und deren Aktualisierungsbedarf? Wer ist für Aktualisierungen zuständig, und was passiert, wenn diese Personen das Unternehmen verlassen?

Außerdem muss RPA oft mit mehreren Anwendungen, einschließlich Legacy-Systemen, verbunden werden. Das mag zwar anfangs funktionieren, aber je älter die Systeme werden, desto mehr Kompatibilitäts- und Sicherheitsprobleme treten auf. Die Herausforderung bei der RPA-Integration besteht darin, dass diese oft nur oberflächlich erfolgt, ohne tiefere Prozessintegration, was zu Inkompatibilitäten und komplexen Workarounds führen kann. Und je komplizierter ein Lösungsansatz wird, desto mehr Rechenleistung wird benötigt (was sich wiederum auf Nachhaltigkeit und Kosten auswirkt), und desto fehleranfälliger wird er auch.

Gibt es also effizientere Ansätze?

Was ist die Alternative zu RPA?

Vorhang auf für APIs und Integrationsplattformen: APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen die Kommunikation und den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Softwareanwendungen. Integrationsplattformen, wie die SEEBURGER BIS Plattform, vereinfachen den Prozess weiter mit API-Management-Funktionen, automatischer Datenkonvertierung und nahtlosem End-to-End-Datenfluss durch tiefe Integration und gebrauchsfertige, konfigurierbare Bausteine für jeden Anwender zur Automatisierung von Datentransfer, Geschäftsprozessen und Partner- und Kunden-Onboarding.

Was ist eine API?

Eine Anwendungsprogrammierschnittstelle, kurz API, ist ein Satz von Regeln und Protokollen, der es einer Softwareanwendung ermöglicht, mit einer anderen Anwendung zu kommunizieren und Dienste oder Daten von ihr anzufordern. Im Grunde handelt es sich um eine Verbindung, die es einem System – dem Aufrufer – ermöglicht, Daten oder Dienste von Softwareingenieuren zu diesem Zweck geöffneten, definierten Endpunkten in einem anderen System anzufordern.

Wie unterscheiden sich APIs von RPA?

Während beide Technologien für die Verbindung zu und den Abruf von Daten aus einem anderen System verwendet werden können, sind APIs schneller als RPA-Bots und können Daten oder Dienste in Echtzeit bereitstellen. Sie sind auch sicherer, da sie Sicherheitsmaßnahmen wie Gateways, Authentifizierungsschlüssel und Token verwenden. Im Gegensatz zu RPA-Bots, die bei einem Fehler einfach aufhören oder sich im Kreis drehen, können APIs auch Fehlercodes in Echtzeit bereitstellen, die den Benutzer auf einen nicht abgeschlossenen Prozess aufmerksam machen und Aufschluss darüber geben, warum dieser fehlgeschlagen ist. Da APIs beim Datenabruf einen direkteren Ansatz verfolgen, werden sie nicht durch kosmetische Änderungen an einem System oder gar eine Prozessänderung beeinträchtigt. Dieser direkte Ansatz bedeutet, dass sie oft deutlich weniger Rechenleistung als ein RPA-Bot verbrauchen, was sich sowohl auf den CO₂-Fußabdruck eines Unternehmens als auch auf dessen Gewinn auswirkt.

APIs können für die Kommunikation mit cloudbasierter Software, Online-Diensten und – bei Verwendung eines API-Wrappers – sogar mit internen Legacysystemen eingesetzt werden.

Die Nutzung von APIs wird sowohl in der Unternehmenswelt als auch im privaten Umfeld immer allgegenwärtiger. Wie auch bei RPA-Bots ist es daher wichtig, den Überblick zu behalten. API-Management-Software kann dabei helfen.

Was ist API-Management?

In seiner einfachsten Form ist API-Management eine Lösung, mit der Sie die APIs, die Ihr Unternehmen nutzt und externen Parteien zur Verfügung stellt, in einem Katalog nachverfolgen können. Es stellt sicher, dass deren Sicherheitsnachweise auf dem neuesten Stand sind, und macht Sie auf etwaige Schwachstellen aufmerksam.

Mit einigen API-Management-Funktionen, wie z. B. denen der BIS, können Sie APIs für Programme erstellen, die diese Funktion nicht von Haus aus unterstützen.

Wie können Sie mit Hilfe einer Integrationsplattform das Beste aus Ihren APIs herausholen?

Die API-Management-Funktionen der BIS nutzen die Integrations- und Konvertierungsfunktionen der Integrationsplattform, um leichter APIs für Legacy-Anwendungen zu erstellen – auch für On-Premises-Installationen –, die diese Funktion nicht von Haus aus unterstützen.  BIS unterstützt die Konvertierung von einer Anwendung in eine andere, verfügt über ein Repository mit Tausenden von vorgefertigten Konnektoren und ein Team von engagierten Entwicklern, mit denen Sie eine API für jede gewünschte Anwendung erstellen können – damit Sie sich nicht mit komplexen Programmierproblemen wie der Erstellung eines API-Wrappers auseinandersetzen müssen.

Warum ist eine Integrationsplattform die bessere Alternative zu RPA?

Der Reiz von RPA liegt darin, dass sie nicht in die Arbeitsabläufe eingreift und somit relativ schnell und einfach zu implementieren ist. Aber wie heißt es so schön: „Vorbeugen ist besser als heilen“. Anstatt oberflächlich zu arbeiten, setzt eine Integrationsplattform wie die BIS auf Tiefenintegration. Die Implementierung einer Integrationsplattform ist zwar mit einem größeren anfänglichen Aufwand an Zeit und Kosten verbunden. Die Tiefenintegration ermöglicht jedoch nahtlose End-to-End-Prozesse, die von Anpassungen der Schnittstellen oder Prozesse nicht beeinträchtigt werden.

Die SEEBURGER-Forschung zum Process Mining hat nämlich gezeigt, dass Prozesse nur selten den theoretischen Vorgaben folgen, sondern immer wieder kleinere und größere Abweichungen aufweisen. Mit Robotic Process Automation kann das eine Herausforderung sein, Eine Integrationsplattform hingegen gewährleistet stets den Datenfluss zwischen Anwendungen – unabhängig von den Prozessen, an denen sie beteiligt sind.

Dieser anfängliche Aufwand lohnt sich auch im Hinblick auf die Skalierbarkeit des Betriebs. Mit welchem Leistungsumfang Sie auch immer an den Start gehen, wenn Sie die BIS einmal installiert haben, sind Sie für jede Herausforderung gerüstet und können bei Bedarf flexibel weitere Funktionen hinzufügen. Vielleicht haben Sie vor, große Datenmengen sicher zwischen Anwendungen zu übertragen, indem Sie die Managed-File-Transfer-Funktionen einsetzen. Anstatt RPA-Bots für die Erstellung von Geschäftsdokumenten zu programmieren, können Sie die EDI
-Funktionen nutzen, um die Erstellung und den Austausch von Dokumenten wie Angeboten, Bestellungen, Liefer-Avisen und Rechnungen zu automatisieren. Dies schließt sogar Funktionen zur Überprüfung und Validierung ein, so dass ein weiterer RPA-Bot überflüssig wird. Und schließlich können Sie Ihre Rechnungsstellung mit den Global E-Invoicing Services der BIS vollständig automatisieren.

Wie unterscheidet sich die elektronische Rechnungsstellung von der Automatisierung der Buchhaltung mit RPA?

RPA wird häufig in der Buchhaltung eingesetzt, um Aufgaben wie Dateneingabe, Extraktion von Informationen aus Dokumenten und die Übertragung von Daten zwischen Anwendungen zu automatisieren. Ein E-Invoicing-Paket hingegen ist eine umfassende Lösung, die den gesamten Rechnungsstellungsprozess abdeckt, von der Erstellung über die Lieferung bis hin zur Zahlung, Verarbeitung und Meldung der Zahlung. Die Informationen aus der Rechnung werden als strukturierte Daten übermittelt, so dass Buchhaltungsprogramme und Steuererklärungssysteme diese automatisch verarbeiten, bezahlen und archivieren können, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Die Rechnungen können natürlich jederzeit von den erforderlichen Beteiligten visualisiert und gelesen werden. Globale E-Invoicing-Funktionen, wie sie von der BIS unterstützt werden, umfassen zertifizierte Funktionen, um die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung zu gewährleisten, die von Region zu Region unterschiedlich sein können. Dazu gehört oft auch die automatische Steuerberichterstattung.

Während Unternehmen durch den Einsatz von E-Invoicing von einer schnelleren Zahlungsabwicklung, besserer Liquidität und geringeren Kosten profitieren, freuen sich Regierungen über einen Rückgang des Steuerbetrugs. Zu diesem Zweck beteiligt sich die Europäische Union derzeit an der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Diese schreibt die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen in der gesamten EU ab 2028 verbindlich vor, mit dem Ziel, papierbasierte und PDF-Rechnungen vollständig zu eliminieren.

Ist eine Integrationsplattform besser als RPA?

Wie bei allem kommt es auch hier darauf an, wie Sie die Lösung nutzen. Wenn Sie RPA für den Abruf von Daten in Betracht ziehen, sollten Sie eher APIs nutzen. Möchten Sie RPA für die Konnektivität einsetzen, wäre eine robustere Lösung wie eine API oder die MFT-Funktionen der BIS eine Überlegung wert. Möchten Sie mit RPA Ihre Buchhaltungsprozesse beschleunigen oder validieren, wäre EDI oder sogar den Wechsel zu einer umfassenden E-Invoicing-Lösung zukunftsfähiger – da dies im Jahr 2028 sowieso EU-weit verpflichtend wird. Für viele andere Anwendungen stellt eine Integrationsplattform wie die BIS mit ihren vorgefertigten Konnektoren, der Möglichkeit, verschiedene Integrationsmuster für den Datenfluss zu nutzen, und der Fähigkeit, Wenn-dann-Befehle auf ihrer agilen Prozess-Engine für eine intelligente Automatisierung auszuführen, selbst den Einsatz einer Armee von RPA-Bots in den Schatten. Doch es gibt auch Szenarien, in denen eine Integrationsplattform in Kombination mit RPA ein echtes Dreamteam bilden könnte.

Wie könnte eine Integrationsplattform durch RPA ergänzt werden, um Geschäftsprozesse zu vereinfachen?

RPA-Bots können zur Automatisierung von Dateneingabe- und -extraktionsaufgaben eingesetzt werden. Integriert in eine Integrationsplattform können sie Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mails oder Dokumenten extrahieren und in die entsprechenden Felder anderer Anwendungen eingeben, wodurch manuelle Dateneingabefehler vermieden und Prozesse beschleunigt werden.

In Kombination mit künstlicher Intelligenz wird RPA besonders interessant. Diese anspruchsvollen Funktionen, die als intelligente Prozessautomatisierung (IPA) bezeichnet werden, nutzen maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um Aufgaben zu automatisieren, die Urteilsvermögen, Entscheidungsfindung und den Umgang mit unstrukturierten Daten wie Text, Bildern und Sprache erfordern. Sofern die IT-Infrastruktur in der Lage ist, große Datenmengen zwischen Systemen zu bewegen (beispielweise durch den Einsatz einer Integrationsplattform wie der BIS), können fortlaufend dazulernende IPA-Bots darauf programmiert werden, Aufgaben auszuführen, die dem Menschen vergleichbare kognitive Fähigkeiten erfordern, wie z. B. das Verstehen natürlicher Sprache, Stimmungsanalyse und Mustererkennung. So können sie Anfragen von Nutzern in Echtzeit verarbeiten und interpretieren und eine angemessene Standardantwort geben.

Es ist sogar möglich, Funktionen der künstlichen Intelligenz zu integrieren, um Mappings für Ihre Integrationsplattform in der Business Process Automation (BPA) zu erstellen. Doch das würden den Rahmen dieses Beitrags sprengen.

Wie kann SEEBURGER helfen?

Die SEEBURGER BIS Plattform bietet für jeden Anwendertyp einsatzbereite, konfigurierbare Bausteine zur Automatisierung von Datentransfer, Geschäftsprozessen sowie Partner- und Kunden-Onboarding.

Nutzen Sie unsere vorgefertigten Konnektoren, Mappings und Partnerverbindungen für smarte und schnellere Interaktionen mit lokalen Systemen, Unternehmensanwendungen, SaaS-Anwendungen und Cloud-Plattformen. Nutzen Sie unsere agile Prozess- und Workflow-Engine zusammen mit unseren API-Funktionen, um Ihre Prozesse für jede Art von Integrationsszenario zu automatisieren und zu managen. Und mit automatisierten Onboarding- und Datenerfassungsprozessen, die benutzerspezifische Formulare, Vorlagen und Selfservices einsetzen, gelingt das Onboarding Ihrer Kunden und Partner in wenigen Tagen statt in Wochen oder Monaten.

Über SEEBURGER

Warum SEEBURGER? Eine zentrale Plattform, eine Experience, alle Integrationen, alle Bereitstellungsmodelle. Unsere BIS Plattform ermöglicht die nahtlose Vernetzung von Anwendungen, Menschen und Prozessen, ob in der Cloud, einer hybriden Umgebung oder on-Premises. Mit der BIS Plattform ist jeder in der Lage, einfache bis komplexe Integrationen eigenständig zu gestalten und so zur Stärkung des digitalen Ökosystems Ihres Unternehmens beizutragen.

SEEBURGER ist ein Integrationsservice- und Softwareanbieter. Seit 1986 in Familienbesitz, machen SEEBURGER heute über 1.200 Mitarbeiter weltweit stark. Über 14.000 Kunden vertrauen täglich auf Integrationskompetenz aus dem Hause SEEBURGER.