Die Kunden der SEEBURGER Cloud bekommen das neue Message Tracking

Willkommen zurück! Im Artikel über das neue Message Tracking haben wir bereits ausführlich erklärt, weshalb die Migration auf die neue Version des SEEBURGER Message Tracking wichtig ist. Jetzt ist es an der Zeit, diese Migration für unsere Kunden der SEEBURGER Cloud durchzuführen. In diesem Artikel beschreiben wir, wie SEEBURGER die Migration durchzuführen plant, worauf das besondere Augenmerk liegt und welche Neuerungen Kunden in diesem Zusammenhang erwarten können.

Wie soll die Umstellung vom alten auf das neue Message Tracking erfolgen?

Die Migration vom alten zum neuen Message Tracking erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Der geplante Ablauf umfasst die folgenden vier Schritte:

Analyse des alten Message Trackings

Der erste Schritt ist eine gründliche Analyse des bestehenden Message Trackings. Diese Analyse findet vor der eigentlichen Migration statt und umfasst eine Bewertung der Benutzerprofile, Konfigurationseinstellungen, Suchprofile und sonstiger relevanter Aspekte. Dies ist notwendig, weil das alte Message Tracking bereits an die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst und die Sicht auf die Daten pro Benutzer eingeschränkt werden konnte. Die Analyse stellt sicher, dass diese Aspekte bei der Migration reibungslos in die geänderte Funktionalität des neuen Message Trackings überführt werden können.

Übernahme der Einstellungen ins neue Message Tracking

Im nächsten Schritt werden die Konfigurationseinstellungen und Benutzerprofile sorgfältig in das neue Message Tracking übertragen. Dabei sind einige Anpassungen erforderlich: Zum Beispiel können die Benutzerkonten ins neue Message Tracking übernommen werden, die Passwörter jedoch aus Sicherheitsgründen nicht. Die Benutzer erhalten deshalb per E-Mail die Login-URL zum neuen Message Tracking, verbunden mit der Aufforderung, das zugehörige Passwort sofort zu ändern.

Damit dieser Prozess reibungslos verläuft, ist es entscheidend, dass alle Benutzerkonten gültige E-Mail-Adressen enthalten. Wir werden die Kunden daher vorab bitten, sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen in deren Benutzerkonten aktuell und gültig sind. Benutzerkonten ohne gültige E-Mail-Adressen können möglicherweise nicht erfolgreich migriert werden.

Ab diesem Zeitpunkt übernehmen die Kunden der SEEBURGER Cloud die Verwaltung ihrer Benutzer im Selfservice und sind nicht mehr auf die Unterstützung durch den SEEBURGER Support angewiesen. Bisher war dazu eine umständliche Änderungsanforderung zum Anlegen eines neuen Benutzers über das SEEBURGER-Ticketsystem notwendig. Die durch die Ticketbearbeitungszeit verursachten Wartezeiten bei der Bearbeitung von Benutzeranfragen und Berechtigungsanpassungen entfallen künftig.

Die SEEBURGER BIS Plattform 6.7 und alle zugehörigen Apps basieren auf einer komplett neuen Benutzerverwaltung. Ab Version 6.7 werden die Benutzer über den „User Management Service“ (UMS) verwaltet. Der UMS funktioniert ähnlich wie sein Vorgänger, weist aber Unterschiede auf und bietet erweiterte Funktionen. Kunden werden im UMS durch „Organisationen“ repräsentiert, wobei alle Benutzer eines Kunden einer gemeinsamen Organisation zugeordnet sind. Innerhalb ihrer Organisation können Kunden im UMS ihre Benutzer, deren Rollen und den Zugriff auf verschiedene Applikationen wie das neue Message Tracking eigenständig verwalten.

Sowohl im alten als auch im neuen Message Tracking können Benutzer in Gruppen organisiert werden, um die Sichtbarkeit von Daten zu steuern oder Zugriff auf gebuchte Applikationen (Business Services) zu gewähren. Eine detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel „User Management“ der Online-Hilfe.

Für eine feinere Zugriffssteuerung besteht die Möglichkeit, die UMS-Organisation weiter in sogenannte „Organisationseinheiten“ zu unterteilen. Die Einrichtung und Verwaltung der Organisationseinheiten obliegen dabei dem Kunden. Der Kunde legt auch fest, welche Benutzer welchen Organisationseinheiten zugeordnet sind. Über die MTGROUP-Codes, die jeder Organisation/Organisationseinheit zugeordnet werden können, steuert er zudem, welche Daten für jede Organisationseinheit sichtbar sind. Weitere Details dazu finden sich in der oben verlinkten Online-Hilfe.

Die folgende Abbildung zeigt die Beziehung zwischen Applikations- und Benutzerverwaltung im UMS.

Jeder Kunden-Account verfügt zu Beginn über mindestens einen Administrator, der die Rechte der Benutzer in seiner Organisation kontrolliert. Die anderen Benutzer in dieser Organisation haben zunächst nur Zugriff auf die Standardfunktion des Message Tracking. Der Administrator kann diesen Benutzern mehr Zugriff gewähren, indem er sie innerhalb der UMS-Applikation den entsprechenden Gruppen und Rollen in der UMS-Applikation zuordnet.

Der Administrator kann auch zusätzliche Administratoren ernennen. Er tut dies, indem er den gewünschten Benutzern seiner Organisation Zugriff auf die UMS Applikation gewährt. Wir empfehlen, bei der Vergabe von Rollen und Rechten restriktiv vorzugehen, um potenzielle Risiken zu minimieren. Personen mit eingeschränkten Rechten haben auch nur eingeschränkte Handlungsmöglichkeiten. Letztlich entscheidet der Kunde, wen er als Administrator einsetzen möchte.

Übergangsphase

Die Migration sieht einen Parallelbetrieb von altem und neuem Message Tracking vor. Über einen gewissen Zeitraum werden deshalb das alte und neue Message Tracking parallel befüllt. D. h., das alte und das neue Message Tracking sind gleichzeitig aktiv.

Die Login-URL, die bei Erhalt der Zugangsdaten per E-Mail bereitgestellt wird, führt die Benutzer zur SEEBURGER BIS 6.7 Installation. Dort werden neben den bestehenden Apps auch das Message Tracking und das UMS zur Verfügung gestellt.

Neu ist, dass die Nachrichten und Anhänge (Payloads), die bisher unverschlüsselt im Filesystem abgelegt wurden, nun verschlüsselt im SEEBURGER DataStore gespeichert werden. So wird die Datensicherheit erheblich gesteigert und die Daten vor Schaden durch unbefugten Systemzugriff geschützt.

Dieser „Parallelbetrieb“ ermöglicht es den Benutzern, sich allmählich an das neue System zu gewöhnen und gibt den Teams Zeit, eventuelle Probleme zu identifizieren und zu lösen, bevor das alte System abgeschaltet wird.

Abschaltung nach einer angemessenen Übergangsphase

Die endgültige Abschaltung des alten Message Tracking erfolgt erst, nachdem eine angemessene Zeit für den Parallelbetrieb vergangen ist und sichergestellt wurde, dass das neue Message Tracking auch ordnungsgemäß funktioniert.

An dieser Stelle ist es wichtig zu betonen, dass nur das alte Message Tracking abgeschaltet wird. Wenn ein Kunde noch weitere Portal 6.5 Applikationen im Einsatz hat, bleiben diese vorerst unberührt erhalten.

Wie geht es weiter?

Im Laufe des Jahres 2024 werden alle Kunden der SEEBURGER Cloud die Möglichkeit erhalten, auf das neue Message Tracking zu migrieren. Wir befinden uns derzeit in der sorgfältigen Planungsphase und werden auf die Kunden zukommen, sobald alle erforderlichen Vorbereitungen und Bedingungen erfüllt sind. Bei Fragen oder Bedenken steht den Kunden unser Kontaktformular zur Verfügung, um uns zu erreichen. Wir sind bestrebt, eine reibungslose Migration durchzuführen und stehen während des gesamten Prozesses zur Verfügung.