Ein Jahr neue Arbeitswelten bei SEEBURGER

Sommer 2021 in Deutschland, die Büros stehen gezwungenermaßen weiterhin größtenteils leer. Warum eigentlich nicht, so dachte man sich bei SEEBURGER, aus der Not eine Tugend machen und die Gelegenheit nutzen, mit minimaler Unterbrechung des Arbeitsalltags die in die Tage gekommenen Büroräume aufzufrischen? Mit dieser Idee ging SEEBURGER auf einige ausgewählte Mitarbeitende zu und fragte sie, ob sie nicht Lust hätten, als Executive Team dem Umbau vorzustehen. Die drei sagten zu, bekamen Carte Blanche – und was sie in weniger als einem Jahr aus den alten SEEBURGER-Büros machten, hätte sich die Geschäftsleitung wohl in ihren kühnsten Träumen nicht vorstellen können. Anlässlich des ersten Geburtstags der neuen Arbeitswelten haben wir mit den drei Verantwortlichen, Katharina Boehm, Isa Kaykun und Katharina Kuttler, ein Interview geführt.

Ein kompletter Umbau der Geschäftsräume ist ja keine Kleinigkeit. Wie seid ihr zu dem Projekt gekommen? Hattet ihr Vorkenntnisse in dem Bereich?

Isa Kaykun: Überhaupt nicht. Ich stand bei Axel Otto (Anm. d. Red.: CFO von SEEBURGER) in der Tür und er meinte, er starte gerade ein cooles neues Projekt – es ginge um Möbel; und ob ich nicht Lust hätte. Da bin ich so reingerutscht.
Katharina Boehm: Genau. Wir waren in der Kick-off-Gesprächsrunde dabei und da hat sich schnell herausgestellt, dass man für so ein Projekt einfach ein festes Team braucht, das für die Projektleitung verantwortlich ist und an das die Geschäftsleitung Entscheidungen delegieren kann. Axel hat uns dann gefragt, ob wir das nicht übernehmen wollen – und wir wollten.

Wie habt ihr die Unterstützung durch die Geschäftsleitung, aber auch durch die anderen Mitarbeitenden, empfunden?

Katharina Kuttler: Wahnsinnig toll. Die Umgestaltung der Büros war ein absolutes Mammutprojekt, das hat in der Form keiner von uns vorhergesehen. Wir gingen zunächst davon aus, dass es ca. 30 % unserer Arbeitszeit beanspruchen würde – im Endeffekt waren es eher 120 %. Umso wichtiger war es, wie toll uns unsere Teams ganz selbstverständlich den Rücken freigehalten und unsere regulären Aufgaben mit übernommen haben. Ohne sie hätten wir das nicht geschafft.
Katharina Boehm: Die größte Unterstützung von außerhalb unserer Teams kam definitiv von Axel Otto. Er hat uns immer das Gefühl gegeben, dass er voll hinter uns steht und unsere Entscheidungen unterstützt, auch wenn es hin und wieder Entscheidungen waren, die er selbst vielleicht anders getroffen hätte. Aber da hat er immer ganz klar gesagt, ich habe euch die Entscheidungsfreiheit gegeben, deswegen unterstütze ich eure Entscheidungen jetzt auch. Gleichzeitig hat er sich sehr im Hintergrund gehalten und die Präsentation unserer Pläne vor den Mitarbeitenden, oder auch vor dem Aufsichtsrat, uns überlassen. Er hat uns immer unterstützt, wenn es notwendig war. Man darf nicht vergessen, dass es hier ja um richtig große Summen ging, über die natürlich auch entschieden werden musste.
Isa Kaykun: Dass wir nicht mit jeder Entscheidung zum Vorstand gehen und um Erlaubnis bitten mussten, war ein ganz großer Vertrauensbeweis uns gegenüber und am Ende, denke ich, war das auch das Erfolgsrezept.
Katharina Kuttler: Wir haben über die Teamleiter  und Teamleiterinnen die Entwürfe für die Büroräume vorstellen lassen und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durften dann selbst entscheiden, wie ihre eigenen Büros aussehen sollten; und wir haben regelmäßig in den Town Halls (Anm. d. Red.: In den Town Halls informiert der Vorstand die Belegschaft monatlich über interessante Neuigkeiten und Updates) über den Projektfortschritt gesprochen und Entwürfe gezeigt. Dadurch konnten wir Wünsche und Anregungen von den Kollegen und Kolleginnen von Anfang an mit einfließen lassen. Natürlich gab es anfangs ein paar Stimmen, die sich nicht vorstellen konnten, wie das hinterher alles aussehen wird, oder einfach ihre gewohnte Umgebung behalten wollten. Aber je öfter wir informiert haben, umso mehr waren diese kritischen Stimmen auf einmal voll dabei und haben uns signalisiert, wie gut sie das Projekt jetzt doch fanden; das war einfach toll.
Katharina Boehm: Es war uns ganz wichtig, die Kolleginnen und Kollegen mit einzubeziehen, damit sie wussten: Wir kennen eure Wünsche und berücksichtigen diese auch. Dazu gehört natürlich auch, mal Kritik annehmen zu können. Unser größtes Ziel war, so viele Kolleginnen und Kollegen wie möglich mitzunehmen und unsere Ideen und Visionen transparent nachvollziehbar zu machen, damit sich am Ende alle in den neuen Büros wohlfühlen.
Katharina Kuttler: Am Anfang haben sich viele das gar nicht vorstellen können, wenn wir beschrieben haben, wie es aussehen soll. Dass wir nicht nur neue Tische und Stühle kaufen, sondern der Unterschied zu vorher wirklich wie Tag und Nacht sein wird.
Katharina Boehm: Und das ist ja auch ein schönes Beispiel für unsere Firmenkultur, dass wir nicht alles, was historisch gewachsen ist, beibehalten müssen. Wir dürfen und sollen das hinterfragen. Es gibt Leute, die Lust haben, etwas zu verändern und sich zu engagieren, und die bekommen auch die Möglichkeit, das zu tun und neue Ideen einzubringen. Nichts ist mehr unmöglich.

Ihr habt gerade die Wünsche der Mitarbeitenden angesprochen. Wie habt ihr die gesammelt?

Katharina Kuttler: Wir haben einen Workshop mit den Bereichsleitern und Bereichsleiterinnen gemacht, um herauszufinden, was sich die Teams eigentlich wünschen. Das haben wir dann auch in den Town Halls versucht, immer wieder klar zu kommunizieren: Ihr könnt alle jederzeit auf uns zukommen, sei es mit Ideen, Vorschlägen oder Kritik. Wir haben immer versucht, so viele Entwürfe wie möglich zu zeigen, damit die Mitarbeitenden sich das von Anfang an vorstellen und gezielt Wünsche äußern können. Natürlich hat das auch zu einer gewissen Mehrarbeit für uns geführt. Wenn man fünf verschiedene Entwürfe zeigt, dann bekommt man als Feedback natürlich nicht „wir hätten gerne dreimal Büro A und zweimal Büro B“, sondern „wir hätten gerne eine Kombination aus A und C, aber mit den Stühlen von E und dem Sessel aus D.“  Trotzdem haben wir uns große Mühe gegeben, das alles so weit wie irgend möglich zu realisieren. Wenn sich die Mitarbeitenden schon die Mühe machen, ihre Büros selbst zu gestalten, dann hatten wir auch den Anspruch, das so umzusetzen.
Katharina Boehm: Es war uns ganz wichtig, dass keiner am ersten Tag ins neue Büro kommt und enttäuscht ist, weil es doch nicht so aussieht, wie er oder sie es sich gewünscht hatte. Wir wollten, dass am Tag X, auf den wir so lange hingearbeitet hatten, alle ein gutes Gefühl haben und es nicht am Ende an solchen unnötigen Kleinigkeiten scheitert.
Katharina Kuttler: Viele der cooleren Ideen kamen übrigens tatsächlich von den Azubis, wie zum Beispiel die Nintendo Switch, oder die Bibliothek Hogwarts zu taufen. Wir haben ganz bewusst versucht, gerade die ganz jungen Mitarbeitenden einzubeziehen, weil sie diejenigen sind, die sich am längsten von uns in den Räumen wohlfühlen müssen.
Isa Kaykun: Manche Ideen waren zunächst sogar nur als Scherz gemeint, aber wir haben sie dann einfach angenommen und umgesetzt. Die Kaffeebar ist so ein Beispiel. Das war zunächst nur ein Witz, aber wir haben uns gefragt, ja warum denn eigentlich nicht? Und jetzt ist das einer der beliebtesten Räume überhaupt in der Firma. Der Ruheraum ist ein anderes Beispiel, der ist auch aus einem Spaß heraus entstanden.

Wie hat sich der große Moment, als ihr nach all der Planung und Mühe alles endlich präsentieren konntet, angefühlt?

Isa Kaykun: Den einen großen Moment gab es eigentlich gar nicht, weil wir schon während der Bauphase einzelne Personen für Feedback haben durchlaufen lassen. Das wollten wir eigentlich vermeiden, um den großen AHA-Effekt bei der Eröffnung zu erhalten, aber man selbst wird irgendwann einfach betriebsblind. Da kam schon das erste sehr positive Feedback, obwohl noch nicht alles fertig war.
Katharina Boehm: Eine Woche vor Eröffnung haben wir die Info-Broschüre rumgeschickt und plötzlich richtig viel positives Feedback bekommen. Ganz viele haben uns gesagt, wie gespannt sie sind und dass sie es gar nicht mehr erwarten können. Ab da wurde es real und unsere Spannung ist plötzlich ins Unermessliche gestiegen. Viele haben sich dann auch schon für die Eröffnungswoche angemeldet. Das war für uns auch sehr wichtig, denn vorher wussten wir ja gar nicht, wie die Mitarbeitenden das alles nach zwei Jahren Homeoffice annehmen würden. Am Eröffnungstag selbst war alles ganz unwirklich für uns. Wir hatten so viel Zeit in diesen leeren Räumen verbracht und immer gesagt, „ich kann mir gar nicht vorstellen, dass da bald wieder Mitarbeitende sitzen“, und plötzlich ist alles voll und überall stehen Leute mit großen Augen auf den Gängen und gratulieren oder sagen einfach nur Danke.
Isa Kaykun: Und wenn wir jetzt neuen Mitarbeitenden vorgestellt werden, sind wir nur noch „die, die die Büros so toll eingerichtet haben.“

Gibt es noch etwas, was ihr selber gerne sagen möchtet?

Isa Kaykun: Das wichtigste für mich war die Zusammenarbeit mit den beiden Katharinas. Wir sind eigentlich in unterschiedlichen Teams und hatten vorher nicht direkt miteinander zusammengearbeitet, aber wir haben uns sofort blind verstanden, teilweise ohne Worte einfach gespürt, was der andere gerade braucht. Null Konflikt, null Diskussion, null Streit – dafür jede Menge Spaß und Humor. Das hätte auch anders kommen können, aber wir hatten in der Hinsicht wirklich eine Traumsituation.
Katharina Kuttler: Stronger Together ist ja einer unserer Firmenwerte, und das haben wir in der Zeit wirklich am eigenen Leib erfahren.
Katharina Boehm: Die Zusammenarbeit in unserem Team, das ist einfach eine Erinnerung für immer. Sowas erlebt man in der Größe nur einmal im Leben.

Die wichtigste Frage zum Schluss: Was gefällt euch denn selbst in den neuen Büros am besten?

Isa Kaykun: Mein eigenes Büro, klar. Das ist ja genau so, wie ich es haben wollte. Und der Marktplatz-Raum, um einfach Leute zu treffen oder zusammen Mittag zu essen.
Katharina Boehm: Der Empfang – gar nicht mal die Kaffeebar selbst, aber der Loungebereich drum herum. Da haben wir so viel Herzblut reingesteckt und es war bis zum Schluss nicht klar, ob alles rechtzeitig fertig wird – und ob es dann auch so toll aussieht, wie wir uns das vorgestellt hatten. Als wir das alles zum ersten Mal komplett fertig gesehen haben, das war einfach ein unglaublicher Moment.
Katharina Kuttler: Genau, die Kaffeebar und der ganze Bereich dort unten. Da steckt für uns unheimlich viel Emotion drin, da haben wir echt Tränen vergossen. Das ist mein Herzensraum.

Alexandra und Claudia: Vielen Dank für das tolle Interview!