Das Projektportfolio im Griff - Dank Multiprojektmanagement
E-Invoicing Trends & Innovationen

Multiprojektmanagement: Projektmanagement Tools und Ressourcenplanung für ein übersichtliches Projektportfolio

| | Director Business Unit E-Invoicing/SAP&Web Prozesse, SEEBURGER
Multiprojektmanagement: Projektmanagement Tools und Ressourcenplanung für ein übersichtliches Projektportfolio

Beim Projektmanagement den Überblick zu wahren, ist oft eine Herausforderung. Wie legt man Prioritäten fest? Welche Vorgänge sind unternehmensintern mit den einzelnen Projekten verknüpft? Welche projektübergreifenden Abhängigkeiten bestehen und welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Mit Multiprojektmanagement hat SEEBURGER jahrzehntelange Erfahrung. Wir haben für Sie grundlegende Tipps und Lösungsansätze zum Multiprojektmanagement zusammengestellt.

Herausforderung Nr. 1 beim Multiprojektmanagement: begrenzte Ressourcen

Der Projektleiter ist mit seinen Nerven am Ende. „Ich kann mich doch nicht klonen!“. Wer ist nur auf die Idee gekommen, ihm all die verschiedenen Kundenprojekte auf einmal zu übergeben? Kommt Ihnen die Situation bekannt vor?

Beim Projektmanagement den Überblick behalten

Bei der Koordination eines Projektportfolios den Überblick über Projekte und Ressourcen zu wahren, ist von entscheidender Bedeutung. Dabei helfen Projektmanagement-Tools, die Ihnen alle Aspekte Ihrer Projekte anzeigen:

  • Art und Umfang des Projekts
  • Budget und aktueller Deckungsbeitrag
  • Projektpriorität und Projektrisikobewertung
  • Projektzeitplan mit entsprechenden Projektphasen und Meilensteinen
  • Arbeitspakete, Aufgaben und Tätigkeiten
  • Verantwortlichkeiten und Projektbeteiligte
  • Projektdokumente und Tätigkeitsprotokoll

Darüber hinaus leisten moderne Projektmanagement-Tools die Zeiterfassung der internen und externen Projektmitarbeiter, die Projektabrechnung einschließlich Abschlagszahlungen sowie die Projektkommunikation auf einer gemeinsamen Plattform.

Ist das Projektmanagement-Tool auch mit dem ERP-System integriert, werden alle vor- und nachgelagerten Prozesse direkt mit verbunden. Die Projektleiter erhält so eine ganzheitliche Übersicht und eine zentrale Datenbasis.

Standardisierung – So wird Multiprojektmanagement machbar

Multiprojektmanagement wird einfacher, wenn nicht jedes Projekt in allen Aspekten einzigartig ist. Teilweise kommt es auch nur auf die Sichtweise an. Denn was für einen Kunden ein einzigartiges Projekt darstellt, kann für einen Software-Anbieter wie SEEBRUGER schon nahe an der Routinetätigkeit sein. So ist es uns durch die Standardisierung des SEEBURGER Produktportfolios möglich, effizient mit Projektvorlagen zu arbeiten. Auch wenn die Kundenprojekte im Umfang und in der Ausgestaltung variieren, so ist das Grundgerüst bei der Implementierung der einzelnen SEEBURGER-Lösungen immer dasselbe. So können die Projektleiter und Consultants der SEEBURGER AG auf Projektvorlagen zugreifen, die sich in der Praxis bewährt haben. Selbst wenn sehr komplexe und individuelle Projekte umgesetzt werden sollten, können meist Teilprojekte/Arbeitspakete aus dem Fundus der bewährten Projektvorlage wiederverwendet werden.

Übersichtliches Projektmanagement durch einheitliche Datenbasis

Neben Ressourcenkonflikten stellen projektübergreifende Abhängigkeiten eine deutliche Erschwernis des Multiprojektmanagements dar. Diese Abhängigkeiten zu koordinieren, ist Aufgabe des SEEBURGER Projektmanagement Office (PMO), das bei Bedarf andere Fachabteilungen wie das Produktmanagement heranzieht.

Das PMO entwirft Richtlinien für wichtige Meilensteine. Wenn Projekt B erst starten kann, wenn ein bestimmter Meilenstein in Projekt A erreicht ist, müssen beide Projekte gleichsam als Paket geplant werden. Angenommen, für die Umsetzung einer E-Invoicing-Lösung für den Kunden A sei eine Anwendungs-Programmier-Schnittstelle (API) zu einem bestimmten Signatur-Service-Provider erforderlich, dann muss diese API zunächst von der Entwicklungsabteilung zur Verfügung gestellt werden. Die Implementierung der E-Invoicing-Lösung kann erst nach Fertigstellung der Schnittstelle erfolgen.

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Dieselbe API-Schnittstelle könnte auch für ein weiteres Projekt bei einem zweiten Kunden B wiederverwendet werden. Dieses Projekt wäre dann vom Projekt bei Kunde A abhängig. Entsprechend müssen Ressourcen und Prioritäten verteilt werden.

Transparenz lässt sich am besten über die einheitliche Datenbasis herstellen. So lassen sich auch Abhängigkeiten innerhalb von Projekten managen.

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Informieren Sie sich über APIs – von API-Management bis API-Solution in unserem strukturierten Leitfaden.

Fazit – Projektmanagement-Software für ein transparentes Projektportfolio

Multiprojektmanagement ist eine Herausforderung, die mit einer Projektmanagement-Software, die mit dem ERP integriert ist, bewältigt werden kann. Eine übergeordnete Koordinierungsstelle, wie das Projektmanagement Office, hilft bei der Standardisierung, Koordination und Qualitätssicherung über das gesamte Projektportfolio.

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Wie Sie Key User zur Einführung neuer Projekte gewinnen und einsetzen können, behandeln wir in unseren beiden Blogbeiträgen Key User – die wichtigsten Botschafter für die Einführung eines neuen IT-Projekts und Der perfekte Key User – Anforderungen und Rahmenbedingungen.

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Rolf Holicki

Ein Beitrag von:

Rolf Holicki, Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesse, ist verantwortlich für die SAP-/WEB-Applikationen. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung. Rolf Holicki ist seit 2005 bei SEEBURGER.