Mobile Scans: Dokumente schnell und einfach integrieren
E-Invoicing

Mobiles Scannen – Flexible Digitale Dokumentenerfassung überall und jederzeit

| | Regional Sales Manager, TCG Process GmbH
Mobiles Scannen: Dokumentenerfassung mit dem Smartphone

Homeoffice oder Homeschooling haben durch die Corona-Pandemie einen nie dagewesenen Aufschwung erfahren. Laptops oder Smartphones ersetzten im Arbeitsumfeld stationäre PCs und Festnetztelefone, Tablets oder Laptops lösten im schulischen Bereich immer weiter gedruckte Bücher sowie Hefte ab. Den klassischen Drucker oder Scanner mit ins Homeoffice zu nehmen, um schriftliche Dokumente einzuscannen, ist genauso unhandlich wie es klingt: Digitale sowie standortunabhängige Softwarelösungen können dieses Problem, das besonders im Verwaltungsbereich besteht, im modernen Arbeitsumfeld lösen! Mobile Scans können im gleichen standardisierten Prozess wie Dokumente aus anderen Eingangskanälen verarbeitet werden und haben darüber hinaus noch viele weitere Vorteile.

Homeoffice-Boom durch Corona

Das letzte Jahr stellte Unternehmen, Organisationen und uns Menschen vor große Herausforderungen. Unser Alltag, unsere Gewohnheiten, das gesamte gesellschaftliche Zusammenleben, wie auch unternehmerische Prozesse, haben sich durch Covid-19 und die Auswirkungen der Pandemie schlagartig geändert. Unser Leben hat seitdem eine 180 Grad Drehung hinter sich. Über Nacht waren Besuche in Restaurants, Einzelhandel und großen Veranstaltungen nicht mehr möglich, Kinder wurden im Sinne des Homeschoolings von Zuhause aus unterrichtet, und auch der Arbeitsplatz hat sich vom Büro ins Homeoffice verlagert. Spätestens seit Januar 2021 hat sich mit der Homeoffice-Pflicht für ArbeitnehmerInnen und auch die Unternehmen viel geändert.

Dies bedeutete für Arbeitnehmer konkret: Platz für das Heim-Büro schaffen, den Alltag (mit Kindern und Partnern) neu organisieren und auch die Zeiten für Arbeit und Freizeit ohne Ortswechsel aktiv gestalten.

Gleichzeitig stellte die Umstellung Unternehmen und Organisationen vor große Herausforderungen: Neue und höhere Anforderungen an IT-Sicherheitsmechanismen, großflächige Infrastrukturänderungen, Ausbau von IT-Software und Hardware, um die MitarbeiterInnen schnell mobil arbeitsfähig zu machen.

Am deutlichsten wird das schlagartige Homeoffice-Phänomen gepaart mit Kurzarbeit laut DeStatis durch die sinkende Mobilität in Deutschland: „So ging die Mobilität im ersten Lockdown im März/April schlagartig um zeitweise 40 % im Wochendurchschnitt zurück. Im zweiten ‚harten Lockdown‘ ab Mitte Dezember sank die Mobilität wieder, allerdings weniger abrupt als im Frühjahr, um bis zu etwa 30 %.“

Chance für neue digitale Lösungen

In vielen Bereichen waren ArbeitnehmerInnen vor der Pandemie noch mit klassischen PC-Stationen und Festnetzanschlüssen ausgestattet: Den schweren stationären PC im Wechsel vom Büro nach Hause zu schleppen, war keine langfristige Option – Notebooks und Mobiltelefone mussten her. Auch für große Drucker und Scananlagen waren mobile Alternativen erforderlich, um von jedem Ort aus die Digitalisierung von Papier- zu digitalen Dokumenten zu ermöglichen. Dem Handelsjournal zufolge gab es großen Nachfragezuwachs bei technischem Equipment. Dabei standen neben der Webcam (+752 Prozent) vor allem Headsets (+206 Prozent), Monitore (+57 Prozent) und Drucker (+53 Prozent) im Fokus.

Einer Umfrage der Hans-Böckler Stiftung zufolge war 2019 für mehr als 50 % der befragten ArbeitnehmerInnen Homeoffice aus technischen Gründen nicht möglich. Neben technischen Produkten, die zeitweise nur noch schwer oder gar nicht mehr verfügbar waren, können digitale und standortunabhängige Softwarelösungen hier Abhilfe schaffen und Raum für flexibles Arbeiten ermöglichen.

Warum Beschäftigte kein Homeoffice machen
Abbildung 1: Warum Beschäftigte kein Homeoffice machen

 

In diesem Zusammenhang bieten digitale Lösungen wie das mobile Scannen von TCG und SEEBURGER die optimalen Möglichkeiten für standortunabhängiges Arbeiten. TCG löst mit einer Mobile Suite den traditionellen Scanner für bestimmte Anwendungsfälle ab. So wird Scannen auch ohne Scanner, dafür mit mobilem Endgerät von jedem Standort aus möglich. Für Arbeitsplätze, die traditionell mit der Anwesenheit im Büro verbunden waren, da Tätigkeiten wie Scannen, Sortieren und analoge Ablage an der Tagesordnung standen, wird mit mobilem Scannen ebenfalls das Konzept Homeoffice realisierbar.

 

Einzelne Dokumente wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine werden mit dem Smartphone dank der Softwaresuite DocProStar (DPS) und der DPS Mobile Application abfotografiert, vorbearbeitet und angereichert mit Metadaten wie beispielsweise Beschreibung, Datum und Uhrzeit sowie bei Bedarf Geo-Location, und direkt an weiterführende Prozesse wie den Eingangsrechnungsprozess DPS Invoice geschickt. Auch weitere Belegarten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine können beim mobilen Scannen erfasst und einem spezifischen Verarbeitungsprozess zugeführt werden.

Sollten Informationen unzureichend sein, gibt es die Möglichkeit, eine Push-Nachricht direkt an den Absender zu schicken. So liegen alle Informationen schnell und zuverlässig vor und werden end-to-end in einem Prozess verarbeitet.

Integration der mobilen Scans in weitere Prozesse

Prozessbild Mobile Client als weiterer Eingangskanal
Abbildung 2: Prozessbild Mobile Client als weiterer Eingangskanal

Mobil eingehende Dokumente können ebenso wie E-Mails, Faxe oder traditionell gescannte Dokumente dank Multi-Channel-Input Fähigkeit von DPS in einem Prozess erfasst werden. Ein weiterer Schritt zur umfassenden Digitalisierung gelingt mit einem ganzheitlichen digitalen Posteingangsprozess basierend auf künstlicher Intelligenz: Eingehende Post wird unabhängig vom Eingangskanal klassifiziert und anschließend dem jeweiligen Fachprozess wie eben der Rechnungsverarbeitung zugeführt.

Sie möchten mehr erfahren über die Anbindung der DPS Mobile Suite an weitere Verarbeitungsprozesse wie die der TCG Process und SEEBURGER? Im SEEBURGER WebCast zeigt Marcus Kern, Regional Sales Manager bei der TCG Process, den DPS Mobile Client live als Teil der DPS Invoice Prozessarchitektur.

Die Software und Lösung DPS Invoice, integriert in SEEBURGER Purchase-to-Pay, bietet auch für die manuelle Validierung standortunabhängige Kontrolle und Korrektur der Rechnungen an. So ist mobiles und dezentrales Arbeiten für Verwaltungsbereiche wie die Finanzabteilung jederzeit möglich.

Digitalisierung und Flexibilität auch nach der Pandemie

Inzwischen ist unser Alltag wieder etwas normaler geworden. Restaurants und Handel haben unter Auflagen wieder geöffnet, doch vieles hat sich nachhaltig verändert. Einige der drastischen Maßnahmen zu Beginn der Pandemie haben langfristiges Potenzial für verändertes Leben und Arbeiten. Gerade in der Arbeitswelt bietet die Möglichkeit des Homeoffices ArbeitnehmerInnen mehr Flexibilität sowie weniger Kosten und Zeitaufwand für Reisen. Meetings nicht vor Ort abhalten zu müssen, schont nicht nur die Umwelt, sondern bietet weitere Vorteile: Digitale Termine sind in der Regel nicht nur zeitsparender, es entstehen auch immer mehr Möglichkeiten, Inhalte zu teilen und gemeinsam in digitalen Arbeitsräumen zu bearbeiten. Für Arbeitgeber sinken die Kosten für Infrastruktur und Büroflächen, lange geplante Digitalisierungsvorhaben erhalten den notwendigen Schub in die richtige Richtung.

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Marcus Kern | TCG

Ein Beitrag von:

Marcus Kern ist Regional Sales Manager bei der TCG Process GmbH in Baienfurt. Dort ist er verantwortlich für den Vertrieb und das Partnermanagement der TCG in Deutschland. Er verfügt über 20 Jahre Berufserfahrung in der Input-Management und ECM Branche.