„Always On“ – die wichtigsten Trends der digitalen Steuererhebung

Vom chilenischen Experiment zum globalen Trend…

Die digitale Transformation der Steuerverwaltungen birgt für Unternehmen einige Herausforderungen. Bis vor kaum mehr als einem Jahrzehnt konnten sie auf dem Weg zum papierlosen Büro und im Zuge der Automatisierung manueller Abläufe recht frei digitale Prozesse einführen. Auch konnten für die Steuerverwaltungen wichtige Dokumente, wie z. B. Rechnungen, bereits digitalisiert werden. Jedoch mussten immer noch „Originale als Konformitätsnachweis “ in Papierform ausgestellt und aufbewahrt werden. Dies änderte sich Anfang der 2000er Jahre, als Länder wie Chile anfingen, neue Wege zu gehen, die die herkömmliche Art des Steuerabführens radikal veränderten.

Während einige Länder oder Regionen wie die EU vorsichtig erste Schritte wagten, digitale Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen für die Umsatzsteuermeldung zu akzeptieren, hat das chilenische Experiment eine lateinamerikaweite Welle von Gesetzen losgetreten, die die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) verpflichtend machten. Dies allerdings mit einem Haken: Die Rechnungen mussten an eine Online-Steuerverwaltungsplattform gesendet und von dieser freigegeben werden, bevor sie überhaupt an den Käufer ausgestellt werden konnten.

Im Jahr 2021 haben Lateinamerikas Erfahrungen mit der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung die digitale Transformation der Steuerverwaltungen stark vorangetrieben. Und dies zu einem Punkt, an dem die digitale Transformation von Unternehmen unter Umständen droht verlangsamt oder rückläufig zu werden, sollten diese die steuerlichen Digitalisierungsvorgaben nicht als bahnbrechend und revolutionär, sondern lediglich als natürlichen Entwicklungsprozess einstufen. Diese Revolution wird aktuell an vier verschiedenen, aber zusammenhängenden Trends sichtbar:

TREND 1: CONTINUOUS TRANSACTION CONTROLS (CTC)

Die Umsatzsteuer macht einen großen und schnell wachsenden Anteil an der Gesamtheit der Steuern und Gebühren aus, die von Regierungen auf der ganzen Welt erhoben werden. Diese so genannten Verbrauchssteuern sind theoretisch leicht durchsetzbar, da ein erheblicher Teil auf Basis von Dokumenten und Daten, die Unternehmen im alltäglichen Geschäftsverkehr miteinander austauschen, auditierbar ist. Soweit die Theorie: In Wirklichkeit werden große Teile der Einnahmen, die dem Staat bei jeder Business-to-Business- und Business-to-Consumer-Transaktion zufließen sollten, nicht erfasst. Das hat eine Reihe von Gründen, doch die Kurzfassung lautet: Eine Betriebsprüfung ist eine teure, ineffiziente und undankbare Aufgabe. Wie bereits erwähnt, haben die lateinamerikanischen Länder deshalb einen radikal anderen Weg beschritten, der als „Freigabemodell“ bekannt ist. Andere Schwellenländer wie die Türkei folgten ein Jahrzehnt später. Viele Länder in Lateinamerika haben jetzt stabile CTC-Systeme, bei denen ein erheblicher Teil der für die Erhebung der Umsatzsteuer erforderlichen Daten aus Rechnungen gezogen und andere Schlüsseldaten direkt zum Zeitpunkt der Transaktion erfasst und vorab genehmigt werden. Europa und andere Länder haben gerade eine Phase durchlaufen, in der sie elektronische Originalrechnungen für die Umsatzsteuer zuließen, ohne jedoch die Grundlagen des Modells zur Umsetzung des Umsatzsteuerrechts zu ändern. Diese Phase der freiwilligen elektronischen Rechnungsstellung ohne Prozessumstellung wird oft als „Post-Audit“-E-Invoicing bezeichnet – das heißt, die Prüfung durch die Steuerverwaltung erfolgt erst nach der Transaktion. In einem Post-Audit-System hat die Steuerbehörde keine operative Rolle im Rechnungsstellungsprozess und verlässt sich stark auf die vom Steuerzahler übermittelten periodischen Berichte. Die wichtigste umsatzsteuerliche Anforderung für die nachträgliche elektronische Rechnungsstellung ist der Nachweis der Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen durch die Handelspartner, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist. Werden Rechnungen in elektronischer Form ausgestellt, muss eine elektronische Signatur vorliegen oder ein anderer Ansatz verfolgt werden, um einen langfristig überprüfbaren Nachweis zu liefern. Vor allem aufgrund der enormen Fortschritte, im Hinblick auf Steuererhebung und wirtschaftliche Transparenz in den Ländern, in denen CTC-Regelungen eingeführt wurden, lösen sich nun auch Länder in Europa, Asien und Afrika von der Post-Audit-Regelung und übernehmen CTC-inspirierte Ansätze.  Allerdings verläuft diese rasche globale Einführung von CTCs nicht ganz so linear wie bei den Erstanwendern – im Gegenteil. Während sich dieser Trend rund um den Globus ausbreitet, zeichnet sich immer deutlicher ab, dass es einen eher chaotischen Übergang zu einer Vielzahl von Modellen geben wird.

Nicht wenige EU-Mitgliedsstaaten führen beispielsweise CTCs ein, indem sie die bestehenden Umsatzsteuer-Meldeprozesse über die CTC-Meldung granularer gestalten und häufiger durchführen, anstatt die elektronische Rechnungsstellung einfach verpflichtend vorzuschreiben. Dies liegt zum Teil an rechtlichen Einschränkungen, aufgrund derer die EU-Mitgliedstaaten diesbezüglich etwas zögerlich sind. Am Ende werden jedoch auch diese Länder Regelungen zur Echtzeit- oder echtzeitnahen Rechnungsübermittlung sowie zur elektronischen Übermittlung anderer Transaktions- und Buchhaltungsdaten an die Steuerbehörde einführen. Es ist allerdings keineswegs sicher, dass sie all diese Regelungen bis hin zur Rechnungsfreigabe ausreizen werden. Obwohl die CTC-Berichterstattung aus rein technischer Sicht zwar der elektronischen Rechnungsstellung gleicht, ist dieses Verfahren jedoch unabhängig von den Vorschriften für die Rechnungsstellung und erfordert nicht zwangsläufig, dass der Rechnungstausch zwischen Lieferant und Käufer elektronisch erfolgt. Selbst wenn die Steuerbehörde den Rechnungs-„Bericht“ in Echtzeit oder quasi in Echtzeit einfordert, muss der Steuerpflichtige nicht warten, bis die CTC-Plattform eine ausdrückliche Genehmigung der Rechnung zurückmeldet, bevor er das Dokument als gültige Rechnung für Steuerzwecke weiterverarbeiten darf.

TREND 2: E-AUDIT UND DIE SAF-T-ANFORDERUNGEN

Nicht alle Geschäftsdaten, die für Steuerverwaltungen von Interesse sind, sind transaktionsbezogen. Doch gerade, wenn es um transaktionsbezogene Daten geht, möchten die Steuerverwaltungen informiert werden, wie die handelnden Steuerpflichtigen diese Transaktionen aus buchhalterischer Sicht behandelt haben. Bis vor kurzem wurde diesem Bedürfnis nach Einsichtnahme in die Buchhaltung eines Unternehmens meist durch das Instrument der Betriebsprüfung Rechnung getragen. Die Steuerverwaltungen haben in den letzten Jahrzehnten immer ausgefeiltere Werkzeuge entwickelt, um die ERP- und Buchhaltungssysteme von Unternehmen zu prüfen, um die Stimmigkeit der Buchhaltungsbücher zu verifizieren und, wo nötig, diese mit den Umsatzsteuererklärungen und anderen verfügbaren Informationen, einschließlich Originalrechnungen und anderen Dokumenten, die Unternehmen aufbewahren mussten, zu triangulieren. Das gesamte Thema „e-Audit“ wurde stark von den Spezifikationen und Richtlinien des “Standard Audit File for Tax” (SAF-T) der OECD geprägt. Während das Konzept von SAF-T ursprünglich für die Betriebsprüfung entwickelt wurde, übernehmen viele Steuerverwaltungen diesen Leitfaden nun als Grundlage für die proaktive oder bedarfsorientierte Meldepflicht von Buchhaltungsbüchern durch Unternehmen – und erweitern damit die Anwendung der SAF-T-Konzepte auf die „elektronische Buchführung“. Sind diese beiden Ansätze innerhalb des Übermittlungsspektrums auch diametral entgegengesetzt, sind sie aus der Datenperspektive betrachtet jedoch nicht grundlegend verschieden. Wenn die Datenübertragung als „Push“-Bericht über einen vorbestimmten digitalen Kanal erfolgt, ist es treffender, von Anforderungen an die elektronische Buchführung in Abgrenzung zu den Anforderungen an die elektronische Betriebsprüfung zu sprechen, da sich diese in der Regel auf die Fähigkeit der Steuerpflichtigen beschränken, Buchführungsdaten in einem bestimmten Format zu exportieren. Der Grund für diese begriffliche Unterscheidung ist, dass die elektronische Buchführung in den Programmen der Steuerverwaltungen dazu dient, jederzeit eine Kopie aller für die Prüfung und Steuerberechnung relevanten Geschäftsdaten in ihren Systemen zu speichern. Wie in der OECD-Dokumentation zu SAF-T erläutert, wurde dieses Instrument entwickelt, um Steuerverwaltungen bei der Prüfung sowohl von direkten (Einkommens-) als auch indirekten Steuern zu unterstützen. Der SAF-T-Standard deckt den „vollständigen Satz“ von Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen ab, die üblicherweise von Steuerzahlern gehalten werden. Der Standard umfasst die folgenden Datensätze: Hauptbuch, Debitoren (Stammdaten und Rechnungen), Kreditoren (Stammdaten, Rechnungen und Zahlungen), Warenbewegungen, Anlagevermögen und Inventar.

TREND 3: ANBIETERHAFTUNG

Mit der Einführung von CTCs für alle Unternehmen jeglicher Größe – und in immer mehr Ländern auch für Transaktionen zwischen kleinen und sogar Gelegenheits- oder „Gig-Economy“-Anbietern und lokalen Verbrauchern – sind die Steuerverwaltungen auf eine enorme Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit ihrer Online-Dienste angewiesen, damit weder die Wirtschaft noch die Lebensqualität der Bürger zu sehr beeinträchtigt werden.

Netzwerk- oder Computer-Probleme müssen um jeden Preis ausgeschlossen werden, und deshalb stehen die Regierungen vor einer noch nie dagewesenen und immer größer werdenden operativen Aufgabe. Darüber hinaus sehen sie sich mit neuen Herausforderungen in Bezug auf Verwaltung, Prozesse, Organisation und Backend-Systeme konfrontiert, die darauf zurückzuführen sind, dass nicht etablierte Anbieter von Waren und Dienstleistungen zur Meldung und zum Abführen der Umsatzsteuer verpflichtet werden.  Somit erfordert die digitale Transformation einer Steuerverwaltung massive Investitionen in allen Bereichen, um eine große Anzahl von Transaktionen und Berichten adäquat verarbeiten, analysieren und manchmal auch genehmigen zu können. Um diese Anforderungen zu erfüllen, haben die Steuerverwaltungen in den letzten zehn Jahren nach Möglichkeiten gesucht, diese Aufgaben teilweise oder ganz auf Dritte zu übertragen. Die Idee dahinter ist, Wirtschaftsakteure ausfindig zu machen, die aufgrund ihres Transaktionsvolumens und ihrer Größe, Technologie und organisatorischen Stärke in der Lage sind, entweder das Umsatzsteuer-Reporting oder die Integration der CTC-Plattform stellvertretend für die Steuerpflichtigen in ihrem „Netzwerk“ zu zentralisieren – oder sogar die Verarbeitung und Freigabe entsprechender Geschäftsdaten im Auftrag der Steuerverwaltung übernehmen zu können. Diese Übertragung von operativer und rechtlicher Verantwortung erfolgt bisweilen auf freiwilliger Basis – wie bei den sogenannten „PACs“ in Mexiko und in Ländern, die ihren CTC-Ansatz daran angelehnt haben – häufig jedoch auch nicht. Paradebeispiele für eine Verlagerung der Melde- und Zahlungsverpflichtung sind die B2C-Marktplätze, für die sowohl die US-Bundesstaaten als auch die Europäische Union erhebliche Änderungen in ihrer Umsatzsteuergesetzgebung vorgenommen haben.

TREND 4: BESTEUERUNG DES BESTIMMUNGSLANDES BEI GRENZÜBERSCHREITENDEM B2C

In der alten Welt des papierbasierten Handels oblag die Überwachung von Steuergrenzen zwischen oder innerhalb von Ländern meist der physischen Zollkontrolle. Viele Länder haben zur Förderung des Handels und der Ressourcenoptimierung in der Vergangenheit „De-minimis“-Regelungen angewandt, also bestimmte Grenzwerte eingeführt, unterhalb derer importierte Waren von der Umsatzsteuer befreit waren. Grenzüberschreitende Dienstleistungen, die an der Grenze nicht oder nur schwer kontrolliert werden konnten, entgingen oft ganz der Umsatzsteuererhebung oder wurden im Land des Dienstleisters besteuert. Mit dem sehr starken Anstieg des grenzüberschreitenden Warenverkehrs mit geringwertigen Gütern und grenzüberschreitenden digitalen Dienstleistungen in den letzten zehn Jahren gingen die Steuerverwaltungen dazu über, solche Lieferungen im Land des Verbrauchs/Bestimmungsortes zu besteuern. Seit der Veröffentlichung des Berichts „Base Erosion and Profit Shifting (BEPS) Project Action 1 Report on Addressing the Tax Challenges of the Digital Economy“ der OECD/G20 im Jahr 2015 haben die meisten OECD- und G20-Länder Regeln für die umsatzsteuerliche Behandlung von digitalen/elektronischen Business-to-Consumer (B2C)-Lieferungen durch ausländische Anbieter verabschiedet. Viele Industrie- und Schwellenländer haben seither Gesetze auf der Grundlage dieser OECD-Leitlinien erlassen; die meisten gelten nur für B2C-Transaktionen, wobei einige dieser Länder jedoch Auflagen verhängt haben, die sowohl für B2B- als auch für B2C-Transaktionen gelten oder gelten könnten.

DIE FOLGEN

Grundsätzlich sollten Unternehmen die folgenden tiefgreifenden Auswirkungen der oben beschriebenen Trends der Steuerdigitalisierung und des damit verbundenen Paradigmenwechsels im Blick haben:

• Datenqualität wird unternehmensrelevant – In dem Maße, wie sich CTCs weltweit durchsetzen, haben Firmen zunehmend mit Fehlern in den steuerlich vorgeschriebenen Inhalten oder Dateiformaten von CTC-Dokumenten zu tun, die sich auf ihre Liefer- und Nachfrageketten auswirken können. Viele Unternehmen haben eine gewisse Toleranz gegenüber Ungenauigkeiten im Rechnungsinhalt aufgebaut, aber da die Steuerverwaltungen die Überprüfung von CTC-Daten intensivieren, verweigern sie immer mehr Rechnungen die Freigabe. Folglich wird die genaue Einhaltung von Steuermeldungen, Steuersätzen und technischen Formaten für Unternehmen immer wichtiger.
• Punktuelle Lösungen sind Gift für Ihr Geschäft – Viele multinational tätigen Unternehmen haben in den vergangenen Jahren den Trend zur Digitalisierung der Umsatzsteuer lediglich als einen schrittweisen Prozess betrachtet, weshalb sie ihren Tochtergesellschaften auch die Anschaffung eigener, für ihre lokalen CTC-Mandate kompatibler Lösungen gestatteten. Indem sie also das herkömmliche Konzept der dezentralen Erfüllung der Umsatzsteuerpflicht auf die Welt der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung und der kontinuierlichen Einhaltung der Vorschriften übertragen haben, setzten diese Tochtergesellschaften zunehmend unterschiedliche lokale Technologien und Anbieter für die Kernprozesse der Handelspartner und der elektronischen Rechnungsstellung ein. Dies macht es Unternehmen unmöglich, auf globaler Ebene cloudbasierte Transaktionsplattformen einzuführen und so unternehmensweite Management-Dashboards sowie Ausgabenmanagement- und Finanzierungsmöglichkeiten zu nutzen. Die Beibehaltung eines dezentralen Ansatzes zur Abführung der Umsatzsteuer begünstigt zwar “Business as usual” – in einer Welt, in der CTCs jedoch bald die Norm sein werden, könnte eine solche Dezentralisierung die digitale und finanzielle Transformation zum Stillstand bringen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig untergraben.
• Konformitätsrichtlinien einzuhalten wird komplexer – Ziel von CTCs ist es, den Steuerbehörden Zugriff auf die Daten der realen Geschäftstransaktion zu ermöglichen, und zwar zeitnah, zum Zeitpunkt der eigentlichen Transaktion. Daher wird die Anwendung, die eine Rechnung ausstellt oder empfängt, oft auch die Anwendung sein, die die Daten zur Berichterstattung oder Freigabe an die CTC-Plattform übermittelt. Das bedeutet, dass im Laufe der Zeit viel mehr Systeme und Prozesse für das Abführen der Umsatzsteuer erforderlich sein werden, als dies in der Vergangenheit der Fall war. Daher müssen viel mehr interne Abteilungen in der Lage sein, die Konformität der internen und externen Anwendungen sicherzustellen, die sie für die Interaktion mit verschiedenen Arten von Lieferanten und Kunden nutzen.

STEUERN, FINANZEN UND IT MÜSSEN EINE EINHEITLICHE STRATEGIE VERFOLGEN

Es ist wichtig, dass Steuerfachleute – insbesondere Umsatzsteuerfachleute – mit IT- und Finanzverantwortlichen zusammenarbeiten, um eine unternehmensweite Strategie zu entwickeln, die dem Sturm der Steuerdigitalisierung standhält. Eine gute Strategie, um den globalen CTC-Trend zu Ihrem strategischen Vorteil zu nutzen, erfordert einen ausgezeichneten Einblick in geltende und kommende CTC-Mandate sowie ein unternehmensweites Verständnis der Systeme und Prozesse, die von den beschriebenen Trends betroffen sind oder bald betroffen sein werden.