Das Onlinezugangsgesetz mit dem Once-Only-Prinzip – Treibstoff für die Digitalisierung in Deutschland

In einer Welt, die sich unaufhörlich weiterentwickelt, und in welcher digitale Innovationen den Takt angeben, ist Deutschland längst nicht mehr nur das Land der Autobahnen und klassischen Ingenieurskunst. Es ist ein Land im digitalen Aufbruch, in dem der Wandel spürbar ist und bahnbrechende Veränderungen anstehen – dafür sorgt auch die Politik.

Die Digitalisierung hat längst sämtliche Bereiche unseres Lebens durchdrungen – sei es in der Wirtschaft, im Gesundheitswesen, in der Automobilindustrie oder eben im öffentlichen Sektor. Sie bietet öffentlichen Einrichtungen und Behörden jeder Ebene nicht nur die Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten und unser Leben einfacher, transparenter und effizienter zu machen, sondern auch immense Chancen für wirtschaftliches Wachstum und gesellschaftliche Weiterentwicklung.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) mit seinem Once-Only-Prinzip ist hierbei ein bedeutendes Gesetz, welches die Digitalisierung der Verwaltung und deren zugrundeliegenden Prozesse in Deutschland grundlegend revolutionieren soll. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was hinter dem Gesetz steckt, was das Once-Only-Prinzip eigentlich ist und was dies für die Digitalisierung in Deutschland schlussendlich bedeutet. Ferner beleuchten wir die Ziele und die Herausforderungen, welche damit einhergehen und zeigen Ihnen, wie SEEBURGER bei der Digitalisierung des öffentlichen Sektors helfen kann.

Was ist das Onlinezulassungsgesetz?

Bevor wir das Once-Only-Prinzip erkunden, welches auf dem Onlinezulassungsgesetz beruht, schauen wir uns zunächst an, was dieses neue Gesetz denn überhaupt mit sich bringt und welche Ziele es verfolgt.

Das Onlinezugangsgesetz ist ein deutsches Bundesgesetz, das im Rahmen des Artikels 9 des Gesetzes zur Neuregelung des bundesstaatlichen Finanzausgleichssystems und zur Änderung haushaltsrechtlicher Vorschriften verabschiedet wurde. Wie der Titel des Gesetzes bereits suggeriert, beabsichtigt es die Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen. Dabei stellt der Portalverbund sicher, „dass Nutzer über alle Verwaltungsportale von Bund und Ländern einen barriere- und medienbruchfreien Zugang zu elektronischen Verwaltungsleistungen dieser Verwaltungsträger erhalten“ [1]. Ferner wurden Länder und Kommunen bereits vom Bund verpflichtet, bis 2022 ihre Verwaltungsleistungen und -portale auch digital anzubinden. Nach aktuellstem Stand sind jedoch „erst 19 % der digitalisierbaren Verwaltungsleistungen online verfügbar“ und „tatsächlich haben Bund und Länder im Digitalisierungsprogramm Föderal nur drei der 35 hoch priorisierten OZG-Leistungen deutschlandweit online verfügbar gemacht“. Dies liegt unter anderem daran, dass die Voraussetzungen für die Verwaltungsdigitalisierung zu spät geschaffen wurden und organisatorische als auch fachliche Voraussetzungen erst nach über zwei Jahren vorlagen. In einer Stellungnahme sagt das BMI, „dass es die Umsetzung des OZG mit den Bundesressorts bzw. den Ländern entlang verschiedener Meilensteine vereinbart habe. Diese Planungen seien im Digitalisierungsprogramm Bund bereits aktualisiert worden. Im Digitalisierungsprogramm Föderal werde dies aktuell erarbeitet.“ [2]

Wie wird das Onlinezulassungsgesetz realisiert?

Der deutsche IT-Planungsrat definierte drei zentrale Umsetzungsaktivitäten zum Onlinezulassungsgesetz, welche voneinander abhängig sind:

1. Der Portalverbund ermöglicht den Zugang zu digitalen Verwaltungsleistungen, unabhängig davon, welches Verwaltungsportal genutzt wird. Der IT-Planungsrat überwacht den Aufbau dieses Verbundes und sorgt für dessen Einhaltung der geltenden EU-Vorgaben. Technisch erfolgt die Verknüpfung der Verwaltungsportale von Bund und Ländern über das Portalverbund Online-Gateway, welches den Informationsaustausch ermöglicht und Nutzern den Zugang zu Verwaltungsleistungen über verschiedene Portale hinweg ermöglicht.
2. Zur Realisierung des Once-Only-Prinzips, auf welches wir später im Detail zurückkommen, bedarf es eines einzigen Kontos für jeden Bürger und jede Bürgerin, von welchem auf alle Verwaltungsdienstleistungen zugegriffen werden kann. Der IT-Planungsrat macht Vorgaben, welche von Dienstleistern, die die Konten verwalten, eingehalten werden müssen. Nach einer einmaligen Registrierung benötigen Nutzer nur noch ein Konto für alle Dienste im Verbund. Diese Konten können praktische Funktionen bieten, wie die automatische Übernahme persönlicher Daten und die Zustellung von Dokumenten in ein elektronisches Postfach. Die Konten müssen interoperabel sein, um auf verschiedenen Ebenen der Verwaltung zu funktionieren.
3. Mit diversen Digitalisierungsprogrammen wird sichergestellt, dass Verwaltungsdienstleistungen digitalisiert und so auch erst onlinefähig gemacht werden, damit sie später von natürlichen Personen als auch von Unternehmen über das Internet in Anspruch genommen werden können. Primär ist von zwei Programmen die Rede.
4. Im Rahmen des Digitalisierungsprogramms des Bundes ist dieser allein für die Umsetzung der OZG-Leistungsbündel in seinem Zuständigkeitsbereich verantwortlich, ohne Beteiligung des IT-Planungsrates.
5. Im Rahmen des Digitalisierungsprogramms Föderal sind die Leistungen, die von Ländern und Kommunen erbracht werden, eingeschlossen. Dabei kooperieren Bund, Länder und Kommunen gemeinschaftlich. Die Föderale IT-Kooperation (FITKO) wurden vom IT-Planungsrat mit der gemeinsamen Programmleitung betraut.

Soweit, so gut, aber wie profitieren wir als Bürger von dem Ganzen?

Welche Vorteile ergeben sich für den Bürger aus dem Onlinezugangsgesetz?

Sie fragen sich sicherlich, was Ihre Vorteile sind und wie man Ihnen als Bürger oder Bürgerin mit dem Gesetz im Alltag entgegenkommt? Die folgenden Aspekte sind die wohl wichtigsten, die sich aus der Verabschiedung des Onlinezulassungsgesetzes ergeben.

• Digitalisierung der Verwaltung: Der erste Vorteil liegt auf der Hand, ist aber dennoch ein großer Fortschritt. Wie bereits erwähnt, verlangt das OZG von Behörden auf – und das ist entscheidend – Bundes- und Landesebene, ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Verwaltungsdienstleistungen ganz nachhaltig online in Anspruch zu nehmen.
• Barrierefreiheit und Datenschutz: Das Gesetz legt großen Wert auf die Sicherheit und den Datenschutz der Nutzerinnen und Nutzer. Außerdem sollen die digitalen Verwaltungsdienste barrierefrei gestaltet sein, um sicherzustellen, dass sie für alle Bevölkerungsgruppen zugänglich sind, einschließlich Menschen mit Behinderungen.
• Effizienz und Bürgernähe: Durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse sollen diese effizienter gestaltet werden. Dies soll Kosten senken und die Produktivität der öffentlichen Verwaltung steigern. Gleichzeitig soll die Bürgernähe verbessert werden, da Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsdienstleistungen bequem von zu Hause oder von überall aus über das Internet nutzen können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist – Sie ahnen es – das Once-Only-Prinzip, aber das erklären wir im Folgenden genauer.

Was ist das Once-Only-Prinzip?

Ein zentrales Prinzip des OZG ist das sogenannte „Once-Only-Prinzip“. Dies beabsichtigt, dass alle notwendigen Daten von Unternehmen und natürlichen Personen nur noch einmal an die Verwaltung gemeldet werden und zukünftig für alle Vorgänge aus synchronisierten Datenbanken abgerufen werden können.

Aufgrund der Tatsache, dass es den Bürgerinnen und Bürgern als auch Unternehmen ermöglicht wird, ihre Daten nur einmal anzugeben, werden diese eben schneller und effizienter verarbeitet.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Das Einwohnermeldeamt weiß bei einem Umzug direkt, wer Sie sind und wo sie bisher gewohnt haben. Die Sachbearbeiter können Ihre Kinder direkt im nächsten Kindergarten anmelden, die Umschreibung ihres Fahrzeuges auf die neue Adresse veranlassen, dem Finanzamt Ihre neue Adresse senden und auch gleich einen Änderungstermin für Ihren Personalausweis vereinbaren, ohne dass sie überall erneut Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihr Geburtsdatum individuell eintragen müssen. Diese komfortable Lösung setzt natürlich aber zunächst Datensouveränität voraus. Das heißt, dass Behörden, sei es vom Land oder auch vom Bund, nicht ohne Weiteres einfach auf Daten der Bürger und Bürgerinnen ohne weitere Abstimmung zugreifen können, sondern es bedarf einer Zustimmung seitens des Auftraggebers.

Das Once-Only-Prinzip verspricht somit eine ganz neue Möglichkeit, die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben. Es ist nicht zuletzt Teil der Bemühungen der Europäischen Union (EU), den digitalen Binnenmarkt durch Verringerung des Verwaltungsaufwands für Bürgerinnen und Bürger als auch für Organisationen, die Länder und den Bund weiterzuentwickeln. Es bietet einen Rahmen, der es Menschen erleichtert, einmal erfasste Daten zu mehreren Zwecken zu nutzen, ohne sie erneut eingeben zu müssen. Dadurch können alle Stakeholder ein digitales Ökosystem und dessen Vorzüge nutzen, welches die Kommunikation durch automatisierten Datenaustausch erleichtert und ein echtes Mehrwertversprechen bietet. Es ist eine simple, aber dennoch wirksame Methode, die administrative Bürokratie zu reduzieren und reibungslose Abläufe zu ermöglichen.

• Durch die Reduzierung manueller Aufgaben können Unternehmen ihre Kosten senken und ihre Produktivität steigern, indem sie mehr Zeit in die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen investieren.
• Auch Bürgerinnen und Bürger müssen dank des OZG keinen Urlaub mehr nehmen oder früher von der Arbeit gehen, nur um ihr Fahrzeug umzumelden. Damit einher geht ein verringertes Risiko, irgendwelche Fristen zu verpassen und Strafgelder zu riskieren. Das Once-Only-Prinzip beschleunigt diesen ganzen Prozess zudem.
• Mit dem Once-Only-Prinzip wird es auch für den Staat und die Länder langfristig einfacher werden, den Anschluss an die Digitalisierung zu finden und so ein stärkeres Wirtschaftswachstum und eine bessere Effizienz in der öffentlichen Verwaltung bei gleichzeitiger Kostensenkung zu erreichen.

Wie kann das Once-Only-Prinzip jetzt konkret die Digitalisierung vorantreiben?

Weil Daten zukünftig nur noch einmal angegeben werden und dann in mehreren Softwarelösung und bei verschiedenen Verwaltungen weiterverarbeitet werden sollen, bedarf dies einer Möglichkeit, Daten auszutauschen bzw. zugänglich zu machen. Das kann man am besten mit einer Integrationslösung gewährleisten. Diese wird dann die Systeme zu einer homogenen und harmonischen Infrastruktur verbinden, Daten sicher übertragen und in die richtige Sprache des empfangenden Systems übersetzen. Durch diese Automatisierung werden die Prozesse der Datenverarbeitung und des Datenaustauschs vereinfacht, was einen schnelleren Zugang zu Dienstleistungen und Verwaltungsvorgängen ermöglicht. Außerdem ermöglicht es, die Kosten für die Datenverarbeitung zu senken, was dazu beitragen wird, den Standort Deutschland weiter wirtschaftlich zu stärken.

Das Once-Only-Prinzip wird auch die Sicherheit, Qualität und Genauigkeit von Daten verbessern. Da die Daten immer nur an einem Ort aufbewahrt werden, werden sensible Daten besser geschützt, denn Datensparsamkeit ist ein wichtiger Grundsatz des Datenschutzes. Am wichtigsten ist jedoch, dass das Once-Only-Prinzip den natürlichen Personen und Organisationen mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Daten bieten wird, was die Bürger und Bürgerinnen dazu ermutigt, sich an der Digitalisierung Deutschlands zu beteiligen. So wird nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die Nutzung digitaler Dienste erhöht, was wiederum die Digitalisierung der gesamten Wirtschaft als Ganzes vorantreiben wird.

Soweit zu den Vorteilen für alle – den Staat, Unternehmen, individuelle Personen – aber gibt es auch Bedenken hinsichtlich der Neuerungen?

Welche Herausforderungen ergeben sich aus dem Once-Only-Prinzip?

Im Zusammenhang mit dem Once-Only-Prinzip gibt es auch einige Herausforderungen.

• Datenschutz, Datensicherheit und Datenschutzrechte: Wie bereits erwähnt, legt das Gesetz großen Wert auf die Sicherheit und den Datenschutz der Nutzerinnen und Nutzer und durch Datensparsamkeit soll gleichzeitig die Sicherheit erhöht werden. Dennoch weckt die Weitergabe von Daten in vielen immer noch berechtigte Sorgen, was denn da mit den persönlichen Daten passiert. Wo werden sie gespeichert? Wer hat darauf Zugriff? Wer überwacht das Ganze? Klar ist, dass das OZG und das Once-Only-Prinzip strengste Datenschutzmaßnahmen und die Gewährleistung, dass die Bürgerinnen und Bürger die Kontrolle über ihre Daten behalten und dass ihre Datenschutzrechte gewahrt werden, erfordern.
• Interoperabilität: Um das Once-Only-Prinzip erfolgreich umzusetzen, müssen verschiedene Verwaltungssysteme auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene nahtlos miteinander kommunizieren können. Dies erfordert technische Interoperabilität und die Entwicklung von gemeinsamen Standards, kann aber ganz leicht und effizient mit modernen Integrationslösungen vollzogen werden.
• Rechtliche Komplexität: Die Harmonisierung von rechtlichen Rahmenbedingungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene kann komplex sein und rechtliche Herausforderungen mit sich bringen. Das erfordert gegebenenfalls die Anpassung von Gesetzen bzw. der Verabschiedung neuer Gesetze.
• Verwaltungskultur und organisatorische Veränderungen: Die Umstellung auf das Once-Only-Prinzip erfordert oft tiefgreifende Veränderungen in der Verwaltungskultur und den Verwaltungsprozessen. Sind diese Hürden jedoch einmal überwunden, legen sie einen nachhaltigen Grundstein für weitere Digitalisierungsinitiativen.

Auch wenn diese Herausforderungen nicht leicht zu bewältigen sein mögen, bietet das Once-Only-Prinzip die Möglichkeit, viele der Prozesse zu automatisieren und somit eine effizientere Abwicklung zu gewährleisten.

Wie SEEBURGER helfen kann

Das Once-Only-Prinzip verspricht, eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung in Deutschland zu spielen.

SEEBURGER hilft öffentlichen Behörden in Deutschland und weltweit bei der Digitalisierung. Wie oben festgehalten, erfordert die Digitalisierung des öffentlichen Sektors und vor allem das Once-Only-Prinzip eine vollständige, umfangreiche und vor allem sichere Integration verschiedenster Systeme und Softwarelösungen. Nur durch ein harmonisches Zusammenspiel dieser kann gewährleistet werden, dass alle Behörden von Kommunen über Länder bis hin zum Bund ihre Daten aus synchronisierten Datenbanken beziehen können, damit Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Daten nicht mehrmals angeben müssen.

Die SEEBURGER BIS Plattform ist unsere Lösung für Integrationen zwischen Anwendungen, Menschen und Prozessen. Mit der SEEBURGER BIS Plattform kann jeder Anwender einfachste bis hin zu komplexesten Integrationen einrichten und managen. Anwendungen verbinden, Technologien integrieren, Prozesse automatisieren und Innovationen inspirieren – mit agiler Integration und dynamischen Bereitstellungsmodellen von SEEBURGER.