EDI-Anbieter wechseln? Hier erfahren Sie alles Wichtige über eine nahtlose EDI-Migration

Tauschen Sie schon effizient Daten aus, oder suchen Sie noch nach einem geeigneten Provider? Ein EDI-Anbieterwechsel kann eine entmutigende Herausforderung sein. Stellt Ihr aktueller EDI-Anbieter jedoch den Betrieb ein oder liefert nicht wie zuvor erhofft, dann ist eine EDI-Migration keine Option, sondern ein Muss. Der elektronische Datenaustausch via EDI ist das Rückgrat moderner Geschäftsbeziehungen und die Auswahl des richtigen Anbieters spielt langfristig eine entscheidende Rolle in der erfolgreichen Umsetzung dieser Technologie – im Sinne von Geschäftsprozessoptimierung und erhöhte Effizienz.

In diesem Blogbeitrag bereiten wir Sie von der Theorie bis hin zur Praxis auf den EDI-Anbieterwechsel und die damit verbundene EDI-Migration vor.

Warum sollten Sie Ihren EDI-Anbieter wechseln?

Neben den zuvor genannten Gründen der Unzufriedenheit mit dem aktuellen EDI-Anbieter oder deren Einstellung des Betriebs, gibt es noch weitere valide Gründe, einen Wechsel zumindest in Erwägung zu ziehen.

EDI ist seit den 1960er-Jahren eine bewährte Technologie, die sich seither kontinuierlich weiterentwickelt hat und auch daher heute noch in Unternehmen allerlei Branchen im Einsatz ist. Jedoch gibt es keine Beständigkeit ohne Innovation – Technologie im Bereich des elektronischen Datenaustauschs entwickelt sich noch immer stetig weiter. Ein Wechsel des Anbieters könnte somit notwendig sein, um mit der technologischen Weiterentwicklung und von fortschrittlicheren Funktionen und Sicherheitsmaßnahmen eines innovativen Providers zu profitieren, die den aktuellen Geschäftsanforderungen im Vergleich zum bisherigen Anbieter besser entsprechen.

Doch nicht nur die EDI-Technologie kann sich ändern und weiterentwickeln, sondern auch das Unternehmen, welches diese nutzt. Es kann wachsen oder sich ändernden Marktanforderungen gegenübersehen, wodurch neue und weitreichendere Anforderungen an Skalierbarkeit und Flexibilität hervorkommen. Ein neuer EDI-Anbieter kann eine skalierbare Lösung bieten, die es dem Unternehmen ermöglicht, problemlos mit einem höheren Transaktionsvolumen und einer steigenden Anzahl von Geschäftspartnern umzugehen.

Sprechen wir hier von einer internationalen Expansion eines Unternehmens, müssen in diesem Zuge branchenspezifische und regionale Anforderungen an die EDI-Lösung betrachtet werden. Verschiedene Branchen und Regionen können unterschiedliche EDI-Standards verwenden. Ein flexibler EDI-Anbieter sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Standards zu unterstützen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nahtlos mit verschiedenen Partnern kommunizieren kann.

Diese unternehmensbedingten Änderungen und die Weiterentwicklung bringen womöglich eine viel komplexere IT-Landschaft mit sich und gleichzeitig bietet der technologische Fortschritt der heutigen Zeit eine breite Palette an Integrationsmöglichkeiten, aber auch -anforderungen. Ein Wechsel des EDI-Anbieters aufgrund von Integrationsaspekten kann mehrere Vorteile für Ihr Unternehmen bringen. Diese reichen von dem harmonisierten Zusammenspeil etablierter unternehmensinterner Systeme über die Unterstützung moderner Technologien bis hin zu besserer Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Es ist wichtig, Ihre spezifischen Integrationsanforderungen zu bewerten und sicherzustellen, dass der gewählte EDI-Anbieter sowohl die aktuellen als auch zukünftigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllen kann. Ein reibungsloser Integrationsprozess trägt erheblich zur Effizienz Ihrer Geschäftsabläufe bei und ermöglicht, flexibler auf die sich ändernden Anforderungen des Marktes zu reagieren.

Woran erkennen Sie einen geeigneten EDI-Anbieter?

Aus den gerade thematisierten Gründen, den EDI-Anbieter zu wechseln, ergeben sich folgende Eigenschaften eines bewährten und zukunftsfähigen EDI-Anbieters für Ihr Unternehmen.

• Bei einem EDI-Anbieter mit langjähriger Expertise können Sie sich auf viel Praxiserfahrung verlassen. Die langjährige Branchenkenntnis und Erfahrung des Anbieters spiegeln sich in seiner Fähigkeit wider, bewährte Lösungen und Technologien anzubieten, die speziell auf die individuellen Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind. Durch diese Erfahrung hat der Anbieter oft auch eine tiefgreifende Kenntnis von Best Practices und Herausforderungen im Zusammenhang mit elektronischem Datenaustausch via EDI, was dazu beiträgt, dass Sie von bewährten Methoden und effizienten Lösungen für jedes Geschäftsszenario profitieren können.
  SEEBURGER ist einer der anerkannten Marktführer im Bereich EDI mit über 35 Jahren Erfahrung in der Bereitstellung innovativer Lösungen für Unternehmen weltweit.
• Ein geeigneter EDI-Provider bietet Ihnen eine skalierbare Lösung. Wie bereits erwähnt ist Skalierbarkeit und Flexibilität besonders bei wachsenden Unternehmen und in einem dynamischen Umfeld besonders wichtig, um Ressourcen zu sparen. Das bedeutet, dass die EDI-Plattform problemlos mit Ihrem Unternehmen wachsen können muss. Eine skalierbare und flexible EDI-Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse agil anzupassen und auf neue Chancen zu reagieren, ohne dabei die Effizienz zu beeinträchtigen, aber immer optimal auf die Geschäftsziele abgestimmt zu bleiben.
• Ein fortschrittlicher EDI-Anbieter automatisiert Prozesse. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein Schlüsselfaktor für die Effizienzsteigerung im elektronischen Datenaustausch. Durch den Einsatz einer automatisierten EDI-Lösung können repetitive Aufgaben, wie das Partner-Onboarding, drastisch reduziert werden. Dies führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern minimiert auch das Risiko von menschlichen Fehlern, die bei manuellen Prozessen auftreten können. Bei der Auswahl eines EDI-Anbieters sollten Sie darauf achten, dass die angebotene Lösung eine umfassende Automatisierung unterstützt, um die Vorteile dieser modernen Technologie voll auszuschöpfen.
• Mit EDI in der Cloud sind Sie auf dem aktuellsten Stand. Insgesamt ermöglicht EDI in der Cloud Unternehmen, flexibler, agiler und effizienter zu operieren und zu agieren, indem sie stets Zugang zu den neuesten Technologien und Funktionen haben, ohne dabei die Belastung von manuellen Wartungsaufgaben zu tragen. Ein innovativer EDI-Provider bietet daher seine EDI-Software und -Services auch mit der Option einer Cloud-Lösung an. Ein nennenswerter Vorteil einer Cloud-Integration-Lösung für B2B/EDI ist der geringe manuelle Aufwand dank gebrauchsfertiger und einfach zu implementierender Komponenten, welche einzeln erworben, aber auch kombiniert werden können, für eine ganzheitliche und umfassende EDI-Kommunikation in Ihrem Unternehmen.
• Ein sicherheitsbewusster EDI-Anbieter legt Wert auf Compliance. Diese bezieht sich auf die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Branchenstandards, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit. Ihr EDI-Anbieter sollte sicherstellen können, dass die angewandten Lösungen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer geschäftlichen Informationen und Daten zu schützen.

EDI-Migration zum richtigen Anbieter

Haben Sie sich einmal auf Grundlage der oben genannten Aspekte für den geeigneten EDI-Provider entscheiden, geht es nun um den Umzug. Sie werden nun Ihre Prozesse und Daten von der Legacy-EDI-Technologie umziehen auf die neue EDI-Technologie. Dieser Umzug nennt sich auch Migration. Im Folgenden schauen wir uns noch abschließend die Schritte und To-Dos an, welche bei einem solchen Projekt anstehen. Das IT-Consulting-Team des neuen Anbieters steht Ihnen hier im Idealfall mit Rat und Tat zur Seite, um einen nahtlosen Übergang ohne Ausfälle zu gewährleisten.

1. In der Phase der Planung vor der eigentlichen EDI-Migration steht eine gründliche Analyse der bestehenden EDI-Struktur und der damit verbundenen Geschäftsprozesse an. Dies beinhaltet die Identifikation von Schwachstellen und Potenzialen für Verbesserungen. Parallel dazu erfolgt die Definition klarer Ziele und Anforderungen, die während des Migrationsprozesses erreicht werden sollen und im Nachgang zur Beurteilung des Projekts dienen. Hierbei wird eine klare Vision für die angestrebten Veränderungen entwickelt.
2. Auf Basis dessen werden technische Vorbereitungen für die EDI-Migration getroffen. Beim Daten-Mapping liegt der Fokus auf der präzisen Zuordnung der Datenstrukturen zwischen dem Legacy- und dem neuen EDI-System. Dieser Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Daten konsistent und korrekt zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden können. Es beinhaltet die Identifikation von Datenkonvertierungsanforderungen, sodass Informationen nahtlos und ohne Verluste zwischen den verschiedenen Formaten übertragen werden können, damit ein fortlaufender Betrieb ohne Unterbrechungen gewahrt ist.
3. Im Anschluss erfolgt die Systemintegration, die die Einführung des neuen EDI-Systems in die bestehenden Unternehmensanwendungen umfasst. Die Integration ermöglicht es, die Vorteile des neuen EDI-Systems voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Effizienz der gesamten Unternehmensinfrastruktur zu optimieren.
4. Umfassende Tests in einer sicheren Umgebung gewährleisten die reibungslose Funktionalität des neuen Systems, indem so sichergestellt wird, dass Daten korrekt zwischen den alten und neuen Systemen ausgetauscht werden können. Dies beinhaltet die Überprüfung von Datenintegrität, Formatkonsistenz und die erfolgreiche Umsetzung von Datenkonvertierungen. Etwaige auftretende Fehler werden identifiziert und eine genaue Fehlerbehebung durchgeführt.
   Die Testergebnisse dienen nicht nur der Gewährleistung der Datenqualität, sondern ermöglichen auch die Optimierung der zugrundeliegenden Prozesse. Durch das Erkennen von Schwachstellen und das Implementieren von Verbesserungen während der Testphase wird sichergestellt, dass das neue EDI-System effizient und fehlerfrei in den operativen Betrieb übergehen kann.
5. Nun kommt allmählich das Go-Live des neuen Systems ins Rollen. In einer Pilotphase wird das neue System in einer begrenzten Umgebung oder mit ausgewählten Geschäftspartnern implementiert. Dies ermöglicht eine gezielte Überprüfung der Funktionalität unter realen Bedingungen, bevor die breite Einführung erfolgt. Durch die Implementierung in einer kontrollierten Umgebung können nochmals potenzielle Schwachstellen identifiziert und behoben werden, bevor das System auf das gesamte Unternehmen ausgedehnt wird.
6. Der Rollout erfolgt nach erfolgreicher Pilotphase. Eventuell auftretende Probleme müssen nach wie vor sofort angegangen werden, und ein Support-Team steht bereit, um rasch Unterstützung zu bieten.
7. Nach der erfolgreichen Implementierung des neuen EDI-Systems steht die kontinuierliche Verbesserung im Fokus. Dies beinhaltet die Überwachung der Performance, um Schwachstellen zu identifizieren, und die Integration von Feedbackschleifen für Anwender- und Stakeholder-Rückmeldungen zur iterativen Optimierung. Sämtliche Prozessänderungen werden dokumentiert und fortlaufende Wartungen durch ein Support-Team sichert die Anpassung des Systems an aktuelle Anforderungen und Technologien. Dieser umfassende Ansatz gewährleistet langfristige Stabilität, Effizienz und Reaktionsfähigkeit des implementierten EDI-Systems im Unternehmen.

SEEBURGER – Ihr erfahrener EDI-Anbieter

Sind Sie nun bereit für einen EDI-Anbieterwechsel? Kommen Sie zu uns! Wir verstehen, dass Veränderungen eine Herausforderung sein können, und wir sind hier, um Ihnen zu helfen.

Die B2B/EDI-Funktionen der SEEBURGER BIS Plattform ermöglichen die Vernetzung von Unternehmen mit Geschäftspartnern und Behörden. Dabei ist die moderne Basis der SEEBURGER BIS Plattform der Schlüssel für einen stabilen und zuverlässigen Betrieb, unabhängig von der Datenlast. Die SEEBURGER BIS Plattform unterstützt alle relevanten EDI-Standards und ermöglicht so die Anbindung und Integration von EDI mit Ihren APIs, ERP-Systemen und Cloud-Services im gesamten digitalen Ökosystem.