Lieferantenintegration mit WebEDI

Die digitale Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten via EDI ist heutzutage auch für kleine Geschäftspartner ohne großen Aufwand möglich. Die Lösung lautet WebEDI. Erfahren Sie, wie sich WebEDI entwickelt hat, wie es eingesetzt wird, welche Vorteile es hat und wie Sie damit die Digitalisierung Ihrer Lieferkette vorantreiben können.

Von EDI zu WebEDI

In den 90er Jahren des vergangenen Jahrhunderts erfolgte der Austausch von Daten vorzugsweise über ISDN (Integrated Services Digital Network). Damit also Informationen digital verschickt werden konnten, mussten die beteiligten Partner einen ISDN-Anschluss, eine Rufnummer und entsprechende Software besitzen. Dieses Konglomerat aus Software und Nutzung von Datenprotokollen könnte man ganz allgemein als EDI-Lösung bezeichnen.

Um in den 90er Jahren EDI zu betreiben, war es also unumgänglich, die Software und die dafür notwendigen Protokolle im eigenen Haus – On-Premises – einzurichten. Gleichzeitig entstand aber auch das Internet, das im selben Zeitraum durch das http-Protokoll massentauglich wurde.

In den 2000er Jahren wurde die Internet-Technologie, insbesondere auch durch die Weiterentwicklung von Java und die Entstehung von sogenannten Web-Frameworks, sehr ausgereift. So wurde es möglich, Enterprise-Applikationen zu entwickeln, die über das Internet bedient und verwaltet werden konnten. Diese Anwendungen werden im üblichen Sprachgebrauch Web-Portale oder Web-Anwendungen genannt.

Diese Portale erleichterten die Verbreitung von Programmen erheblich, weil bei den Anwendern keine vollwertige Software installiert werden musste (sog. Fat-Client). Es genügte ein einfacher Internetbrowser und ein Internetzugang (sog. Thin-Client), um diese Anwendungen zu nutzen.

Werden über solch ein Web-Portal Daten erfasst, im Hintergrund zu „EDI-Daten“ umgewandelt und zu einem Endkunden geschickt, spricht man von einem WebEDI Portal. Um genau diese Art der Anwendungen soll es nun im folgenden Absatz gehen. Es wird aufgezeigt, welche Belege klassischerweise ausgetauscht werden, was die übliche Anwendergruppe ist und welche aktuellen Tendenzen es bei der Nutzung von WebEDI gibt.

Einsatz von WebEDI

Wie in der Einführung schon beleuchtet, nutzten viele Unternehmen sogenannte On-Premises-Lösungen, um den EDI-Austausch zu gewährleisten. WebEDI-Portale sind aber nicht vor dem Hintergrund entstanden, die schon vorhandenen Vorort-Lösungen zu ersetzen. Vielmehr dienten WebEDI-Portale der weiteren Verbreitung des digitalen Belegaustausches zwischen den beteiligten Firmen.

Eine EDI-Lösung vor Ort aufzubauen war sehr aufwendig im Hinblick auf Kosten, Personal und benötigter Hardware. Nicht jedes Unternehmen hatte die Kapazitäten, dies zu gewährleisten und nutzte daher für den Datenaustausch weiterhin tradierte Medien (Brief, Fax, E-Mail).

Mit Aufkommen der WebEDI-Portale konnte aber auch diesen Firmen eine Lösung angeboten werden, um EDI „günstig“ zu betreiben. Betrachtet man nun Lieferketten, wird dabei das WebEDI-Portal klassischerweise vom Kunden eingerichtet und dem Geschäftspartner (Lieferant, Spediteur etc.) zur Nutzung bereitgestellt. Es gibt aber auch Marktplatzmodelle (meist von Drittanbietern), bei denen sich Kunden und Lieferanten auf gleicher Ebene treffen und den Datenaustausch vereinbaren. Das Outsourcing der WebEDI-Lösung vom Kunden an spezialisierte Unternehmen ist im Rahmen der Cloud-Bewegung, die Ende der 2000er aufkam, längst State-of-the-Art.

Der Grund, warum der Belegaustausch über EDI mehr und mehr gefordert wird, liegt im wachsenden Bedürfnis der (End-)Kunden, die gesamte Lieferkette zu digitalisieren und somit mehr Transparenz im Belegaustausch zu schaffen.

• Lernen Sie in Teil 1 dieser Themenreihe die Herausforderungen kennen, die mit der Lieferantenintegration entlang der Supply Chain verbunden sind.

Belegaustausch über WebEDI

Betrachtet man die aktuell am Markt gängigen WebEDI-Lösungen, dann fällt auf, dass die meisten Portale auf den Austausch von zwei wesentlichen Belegarten spezialisiert sind: Dies sind zum einen Bestelldokumente – entweder in Form einfacher Einzelbestellungen oder für die Serienfertigung auf Abruf in Form von Lieferplänen. Zum anderen handelt es sich um die Avisierung der Lieferung in Form eines Lieferavis (eng. Advanced Shipping Notification ASN).

Der Hintergrund ist, dass im Rahmen einer Geschäftsbeziehung diese zwei Dokumentenarten die am häufigsten ausgetauschten Belegarten sind. Somit bietet die Digitalisierung dieser Dokumente die größten Vorteile im Alltag. Sicherlich ist es immer wünschenswert, den gesamten Dokumentenaustausch zu digitalisieren. Aber auch das muss unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit darstellbar sein. Überspitzt gesagt macht es keinen Sinn, für Belegarten WebEDI oder EDI allgemein einzuführen, wenn darüber mit den Partnern im ganzen Jahr nur zehn Dokumente ausgetauscht werden.

Ein weiterer Vorteil bei diesen Belegen ist, dass sie durch Intermediäre wie ODETTE, VDA oder UN (EDIFACT) standardisiert wurden und erforderliche Prozesse und Formate für den EDI-Austausch existieren. Das heißt, man kann auf einen Standard aufbauen, der auch in der Industrie akzeptiert ist.

Ausgehend von den oben genannten Dokumentenarten haben sich im Laufe der Zeit noch weitere Belegarten etabliert, die mehr und mehr im Umfeld von WebEDI genutzt werden:

• Bestellbestätigungen
• Wareneingangs- und Bestandsmeldungen sowie
• Rechnungen bzw. Gutschriften.

Nutzen von WebEDI

Die Unternehmen müssen ihre Produkte flexibel an die Markterfordernisse anpassen und eine hohe Qualität und Verfügbarkeit sicherstellen können. Der Austausch von Nachrichten mit den Lieferanten per EDI ist dabei ein Grundpfeiler, um diese Ziele zu erreichen. WebEDI macht all dies auch für Lieferanten möglich, die kein EDI-System auf ihrer Seite etablieren können.

Ganz konkret profitieren Unternehmen, die WebEDI einsetzen, von folgenden Vorteilen:

• Reduzierung der Übertragungszeiten, da die Informationen innerhalb von Sekunden von einem Partner zum anderen übertragen werden.
• Reduzierung wiederholter Eingaben, da Informationen schon vorliegen und nicht noch einmal per Hand eingegeben werden müssen.
• Reduzierung von Dateneingabefehlern, da die Information nicht per Hand eingeben werden.
• Reduzierung des papiergebundenen Dokumentenflusses und somit auch leichter, transparenter Zugriff auf mehr Informationen.
• Reduzierung der Kosten bei Tätigkeiten zum Datenhandling, da der Prozess insgesamt beschleunigt wird.

Daraus abgeleitet ergeben sich weitere Vorteile, die direkte Auswirkungen auf die Fertigung und Planung haben:

• Deutliche Vereinfachung des Wareneingangs, da ASNs elektronisch vorliegen. Möglichkeit, auch einen scannerbasierten Wareneingang einzuführen, wenn fast alle Lieferbelege elektronisch vorliegen.
• Reduzierung von Lagerkapazitäten, da durch transparentere Planung und geringere Durchlaufzeiten auch entsprechende Reserven verringert werden können.
• Vereinfachung der Auswahl von Lieferanten für Folgeprojekte, da eine Auswertung über Lieferqualität und weitere Kennzahlen leichter vorgenommen werden kann.

Für viele Unternehmen stellt WebEDI somit eine weitere wichtige Möglichkeit dar, die Digitalisierung ihrer Lieferkette zu verbessern, um somit am Markt konkurrenzfähig zu bleiben. Neben EDI und WebEDI gibt es noch weitere neue Themen rund um die Digitalisierung von Lieferketten. Auf diese Themen werden wir im letzten Blog der Serie zur Lieferantenintegration eingehen.