Viele Anforderungen, wenig Ressourcen? Betriebsoptionen für eInvoicing und WebEDI

Viele IT-Abteilungen sind durch permanent starke Auslastung geprägt, wodurch Anforderungen von Fachabteilungen nicht immer kurzfristig realisiert werden können.

Speziell dann, wenn jedoch eine Anforderung einer Fachabteilung einen positiven Nutzen für das Unternehmen bringen oder sogar eine gesetzliche Anforderung erfüllen soll, ist das mehr als nur ärgerlich.

Hier kann ein „Cloud First“-Ansatz helfen, der bereits in vielen Unternehmen gelebt wird.

Beziehen Sie Partner mit ein

Unter den Anfragen an ein Business Integration Team befinden sich häufig Themen, die klaren Vorgaben folgen oder sogar folgen müssen und kaum Spielraum für Interpretationen zulassen.

Vorgaben können beispielsweise sein:

Je klarer solche Vorgaben sind, umso eher bietet es sich an, einen geeigneten Partner mit einzubeziehen, zu dessen Tagesgeschäft es gehört, solche Themen umzusetzen. Dies kann in mehreren Stufen erfolgen.

Nutzen Sie standardisierte Software

Standardisierte oder Kauf-Software bedeutet, diese einfach und effizient nutzen zu können. Unter anderem folgende Themen übernimmt hierbei der Hersteller, wodurch der eigene Aufwand deutlich reduziert wird:

Von einem Partner wie SEEBURGER kann beispielsweise die Business Integration Suite als vollständige und mit dem Bedarf mitwachsende Integrations-Plattform als standardisierte bzw. Kauf-Software bezogen werden.

Diese kann dann mit kurzen Vorlaufzeiten implementiert werden. Eine Anpassung auf spezifischen Gegebenheiten erfolgt in der Regel über eine Konfiguration der Software.

Notwendige Anpassungen bei Änderungen an den Rahmenbedingungen, wie neueren Betriebssystem- oder Datenbank-Versionen oder auch neueren Integrations-Techniken wie OFTP2 als Ersatz für OFTP1, werden routinemäßig durchgeführt und stehen in neuen Service Packs automatisch zur Verfügung.

Funktionale Erweiterungen, beispielsweise um AS2-Kommunikation oder PGP-Verschlüsselung, können kurzfristig hinzugefügt und mit den bereits bekannten Werkzeugen der Integrations-Plattform, wie dem Monitoring oder der Konfiguration einfach verwendet werden.

Die Verwendung von Komponenten eines Herstellers bzw. die Erweiterung einer bestehenden Software sichert die Kompatibilität, wie beispielsweise beim Aufrufen einer Komponente, vollständigen Zugriff auf deren Rückmeldung auch im Fehlerfall und der Nutzung des inkludierten Monitorings ab.

Nutzen Sie standardisierte Services

Standardisierte Services (z.B. SaaS – Software as a Service) gehen hier sogar noch einen Schritt weiter, als standardisierte Software. Hier übernimmt der Hersteller oder Dienstleister unter anderem zusätzlich noch folgende Themen, wodurch der eigene Aufwand weiter reduziert wird:

Betriebsoptionen für eInvoicing

Ein solch standardisierter Service im Umfeld von Business Integration kann beispielsweise eInvoicing sein.

Hier müssen verschiedene landes- oder branchenspezifische eInvoicing-Verfahren in Kombination mit unternehmensspezifischen Gegebenheiten bedient werden, wodurch die Anzahl der möglichen Varianten fast bis ins Unendliche reicht.

Die Komplexität der verschiedenen eInvoicing Verfahren verdeutlicht die nachfolgende Grafik:

Bei der Umsetzung von eInvoicing-Anforderungen sollte nun geprüft werden, welche Bausteine selbst und welche möglicherweise effizienter durch Partner wie SEEBURGER übernommen werden können.

Hierbei ist es hilfreich, wenn nach dem Baukastenprinzip die passende Abwicklung ausgewählt werden kann.

Dies gilt bei den eInvoicing Anforderungen für die folgenden Bestandteile:

• Konvertierung (ausgehend von z.B SAP Rechnungs-IDoc) in neutrales Format und in Zielformat
  • Variante mit geringem Aufwand:
    Bereitstellung durch SEEBURGER + Betrieb in der SEEBURGER Cloud
  • Variante mit mittlerem Aufwand:
    Bereitstellung durch SEEBURGER als Standard-Mappings + Betrieb auf dem eigenen BIS-System
  • Variante mit hohem Aufwand:
    Erstellung eigener Mappings + Betrieb auf dem eigenen BIS

• Kommunikation mit dem Partner
  • Variante mit geringem Aufwand:
    Durchführung durch SEEBURGER
  • Variante mit mittlerem Aufwand:
    Durchführung auf dem eigenen BIS unter Verwendung von Standard-Kommunikationstechniken, wie etwa AS2 oder OFTP2
  • Variante mit hohem Aufwand:
    Durchführung auf dem eigenen BIS unter Verwendung von Spezial-Kommunikationstechniken, wie etwa der Verwendung eines weiteren Service-Providers oder Clearing Centers

Entscheidet man sich bei bestimmten Bausteinen die Lösung eines Partners, so profitiert man neben dem geringeren Aufwand auch von deren Erfahrung und von Leistungsvereinbarungen, die mit dem Partner vereinbart wurden.

Betriebsoptionen für WebEDI zur Lieferantenanbindung

Ein weiterer standardisierter Service kann beispielsweise WebEDI sein.

Hierbei wird durch den Kunden oder dessen Service-Provider eine Weboberfläche (beispielweise das SEEBURGER Supplier Portal in der SEEBURGER Cloud) angeboten, die Lieferanten ohne EDI-Kapazitäten das Lesen und Herunterladen von Bestellungen in verschiedenen Formaten (wie etwa PDF oder CSV) erlaubt. Der Lieferant wird hierbei per Email über neue Bestellungen informiert.

Basierend auf den Daten aus der Bestellung als Vorlage kann der Lieferant Folgedokumente, wie Bestellbestätigung, Lieferschein oder Rechnung über die Oberfläche mit minimalem Aufwand erstellen und dabei zeitgleich die Durchlaufzeit und Fehlerquote reduzieren. Eine Bestellung wird hier quasi zu einer Bestellbestätigung oder einem Lieferschein „umgewandelt“ und beispielsweise um eine Vorfallnummer des Lieferanten und ein Lieferdatum ergänzt.

Der Kunde kann WebEDI vollständig automatisiert bedienen, beispielsweise mit Dokumenten, die ohnehin bereits für EDI verwendet werden. Darüber hinaus kann der Kunde festlegen, welche Informationen durch den Lieferanten in WebEDI verpflichtend eingegeben werden müssen und so eine hohe Datenqualität und einen hohen Automatisierungsgrad sicherstellen.

Auch hierbei kann nach dem Baukastenprinzip analog von eInvoicing die passende Abwicklung ausgewählt werden.

Fazit

Ein zentrales Business Integration Team sollte bei neuen Anforderungen auch immer die Einbindung von Partnern als mögliche Option sehen. Diese können das eigene Team sinnvoll ergänzen. Dies sollte als Chance und nicht als Konkurrenz zum eigenen Team gesehen werden.

Angesichts der enormen Bandbreite an Themen, die durch ein Business Integration Team abgewickelt werden müssen, verlagert sich durch die Nutzung einer standardisierten Software oder eines standardisierten Services dann ein Teil der Arbeitslast des eigenen Teams hin zum externen Partner. Somit kann das Business Integration Team sich stärker auf die individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens fokussieren.