Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – Hinweise zu den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen

Gemäß der EU-Richtlinie EN16931 müssen alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

In Deutschland gibt es zwei auf EN16931 basierende Formate, ZUGFeRD im Profil EN16931 (COMFORT) und XRechnung, die mit der Europäischen Norm für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung kompatibel sind.

Aufgrund des Föderalismus in Deutschland gibt es pro Bundesland eine Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben, die sich oft noch im Änderungsmodus befinden und kurzfristig ändern können.

Die Abweichungen betreffen:

• Vorgaben des Rechnungsformats.
• den Übertragungskanal.
• Bedingungen für die Nutzung von Rechnungseingangsportalen.

Dieses zwingt die Lieferanten, kurzfristig und flexibel auf geänderte Rahmenbedingungen zu reagieren.

Diese Vielfalt widerspricht eigentlich der Idee eines einheitlichen Europäischen Vorgehens zur Vereinheitlichung und Vereinfachung des Rechnungsaustauschs für Business-to-Government (B2G).

Was sind die Auswirkungen für Sie als Lieferanten?

Einige Portale akzeptieren nur XML-Dokumente, kein PDF+XML

So akzeptieren Rechnungsempfänger in der Bundesverwaltung aktuell elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD nur in der Version 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ (letzteres basiert auf dem Format XRechnung mit der Spezifikationskennung: „urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_1.2“).

Dem gegenüber akzeptieren einige Portale reine XML-Dateien im Format ZUGFeRD in der Version 2.0.1/2.1.1 Profil „EN16931 (COMFORT)“ mit der Spezifikationskennung: „urn:cen.eu:en16931:2017“ nicht.

Die ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ muss als reine XML-Datei erzeugt und über die verschiedenen Übertragungskanäle der ZRE bzw. OZG-RE zu übermittelt und eingereicht werden (E-Mail, Upload, Webservice via PEPPOL).

Dies eröffnet Lieferanten des Bundes eine weitere Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entsprechen.^[1]

Nutzung von ZUGFeRD Version 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ als XML

ZUGFeRD ist im Grunde ein hybrides Format, das aus einer PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten XML-Dokument besteht. Eine visuelle Komponente ist daher in allen ZUGFeRD-Profilen automatisch enthalten. Wie oben erläutert, akzeptieren einige Rechnungseingangsportale der öffentlichen Auftraggeber (z. B. zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) nur rein XML-basierte Rechnungsdaten. Um sicherzustellen, dass eine ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.1.1 Profil „XRechnung“ auch dort erfolgreich eingereicht werden kann, ermöglicht ZUGFeRD seit kurzem die Erstellung einer Rechnung auch ohne die zugehörige PDF-Datei. Die reine, strukturierte XML-Rechnung muss dann bei den Portalen eingereicht werden.^[2]

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen daher im Rahmen Ihres Projektes und der Testphase zu prüfen:

• Sind Ihre Kunden Auftraggeber der öffentlichen Verwaltung?
• Falls ja: Müssen Sie Rechnungen für Ihre Kunden an Rechnungseingangsportale schicken?
• Falls ja: Gibt es zu den Portalen Nutzungsbedingungen, die berücksichtigt werden müssen, z. B. Einreichung von Rechnungen nur als XML-Datei?

Die SEEBURGER smart-eInvoice® outbound Lösung unterstützt:

• ZUGFeRD (alle Rechnungsprofile, auch ZUGFeRD Version 2.1.1 Profil XRECHNUNG E-Mail).
• XRechnung via E-Mail
• XRechnung via Peppol

Weitere Details zum Stand der Regeln finden Sie unter:

• Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor
  https://www.xoev.de/
• Stand der Regelungen bei der E-Rechnung beim Bund und in den Bundesländern https://www.ferd-net.de/ressourcen/bund-laender-uebersichten/stand-der-regelungen-bei-der-e-rechnung-beim-bund-und-in-den-bundeslaendern.html
• Elektronische Rechnungen an Bund, Länder & Gemeinden
  https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/

Haben Sie Fragen zur aktuellen Lage in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber und die Hinweise zu Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen? Wir unterstützen Sie gerne!

^[1] Stand 12.11.2020: Neues ZUGFeRD-Profil kann für den Versand von XRechnungen genutzt werden. (e-rechnung-bund.de)

^[2] Stand 12.11.2020: https://www.ferd-net.de/aktuelles/meldungen/veroeffentlichung-von-zugferd-2.1.1-ab-jetzt-mit-xrechnungs-profil.html