E-Invoicing in Deutschland: Die häufigsten Probleme bei der Einführung von Lösungen für ZUGFeRD, X-Rechnung und Co

Die elektronische Rechnung ist da! Mit der E-Rechnungs-Verordnung der Bundesregierung erhält die E-Rechnung erstmals eine gesetzliche Vorgabe. In dieser Serie an Beiträgen betrachten wir das Thema mit seinen unterschiedlichen Facetten etwas genauer und erklären, worauf es für Unternehmen ankommt.

Die elektronische Rechnung (auf Englisch E-Invoice) ist ein sehr aktuelles Thema, das häufig als Schlagwort in Gesprächen über die neuen Branchentrends fällt. Als Motor der Digitalisierung widmet SEEBURGER diesem Thema nun eine komplette Reihe an Blogbeiträgen, die das Thema aus diversen Perspektiven betrachtet. In diesem ersten Beitrag werden die noch etwas allgemeineren großen Problemfelder von IT-Umsetzungsprojekten kurz dargestellt, bevor in den darauf folgenden Blogbeiträgen konkretere Aspekte hervorgehoben werden.

Digitalisierung ist eines der zentralen Stichwörter in der Diskussion um die zukünftigen Herausforderungen in der Energiewirtschaft. Ein wesentliches Element ist hierbei die Umstellung von der klassischen Papierrechnung auf eine elektronische Rechnung (E-Invoice). Gesetzliche Vorschriften und Effizienzüberlegungen stellen dieses Thema weit oben auf die Agenda der Unternehmen der Energiewirtschaft.

Mit der Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes der Bundesregierung (E-Rech-VO) erhält die elektronische Rechnung erstmals einen gesetzlichen Rahmen und wird schrittweise ab 2018 für alle öffentlichen Institutionen ausgerollt. Die oben genannte Verordnung dient der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU ins nationale Recht und geht deutlich über die dort festgelegten Anforderungen hinaus. Während sich die EU-Richtlinie nur auf den Empfang von elektronischen Rechnungen und deren Spezifika konzentriert, geht die E-Rech-VO weiter, indem sie sowohl Sender als auch Empfänger vor rechtliche Voraussetzungen stellt, die aus Compliance-Gründen erfüllt sein müssen.

Da die meisten Unternehmen der Versorgungsindustrie heutzutage auch Kunden der öffentlichen Hand beliefern, stellt sich mit der Einführung der E-Rech-VO die Notwendigkeit der Einführung von Lösungen zum Empfang und Versand von elektronischen Rechnung bis spätestens 2020 ein (für Unternehmen mit Bundesbehörden im Kundenkreis tatsächlich bis November 2018).

Grundsätzlich unterscheiden sich Einführungsprojekte für E-Rechnungslösungen nicht von anderen IT-Umsetzungsprojekten, weshalb auch hier die Maxime „Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik“ gilt. Deshalb sind die häufigsten Gründe, warum Projekte nicht immer auf Anhieb die gewünschten Effekte brachten ähnlich und lassen sich grob in diese drei Felder kategorisieren:

1) „schwache“ Projektleitung

In der Praxis kommt es  leider immer wieder vor, dass Projekte initiiert werden, ohne dass die verantwortlichen Entscheidungsträger eine konkrete Zielvorgabe gegeben haben. Daher ist nicht verwunderlich, dass es dann während des Projektverlaufs zu Unstimmigkeiten seitens der Projektmanager und/oder Auftraggeber/Kunde kommt. Eine saubere, grundlegende, stimmige und realistische Zieldefinition ist daher Pflicht für jeden Projektmanager.

Das Projektteam muss zudem die notwendige Qualifikation mitbringen. Dies trifft insbesondere auf den Projektleiter zu. Eine unerfahrene oder ungeeignete Projektleitung kann bspw. durch eine undurchsichtige Projektplanung und -steuerung, unzureichende Informationen bei den Projektbeteiligten, mangelnde Führungsqualitäten oder eine fehlende kritische Distanz zum E-Invoicing-Anbieter deutlich werden.

Weitere Risiken liegen in unzureichenden Entscheidungskompetenzen und zu engen zeitlichen Rahmenbedingungen. Durch die Gliederung des Projekts in geschlossene Arbeitspakete oder Teilprojekte lassen sich Zeiten besser kalkulieren und Verzögerungen bei Änderungen im Ablauf frühzeitig erkennen. Vorbeugend lässt sich Termindruck durch kurze Entscheidungswege und ausreichende Zeit- und Personalpuffer minimieren, damit ein realistischer Zeitplan auch eingehalten werden kann.

2) ein zu starker Fokus auf die technische Umsetzung

Erst die organisatorischen Vorarbeiten ermöglichen die technische Implementierung eines  Systems, denn die größten Herausforderungen liegen in der Prozessoptimierung. Sind grundsätzliche prozessuale Abläufe nicht oder nur unzureichend geklärt löst eine neue Software keine bestehenden Probleme. Deshalb ist es häufig notwendig eine Vorstudie zu erstellen, welche die prozessuale Seite der Umsetzung detailliert betrachtet. Die Vorstudie umfasst eine Beschreibung der bestehenden Systeme in jedem Funktionsbereich und ermittelt, auf welche Art und Weise diese Systeme mit E-Invoicing verbessert werden können. Der Versand und Empfang von Rechnungen beruht auf einem Prozess von menschlichen und maschinellen Interaktionen, die im Hinblick auf eine Effizienzsteigerung durch E-Invoicing dokumentiert und analysiert werden sollten.

Oft wird mit der Einführung von E-Invoicing der erste Schritt zur Automatisierung der Handelsprozesse auf digitalen Medien eingeleitet und weiter ausgebaut. Bei der Analyse werden  häufig die unternehmensinternen Rechnungen (Intercompany-Rechnungen) übersehen, auch dieses Rechnungsvolumina ist in größeren Organisationen nicht zu unterschätzen. Die Intercompany-Rechnungen sind aber die Rechnungen, die vollständig unter Kontrolle der eigenen Organisation sind und dementsprechend einfach mittels E-Invoicing umgesetzt werden können.

Die Vorstudie sollte daher die Grundlage für die endgültige Entscheidung über das E-Invoicing-Projekt, die unmittelbare Nutzung in der Organisation und die besten Einsatzmethoden der Technologie bilden.

3) die Unterschätzung der laufenden Folgekosten (z. B. Rollout, etc.)

Erfahrungen aus unterschiedlichen E-Invoicing-Projekten haben gezeigt, dass Softwarelizenz- und Hardwarekosten zusammen nur 20 bis 30 % der Gesamteinführungs- und Betriebskosten in den ersten drei Jahren ausmachen. Die überwiegenden Kosten entfallen auf organisatorische Maßnahmen, Anpassungen der E-Invoicing-Lösung an die unternehmensspezifischen Anforderungen, den Betrieb sowie die Weiterentwicklung des Systems.

Besonders für Unternehmen mit einer Vielzahl an Kunden ist es wichtig, frühzeitig die Anforderungen an die für die E-Invoices zu nutzenden Formate zu klären, da schließlich die Doppelrolle des Senders und Empfängers der Rechnungen ggf. hohe Folgekosten bedeuten kann. Die wenigsten Unternehmen können es sich erlauben ein Format per „Dekret“ an die Lieferanten auszurollen, da ihre Marktmacht schlichtweg nicht dafür ausreicht. Daher ist hier ein Austausch und eine strategische Einigung auf ein Format oder eine Lösung von besonderer Wichtigkeit. E-Invoicing-Lösungen können daher nur bei einer langfristigen Strategie, die auch künftige Anforderungen eines Unternehmens einbezieht, wirtschaftlich eingesetzt werden.

Grundsätzlich gilt für Einführungsprojekte, dass eine gute und ggf. zeitintensive Anforderungsanalyse und Projektplanung im späteren Projektverlauf Früchte trägt und alle Beteiligten maßgeblich entlasten kann. Für die Einführung von E-Invoicing-Lösungen ist dies nicht anders.

Der nächste Artikel in dieser Beitragsreihe wird die verschiedenen Ausprägungen des E-Invoicings betrachten und die Unterschiede zwischen den einzelnen Varianten hervorheben.

SEEBURGER hat bereits E-Invoicing-Lösungen für diverse Kunden eingeführt und die Erfahrungen aus diesen Projekten dazu genutzt, um Templates, Vorgehensmodelle und Best Practices für zukünftige Einführungsprojekte zu entwickeln. Gerne stellen wir Ihnen diese in einem unverbindlichen persönlichen Gespräch vor.

Wir laden Sie auch herzlich zu unserer Reihe an Meet-the-Expert Webinaren zum E-Invoicing ein. In diesem Format stellen Ihnen ein Experte eines Kunden und ein Experte von SEEBURGER einen bestimmten Aspekt der E-Invoicing-Thematik vor und beantworten Ihre Fragen.