Wo liegen die Stolpersteine bei der Einführung der E-Rechnung?

Am 27.11.2020 ist die Verpflichtung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern zum Versand von elektronischen Rechnungen in Kraft getreten. Aktuell ist zu beobachten, dass sich der (durchaus gewollte) „Zweitrundeneffekt“ einstellt: Rechnungssteller versenden elektronische Rechnungen nicht mehr nur im Rahmen von Geschäftsbeziehungen, in denen sie hierzu per Gesetz verpflichtet wurden. Sie streben inzwischen zunehmend auch freiwillig!!! an, den elektronischen Rechnungsverkehr weiter auf Geschäftsbeziehungen auszudehnen, in denen dafür bisher noch keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Allem Anschein nach konnten die Praxiserfahrungen mit dem zunächst gesetzlich getriebenen Versand von elektronischen Rechnungen die in Aussicht gestellten deutlichen Kosten- und Effizienzvorteile bestätigen. Ein lauter Weckruf für den Homo Ökonomicus!

Damit wandelt sich das Thema elektronische Rechnung von der reinen Erfüllung lästiger gesetzlicher Vorgaben zum „must have“ für gewinnorientierte Unternehmen. Wer sich jetzt mit der Einführung elektronischer Rechnungen befasst, hat zudem den großen Vorteil, dass kein völliges Neuland mehr betreten werden muss.

Einführung der E-Rechnung: Der richtige Zeitpunkt für Veränderungen ist jetzt

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Dies kann beispielsweise via E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server, Web-Download, Peppol oder Webservice erfolgen. Spezialisierte Dienstleister, die den Einführungsprozess für die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung in den letzten Jahren intensiv begleitet haben, haben viel gelernt. Dies spiegelt sich in immer kürzeren Implementierungsphasen mit deutlich sinkendem Einführungsaufwand wider. In der Praxis ist es häufig nicht leicht zu bestimmen, wann ein grundsätzlicher Systemwechsel am besten durchgeführt werden soll. Dabei ist genau jetzt der beste Zeitpunkt, auf elektronische Rechnungen umzustellen: Die Kinderkrankheiten sind überstanden, Einführungskosten deutlich gesunken und der Vorsprung der Marktbegleiter kann noch gut aufgeholt werden.

Damit der Wechsel auch möglichst reibungslos funktioniert, weist der folgende Beitrag auf mögliche Stolpersteine hin, die die erfolgreiche Einführung des elektronischen Rechnungsverkehrs beeinträchtigen können und zeigt gleichzeitig Strategien zur Überwindung bzw. Entschärfung dieser Stolpersteine auf.

Interessen der Stakeholder bei der Einführung von E-Rechnungen

In der Vergangenheit stand bei vielen Unternehmen – nachvollziehbarer Weise – zunächst die reine Erfüllung gesetzlicher Vorgaben im Fokus. Regelmäßig wurde daher nur die Minimalausprägung, einer elektronischen Rechnung umgesetzt. So wurden z.B. nur die absolut notwendigen Pflichtfelder für eine gültige XRechnung übermittelt, auf die Übermittlung hilfreicher optionaler Elemente, wie Projekt- oder Auftragsreferenzen oder Kostenstellenangaben wurde überwiegend verzichtet. Die Folge: Auf Empfängerseite wurden automatisierte Verarbeitungsprozesse erschwert oder gleich ganz verhindert. Rückfragen und Anpassungswünsche der Empfänger generierten zusätzlichen Aufwand, Kosten- und Effizienzvorteile wurden durch kleinteilige Nacharbeiten geschmälert.

Das muss nicht sein! Ein intensives Auseinandersetzen mit den Anforderungen aller Stakeholder vor und zu Beginn eines Einführungsprojektes kostet im Verhältnis zu kleinteiligen Nacharbeiten wenig. Die Berücksichtigung der Kernanforderungen aller Beteiligten an den elektronischen Rechnungsprozess führt auch bei der Implementierung häufig nur zu geringem Mehraufwand, der durch ausbleibende Rückfragen und Nacharbeiten in der Regel mehr als kompensiert wird.

Anbieter- und Produktauswahl für die Einführung der E-Rechnung

Viele Lösungsanbieter sind inzwischen in der Lage, einfache Konvertierungen in die geforderten Zielformate zu erstellen. Sich jedoch allein auf diese Fähigkeit zu konzentrieren, greift sicher zu kurz.

Die Auseinandersetzung mit den folgenden Themengebieten zum grundsätzlichen Design der individuell passenden E-Invoicing-Solution kann helfen, die Evaluierung der eigenen Anforderungen strukturiert durchzuführen und anschließend als Checkliste für eine Produktauswahl zu nutzen:

• Standardlösung vs. Individuallösung
• Cloud- oder Inhouse Ansatz
• Skalierbarkeit
• Notwendige / gewünschte Integrationstiefe in ERP-Systeme
• Lizenz-, Betriebs- und Setup-Kosten (ROI-Kalkulation)
• Zusätzliche Services: Portal-Lösungen mit modernen Rechnungs-Ein- und Ausgangsbüchern, ggf. integrierte Archivierung
• Anforderungen an Support und Vorgehen bei Formatwechseln von E-Rechnungsstandards nach dem Go-Live

Die Anforderungsliste wird schnell länger, als ursprünglich erwartet. Da vermutlich die wenigsten Produkte alle Punkte auf der Wunschliste erfüllen können, ist eine Priorisierung der Anforderungen sinnvoll: Welche Features sollen zwingend enthalten sein? Mit welchen Restriktionen kann ich leben? Sorgfalt bei der Auswahl ist geboten. Ein Produktwechsel nach begonnener Implementierung ist oft sehr aufwendig und damit teuer.

Sichere und nachvollziehbare Übertragung von E-Rechnungen

Neben den rein funktionalen Anforderungen an eine E-Invoicing-Lösung sollte sich auch mit der Ausgestaltung des Übertragungsweges zwischen Rechnungssender und Empfänger auseinandergesetzt werden. Hier stehen die Themen Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Fokus.

Elektronische Rechnungen werden Stand heute vor allem (noch) über E-Mail übertragen. De-Mail und direkte WebServices sind nur vereinzelt vorzufinden. Deutlich an Bedeutung gewinnt aktuell das Peppol-Netzwerk. Obwohl Rechnungen in Papierform fast ausschließlich mit normaler Post – also ohne Einschreiben mit Rückschein – übermittelt werden, ist seitens der Rechnungssteller im elektronischen Rechnungsverkehr eine sehr hohe Erwartung in Bezug auf eine Bestätigung des Zugangs beim Rechnungsempfänger zu verzeichnen. Umso erstaunlicher ist es, dass der sicheren Übertragung häufig relativ wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird: Eine Vielzahl der Rechnungen wird immer noch mit einfachen E-Mails, unverschlüsselt und unsigniert übertragen.

Erfahrene Lösungsanbieter haben entsprechende Bausteine im Portfolio, die den funktionalen Anforderungen der Kunden gerecht werden und gleichzeitig auch ein sehr hohes Maß an Sicherheit bei der Datenübermittlung bereitstellen können. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird das Peppol-Netzwerk zukünftig in diesem Umfeld eine große Rolle spielen.

Operative Einführung / Projekt E-Rechnung

Sind die funktionalen Anforderungen geklärt und wurde ein passendes Produkt gefunden, kann mit der konkreten Umsetzung begonnen werden. Um das Projekt möglichst effizient durchführen zu können, lohnt es sich in den allermeisten Fällen, auf die Expertise eines externen Projektmanagements zu setzen. Tiefgehende Kenntnisse in Bezug auf die Besonderheiten bei der Einführung einer E-Invoicing-Solution und langjährige Praxiserfahrung bei der Implementierung helfen, grobe Fehler zu vermeiden und eine schlanke Umsetzung in Time, Budget und Quality sicherzustellen.

Neben einem detaillierten Projektplan und der Auswahl geeigneter Mitarbeiter sind vor allem auch die folgenden Punkte zu beachten:

• Herstellung eines gemeinsamen Projektverständnisses
• Klare Aufgabenteilung Eigenleistung vs. Dienstleistung
• Regeltermine (Jour-fixe) zur Abstimmung von Projektfortschritt und Abstimmung zu aktuellen Themen
• Abhängigkeiten zu parallelen Projekten / Aktivitäten
• Format-Mapping – intensive Vorarbeit, saubere initiale Dokumentation und laufende Pflege
• Test – in der Regel sind mehrere Iterationen erforderlich – ausreichend Zeit einplanen
• Abnahme- und Freigabeprozesse – frühzeitig beginnen, sie können viel Zeit in Anspruch nehmen

Fazit: Mach die Einführung der E-Rechnung gleich richtig

Planung, Vorbereitung und eine strukturierte Herangehensweise sind für alle Beteiligten Muss-Kriterien. Wie so oft gilt auch hier der erste Satz der Qualitätssicherung „Mach es gleich von Anfang an richtig“. Beginnend mit der Anforderungsanalyse, über Anbieter- und Produktauswahl bis hin zur Durchführung des konkreten Einführungsprojektes –  wir, die econtea, helfen, Stolpersteine zu umgehen. Mit langjährig erprobten Methoden, Vorgehensmodellen, spezifischen Checklisten, Entscheidungsmatrizen und Projekt-Templates begleiten wir Sie als Ihr Digitalisierungspartner und E-Rechnungsexperte. Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Sie.