Wie der medienbruchfreie elektronische Rechnungsaustausch in Deutschland in Schwung kommen kann – eine Analyse

„Elektronische Rechnungen werden jetzt Pflicht!“ ist im Hinblick auf den 27. November 2020 aktuell überall zu lesen. Ab diesem Datum müssen alle Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen stellen. Kommt hierzulande jetzt endlich Schwung in den elektronischen Rechnungsaustausch? Ein wenig, wie eine kritische Analyse zeigt.

Warum verschickt ein Unternehmen elektronische Rechnungen, also Rechnungen mit strukturierten Rechnungsdaten? Drei Gründe lassen sich dafür finden: Es tut es einfach, seine Kunden fordern dies oder es ist rechtlich dazu verpflichtet.

Welche Implikationen haben diese Szenarien für einen flächendeckenden medienbruchfreien Rechnungsaustausch?

Elektronische Rechnungen werden einfach verschickt

Im ersten Fall so gut wie keine. Der Rechnungsempfänger bekommt etwas, was er nicht will / braucht / sinnvoll verarbeiten kann. Bestes Beispiel dafür ist die hybride ZUGFeRD-Rechnung. Dieser liegt die Annahme zugrunde, dass hier das Kartoffeltheorem gilt: Wenn die Kartoffeln schon einmal da sind, dann werden sie auch gegessen. Angewandt auf elektronische Rechnungen: wenn die strukturierten Daten schon einmal da sind, werden sie auch verarbeitet. Ist das so?

Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung bekommt der Rechnungsempfänger als Anlage zu einer PDF-Datei eine XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten mitgeliefert. Nur wenn er eine Software einsetzt, die im Hintergrund PDF-Rechnungen auf derartige Anlagen überprüft, diese aus dem PDF extrahiert und in eine Buchführungs- oder ERP-Software importiert, kann der Rechnungsempfänger von den strukturierten Rechnungsdaten profitieren.

Seit über sechs Jahren haben wir nun ZUGFeRD und der Beitrag der hybriden ZUGFeRD-Rechnung zur Medienbruchfreiheit dürfte sich in dieser Zeit auf weniger als 1 Prozent aller Rechnungsaustauschfälle beschränken. Denn zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: der Rechnungssteller benötigt eine Software, die ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kann, der Empfänger eine, die ZUGFeRD verarbeiten kann. Wenn 10 % der Sender und 10 % der Empfänger eine entsprechende Software haben und auch nutzen – davon sind wir weit entfernt –, dann ist in 1 % der Fälle der Rechnungsaustausch medienbruchfrei. Um auf 25 % Medienbruchfreiheit zu kommen, benötigen jeweils die Hälfte der Versender und Empfänger eine entsprechende Software.

Mehr als 80 % der deutschen Unternehmen sind klein oder sehr klein und lassen ihre Buchführung vom Steuerberater machen. Der Steuerberater benötigt für einen Buchungssatz nur sehr wenige Rechnungsdaten. Standard beim Steuerberater sind heute Lösungen, die in bildhaft repräsentierten Rechnungen (meist im PDF-Format) die für die Buchung benötigten Rechnungsdaten identifizieren und diese dann automatisiert als Buchungsvorschlag übernehmen. Ggf. wird bei gescannten Rechnungen noch ein OCR-Verfahren vorgeschaltet. Der Anteil der richtig identifizierten Rechnungsdaten liegt bei über 90 %, wird durch immer weiter verfeinerte Algorithmen stetig größer und könnte durch (mehr) künstliche Intelligenz sich ziemlich weit der Vollständigkeit annähern.

Welchen Nutzen bieten in diesem Szenario strukturierte Rechnungsdaten? Keinen sehr großen. Denn die Steuerfachangestellten können Rechnungen nicht blind buchen, sondern müssen auf jede Rechnung einen Blick werfen, um beispielsweise zu prüfen, ob Mehrwertsteuersatz und Datum von Lieferung und Leistung zueinanderpassen. Das erfahrene Auge erkennt dann auch schnell die Stellen, wo Rechnungsdaten von der Software nicht korrekt identifiziert wurden und manuell nachgebessert werden muss.

Strukturierte Rechnungsdaten können nicht nur für die Verbuchung und die steuerliche Prüfung genutzt werden, sondern auch für die inhaltliche Rechnungsprüfung: Enthält die Rechnung das, was bestellt und geliefert wurde? Voraussetzung für diese Prüfung ist, dass auch die Bestelldaten in strukturierter Form vorliegen. Bei den kleinen und kleinsten Unternehmen, die ihre Buchführung vom Steuerberater erledigen lassen, trifft dies nur in Ausnahmefällen zu.

Kunden fordern elektronische Rechnungen

Ganz anders ist dies im zweiten Fall, dann wenn Unternehmen von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen fordern. Diese Unternehmen haben die weitgehende Automatisierung ihrer Supply-Chain im Blick. Die elektronische Rechnung ist der Einstieg dazu. Ziel ist die automatische Direktbuchung der Rechnung. Rechnungs- und Bestelldaten werden gegeneinander geprüft, und wenn sie übereinstimmen, sofort verbucht. Für diese Prüfung werden weit mehr Daten benötigt als für die Befüllung einer Buchungszeile. Hier geht es in die Details der einzelnen Rechnungspositionen.

Unternehmen und Organisationen, die dieses Ziel verfolgen, fordern von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen mit so vielen strukturierten Daten, wie sie zum Erreichen ihrer Ziele benötigen. Genau das macht der Bund (und das Land Bremen) wenn sie ab 27. November 2020 nur noch XRechnungen akzeptieren.

Um Forderungen an Geschäftspartner zu stellen, benötigt ein Unternehmen (eine Branche, eine Organistion) Marktmacht. Der Bund hat diese gegenüber seinen Lieferanten. Schickt der Bäcker, der eine Ministeriumskantine mit Brötchen beliefert, keine XRechnung, dann geht der Auftrag eben an einen anderen Bäcker. Fordert ein Bäcker dagegen von seinem Mehlgroßhändler eine Rechnung mit strukturierten Daten, dürfte sich der Mehlgroßhändler davon nicht sehr beeindruckt zeigen. Soll der Bäcker halt beim teureren Mitbewerber kaufen. In dieser schwachen Forderungsposition sind über 90 % der deutschen Unternehmen. Es hängt also vom Willen und der Initiative der Forderungsmächtigen ab, wie viele elektronische Rechnungen auf den Weg gebracht werden. Der Bund ist hier eine Branche, die vorangeht, neben vielen anderen Branchen, von denen Ähnliches nicht bekannt ist.

Der Fiskus fordert elektronische Rechnungen

Der dritte Fall ist der klarste: Elektronische Rechnungen werden gesetzlich gefordert. Aus fiskalischen Gründen, um insbesondere Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Rechnungen müssen von allem Unternehmen ab einem Stichtag elektronisch in einem einheitlichen Format an das Finanzamt geschickt werden. Clearance nennt sich ein solches System. Italien macht es seit Beginn 2019 vor. Und hat damit Erfolg. Nicht nur was die Steuermehreinnahmen betrifft, sondern auch bei der Akzeptanz durch die Unternehmen, die inzwischen das einheitliche Format für alle Rechnungen zu schätzen gelernt haben.

Fazit

Kehren wir zur anfänglichen Frage zurück: Welche Implikationen haben die drei Szenarien für einen flächendeckenden medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch?

Medienbruch beim Austausch analoger, bildhafter Rechnungen ist ein Problem des Rechnungsempfängers. Im Verhältnis zum Medienbruch und damit einhergehend dem Willen zu durchgängigen elektronischen Prozessen lassen sich zwei Klassen von Unternehmen unterscheiden.

Unternehmen, die kein Problem mit dem Medienbruch haben (erster Fall), ist es egal, ob sie elektronische Rechnungen bekommen. Sie scheiden daher als Impulsgeber für den elektronischen Rechnungsaustausch aus.

Unternehmen, die den Medienbruch eliminieren wollen (zweiter Fall), fordern von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen. Die Marktmacht und die Anzahl dieser Unternehmen ist aktuell das entscheidende Kriterium für die Wachstumsraten beim elektronischen Rechnungsaustausch.

Sicherlich sind hierzulande jeden Tag mehr der letzteren Unternehmen von der Idee der elektronischen Rechnung infiziert. Doch die Infektionskurve zeigt leider nicht wie bei Corona ein exponentielles Wachstum, sondern ein lineares – mit eher bescheidener Steigung. Nicht zuletzt, weil es hierzulande an einer wirtschaftspolitischen Unterstützung des elektronischen Rechnungsaustauschs durch Regierung und Verbände fehlt, die über ideelles Wohlwollen hinausgeht.

Nur bei einer gesetzlichen Pflicht zur elektronischen Rechnung (dritter Fall), wird in überschaubarer Zeit ein flächendeckender elektronsicher Rechnungsaustausch Realität.

Eine ausführlichere Auseinandersetzung mit dem aktuellen Stand des elektronischen Rechnungsaustauschs in Deutschland im Webcast „Die E-Rechnung – Fazit 2. Halbjahr 2020“ am 27. November 2020.