Was Sie beachten sollten, bevor Sie Ihr operatives Geschäft in die Cloud verlagern: Der perfekte Cloud-Service-Vertrag

Unternehmen und ihre Produkte und Dienstleistungen entwickeln sich konstant weiter – mehr denn je getrieben von der Digitalisierung ihrer Prozesse. Die Komplexität der technologischen und organisatorischen Gestaltung dieser Geschäftsprozesse, gepaart mit der Notwendigkeit von Skalierbarkeit und Agilität, hat die Nachfrage nach Cloud-Service-Verträgen signifikant nach oben getrieben. Im Gegensatz zum Betrieb von Cloud-Anwendungen ist die Verlagerung von Betriebsabläufen in die Cloud jedoch kein leichtes Unterfangen. Bevor Sie den Vertrag mit einem Cloud-Dienstleister unterzeichnen, sollten Sie mehrere Aspekte berücksichtigen. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Schritte auf dem Weg in die Cloud.

Zunächst einmal – herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie bereits Ihre Anforderungen an einen Cloud-Service-Vertrag prüfen, haben Sie den richtigen Schritt getan, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Denn mit einem Cloud-Service-Vertrag profitieren Sie von höchsten Sicherheitsmaßnahmen, hoher operativer Zuverlässigkeit, unbegrenzter Skalierbarkeit bei geringem Risiko und maximaler Verfügbarkeit.

Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum perfekten Cloud-Service-Vertrag

Beginnen wir mit dem Beispiel des traditionell häufigsten Anwendungsfalls: der Migration Ihrer EDI-Abläufe in eine Cloud-Umgebung. Vor der Unterzeichnung eines Cloud-Vertrags sollten Sie bedenken, dass der Umzug der EDI-Abläufe in die Cloud bedeutet, dass Sie für mindestens 36 Monate eine Partnerschaft mit dem Cloud-Service-Anbieter eingehen. Daher ist es sehr wichtig, den Anbieter sorgfältig zu prüfen und auszuwählen, bevor Sie eine langfristige Geschäftsbeziehung eingehen.

Bevor Sie sich für einen Integrationspartner entscheiden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Anforderungen an die Datensicherheit kennen und wissen, wie viele Mitarbeiter Ihnen für Ihr EDI-Team zur Verfügung stehen. Beides hat Einfluss darauf, welches Betriebssystem für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Das Cloud-Betriebssystem kann von einem On-Premises-System in einer privaten Cloud bis hin zu einem hochverfügbaren Full Managed Service oder einer flexiblen iPaaS (Integration Platform as a Service)-Lösung reichen. Zu den Punkten, die Sie berücksichtigen müssen, gehören der Standort des Rechenzentrums (z. B. USA, Deutschland oder China) und ob bestimmte Dienste, wie Mapping-Entwicklung oder das Onboarding von Partnern, intern abgebildet oder für Sie verwaltet werden sollen.

Worauf Sie sich beim Abschluss eines Cloud-Service-Vertrags einstellen sollten

Ist festgelegt, welche Dienste in der Cloud betrieben werden sollen? Welches Service-Level Ihr Unternehmen benötigt? Was die beste Cloud-Architektur für Ihre Unternehmensgröße und Ihr Datenvolumen ist? Ob eine Shared, Private oder Public Cloud am besten geeignet ist? Ein weiterer wichtiger Punkt, den es zu berücksichtigen gilt, ist der Bedarf Ihres Unternehmens an Archivierung und/oder Notfall-Daten-Recovery. Hier sollten Sie die Regeln und Richtlinien in Ihrem Unternehmen sowie die nationalen Vorschriften der Länder, in denen Sie tätig sind, beachten.

Der Schlüssel zu einer reibungslosen Migration ist die Vorbereitung. Hier sollten Sie sehr genau sein. Es lohnt sich, ein Projektteam zu bilden, das die zu migrierenden Prozesse analysiert und definiert. Konkret bedeutet das, sämtliche relevanten Informationen zu Ihren Geschäftspartnern zusammenzustellen. Wie viele Partner gibt es? Wie sind Sie mit ihnen verbunden? Welche Nachrichtenformate verwenden sie? Wie sind diese verschlüsselt? Wie soll der Onboarding-Prozess ablaufen? Vergessen Sie nicht, sich die Daten selbst anzuschauen. Wie umfangreich sind sie? Wie sind sie strukturiert?

Heute schon an morgen denken – die Bedeutung von Skalierbarkeit und Agilität bei Cloud-Services

Die Arbeit ist nicht getan, sobald Sie alles erfolgreich in die Cloud migriert haben. Planen Sie auch für die Zeit nach dem Go-Live und der Anlaufphase, wenn alles reibungslos läuft. Am besten benennen Sie mindestens eine Person, die für den ständigen Kontakt mit dem Cloud-Anbieter und für die Bearbeitung von Änderungswünschen Ihrer Mitarbeiter zuständig ist.

Der technologische Fortschritt vollzieht sich so rasant, dass sich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens vermutlich schneller als erwartet ändern werden. Deshalb brauchen Sie eine klare technische Strategie, die auf die Gesamtziele Ihres Unternehmens abgestimmt ist, sowie jemanden, der dafür zuständig ist. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, mit Ihrem Provider einige Fragen zu klären. Ist Ihr Cloud-Anbieter bereit und in der Lage, Sie bei Bedarf aufstocken zu lassen? Wie wird er mit neuen und in der Entstehung begriffenen Integrationsmustern und -technologien umgehen? Arbeitet er mit direkten Mappings, konvertiert er in kanonische Formate oder bietet er sogar vorkonfigurierte Konnektoren an?

Ein aktueller Trend bei der Business-Integration ist die Verwendung von APIs zur Integration digitaler Dienste. Wenn Sie auf der Suche nach einem API-fähigen Cloud-Vertrag sind, ist iPaaS (Integration Platform as a Service) das Richtige für Sie. So können Ihre IT-Teams Echtzeit-Datenverarbeitung zwischen allen Systemen Ihrer Geschäftspartner implementieren, einschließlich (I)IoT oder Industrie 4.0. Das bedeutet für Sie: maximale Agilität und Effizienz.

Wie Sie eine erfolgreiche Partnerschaft mit Ihrem Cloud-Service-Anbieter gewährleisten können

Bei iPaaS handelt es sich um eine flexiblere Cloud-Option, bei der Sie das Steuer selbst in der Hand halten. Wie Sie sich sicher vorstellen können, ist dies für Ihr Unternehmen allerdings mit etwas mehr Aufwand verbunden.  Legen Sie also genau fest, wo Ihre Verantwortlichkeiten enden und die Ihres Service-Providers beginnen. Außerdem sollten Sie vorab ein dediziertes Team abstellen, damit Sie für die Elemente, die Sie On-Premises betreiben möchten, über feste Mitarbeiter verfügen. Es gibt verschiedene Organisations-Tools, die Ihnen bei der Festlegung und Zuweisung von Zuständigkeiten helfen, so dass jeder weiß, was er zu tun hat und mit wem er sich abstimmen muss, bevor Sie live gehen.

Die nachstehende Mustermatrix macht deutlich, was zu tun ist und von wem. Das ist ein wesentlicher Schritt zur Begründung einer erfolgreichen Partnerschaft.

Wie berechnet sich der monatliche Preis für Ihre Cloud-Dienste?

Prinzipiell haben alle oben genannten Aspekte einen Einfluss darauf, wie viel Sie monatlich für Ihre Cloud-Dienste bezahlen. Ein wesentlicher Vorteil für Sie besteht darin, dass Sie nicht eine große Einmalzahlung leisten, die über einen fixen Zeitraum abgeschrieben wird, sondern jeden Monat den gleichen, überschaubaren Betrag zahlen. Das erleichtert nicht nur die Budgetplanung, sondern setzt auch Mittel frei, die Sie an anderer Stelle im Unternehmen ausgeben können.

Haben Sie an alles gedacht? Eine Beispiel-Checkliste für die erfolgreiche Migration in die Cloud

• Einen zuverlässigen Partner für eine langfristige Geschäftsverbindung finden (Vertragsdauer ≥ 36 Monate)
• Bedarf an Datensicherheit definieren:
  • Standort des Rechenzentrums
  • Public, Private oder Shared Cloud
• Bei der Wahl des Betriebssystems die Zielgröße des eigenen Integrationsteams festlegen:
  • Hosting
  • iPaaS
  • Full Managed Service
• Servicelevel definieren:
  • Basis
  • Fortgeschritten
  • Premium (24/7)
• Regeln und Richtlinien für Ihr Unternehmen aufstellen:
  • Archivierung ja/nein?
  • Notfall-Recovery – Basis, Fortgeschritten oder Premium?
• Ein dediziertes Projektteam für die ersten Vorarbeiten einrichten
• Feststellen, wie viele Daten monatlich übertragen werden
• Festlegen, wer für das Onboarding von Geschäftspartnern zuständig ist
• Festlegen, wie mit Änderungswünschen und laufenden Weiterentwicklungen umgegangen werden soll
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen

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