Digitales Rechnungswesen als Kick-Off für Automatisierung
E-Invoicing

Warum die Digitalisierung des Rechnungswesens ein guter Einstieg für Automatisierung im Unternehmen ist

| | Lead of Process Optimization, TaxIt Consulting GmbH
Warum die Digitalisierung des Rechnungswesens ein guter Einstieg für Automatisierung im Unternehmen ist

Hyperautomation, Cloud-Technologie und Machine-Learning sind nur ein paar der Begriffe, die aktuell in jedermanns Munde sind. Doch, wenn es um konkrete Automatisierungsmaßnahmen im Unternehmen geht, wird es schnell leiser, und man stellt fest, dass es noch große Verunsicherung gibt und Lösungen durch zu vage Vorstellungen falsch eingeschätzt werden. Das muss nicht sein, denn ein guter Weg, Automatisierung ins Unternehmen zu bringen, ist so einfach, wie er klingt: einfach anfangen. Um allerdings doch einen kleinen ersten Schubs ins kalte Automatisierungswasser zu geben, möchten wir in diesem Artikel zeigen, warum sich gerade das Rechnungswesen als ideales Einstiegsfeld in das Thema anbietet und welche spannenden Einsatzfelder hier schnell umgesetzt werden können.

Strukturierte Daten bilden eine wichtige Grundlage für automatisierte Prozesse

First things first: Automatisierung braucht Daten, und zwar gute Daten. Was man darunter versteht, ist sicherlich diskussionswürdig, aber grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Daten vor allem einheitlich, strukturiert und aussagekräftig sein müssen. Leider bieten die meisten der ERP- und Vorsysteme noch keinen großen roten Knopf, der einem aus dem Nichts ein perfektes Set an auszuwertenden Daten bereitstellt, und deshalb gilt es umso mehr sich zu fragen, wo im Unternehmen Geschäftsvorfälle so abgebildet werden können, dass sie ohne großen Aufwand für die Automatisierung zu verwenden sind. Eine Antwort darauf: im Rechnungswesen. Die Grundbestandteile eines Buchungssatzes sind überschaubar: Umsatzbetrag, Soll-/Haben-Kennzeichen etc. sind schon immer gleich und werden es auch in zehn Jahren noch sein. Hinzu kommt, dass die Daten in festgelegten Zeiträumen, wie zum Beispiel einem Monat oder Wirtschaftsjahr erfasst werden. Das schafft eine stabile Quelle, die einen kontinuierlichen Strom an Daten liefern kann.

CFO’s, Buchhalter und Controller sind Datengenies ohne Gleichen

Hat man erst einmal Daten, die es zu verarbeiten gilt, fängt die Kunst erst wirklich an. Dass die Finanzabteilung ein besseres Gespür für Zahlen hat als andere Abteilungen im Unternehmen, ist klar. Genau hier liegt aber auch eine wichtige Gabe, die sich auf das Interpretieren von Daten im Allgemeinen übertragen lässt. Denn in der Automatisierung geht es darum, große Datenmengen nutzbar zu machen, diese zu analysieren und in effiziente Prozesse und Workflows zu verpacken. Gerade am Anfang bedeutet dies viel Ausprobieren und Learning-by-Doing. Beim Testen von beispielsweise RPA-gestützten Finanzprozessen ist es wichtig, sauber zu arbeiten und Fehler schnell identifizieren zu können. Wer könnte das besser als jemand, der unter 1000 Buchungssätzen schon heute in Windeseile den Zahlendreher findet?

Repetitive Prozesse im Rechnungswesen bieten schnelle Effizienzgewinne

Hinzu kommt, dass die Finanzmitarbeiter im Unternehmen nicht nur stille Experten für komplexe Sachverhalte sind, sondern, dass bei ihnen auch in hohem Maße repetitive Tätigkeiten anfallen. Gerade wenn es um die Skalierung von Geschäftsmodellen geht, kann ein mangelnd digitalisiertes Rechnungswesen zu einem echten Wachstumshemmnis werden. Wer dagegen in der Lage ist, beispielsweise seine Debitoren- und Kreditorenprozesse standardisiert abzuwickeln, muss beim Ausbau der Geschäftstätigkeit vielleicht auf die nächste Abonnementstufe beim Cloudanbieter wechseln, aber wird nicht vor einer riesigen administrativen Hürde stehen.

Neue Prozesse lassen sich gut auf andere Geschäftsbereiche übertragen

Das Ziel einer ganzheitlichen Automatisierungsstrategie sollte nicht sein, die papierhaften Prozesse einfach in digitale Form zu bringen. Viel mehr bietet es sich im Rahmen der Umstellung an, die Prozessstruktur zu überdenken und nach neuen Möglichkeiten Ausschau zu halten, die ohne den Einsatz von moderner Technik vorher nicht darstellbar gewesen wären. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Erstellung und Annahme von Belegen in strukturiertem Datenformat wie beispielsweise der XRechnung. Hieraus können sich schnell weitere Themen wie ein nahtloser Zahlungsprozess oder die automatische Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ergeben. Diese Lösungen lassen sich dann auch gut auf andere Bereiche im Unternehmen übertragen und schon ist aus einem digitalisieren Prozess ein weiterer geworden.

Loslegen und den Austausch suchen

Mein Appell an Sie: Zögern Sie nicht länger, was die Automatisierung angeht, sondern fangen Sie einfach an. Experten aus den verschiedensten Bereichen sind hierbei sehr offen für den Austausch und gegenseitige Unterstützung – eine ideale Voraussetzung für gelungene Automatisierungsprojekte!

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Ricarda Hieber

Ein Beitrag von:

Ricarda Hieber ist Lead of Process Optimization bei der TaxIt Consulting GmbH, einem jungen und dynamischen Beratungsunternehmen, welches Steuerkanzleien und deren Mandanten umfassend auf dem Weg zur Digitalisierung und Innovation begleitet. In ihrer Rolle bildet sie die wichtige Schnittstelle zwischen Steuerberatung, Unternehmen und Technik und setzt dabei vor allem auf anwenderfreundliche und umfassende Lösungen.