Von der digitalen Posteingangslösung zum Buchungssatz

Neben der automatischen Rechnungsverarbeitung ist auch die Automatisierung der gesamten Eingangspost ein zentraler Baustein auf dem Weg zu digitalen Organisationen. In diesem Gastbeitrag erläutert Marcus Kern, Regional Sales Manager bei der TCG Process GmbH, die Vorteile und Herausforderungen einer Umstellung, auf die er auch in seinem Webcast am 7. Mai in der aktuellen SEEBURGER E-Invoicing-Reihe „Best Practice“ 2021 im Detail eingehen wird.

Der digitale Posteingang

Die zunehmende Digitalisierung bringt nicht nur Vorteile mit sich, sondern ist vor allem in der Umstellungs- und hybriden Phase mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Eingehende Dokumente gehen noch immer teilweise in Papierform als Brief oder Fax ein, werden gescannt und oft vollständig manuell verarbeitet. In 2020 lag der Anteil der Briefpost bei ungefähr 19 %. Der größte Anteil der Kommunikation in Deutschland findet laut einer Studie der E-Mail-Anbieter GMX und WEB.DE mit 70 % nach wie vor per E-Mail statt^[1]. Web-Portale und elektronische Formate, wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung, gewinnen im Zuge gesetzlicher Anforderungen und Unterstützungen immer mehr an Bedeutung. Ebenso zählen Smartphones und mobile Apps als Hauptkommunikationsmittel. Mehr als die Hälfte der gesamten Internetnutzung findet bereits über das Smartphone statt – Tendenz steigend, wie ein Report des Unternehmens Ericsson^[2] zeigt:

Diese Vielzahl unterschiedlicher Eingangskanäle und verschiedener Eingangsformate zu verarbeiten, ist eine komplexe Angelegenheit auf Prozess- und Organisationsebene. Oftmals werden RPA-Tools (Robotic Process Automation) zur Überbrückung der “Digitalisierungslücken” genutzt. Dies führt unter Umständen zu noch komplexeren Prozessketten, die langfristig zusätzliche Abhängigkeiten schaffen und den administrativen Aufwand erhöhen.

Die langfristig erfolgreichere Lösung ist der Einsatz eines umfassenden und durchgängigen digitalen Posteingangsprozesses auf einer Plattform und der direkten Verknüpfung mit weiterführenden Systemen oder nachfolgenden Prozessen, wie der Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Was verbirgt sich hinter einer digitalen Posteingangslösung?

Die digitale Eingangspostverarbeitung, ein sogenannter „Digital Mailroom“, nimmt die Eingangspost unabhängig von Eingangskanal oder -Format entgegen, sortiert diese, klassifiziert sie mithilfe künstlicher Intelligenz und extrahiert bereits erste entscheidungsrelevante Daten für den weiteren Prozess. Die bei TCG eingesetzte künstliche Intelligenz arbeitet mit inhaltsbasierter Content-Klassifikation, Layout-Klassifikation oder einer Kombination aus beiden Technologien. Mithilfe von Trainingsdaten werden Klassen gebildet, anhand derer die Eingangspost automatisch an den richtigen weiterführenden Prozess geleitet wird.

Anschaulicher wird das Ganze anhand eines Beispiels: In einen unsortierten Posteingang können Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rückfragen oder Reklamationen eingehen. Die noch unbekannten Dokumente durchlaufen den Posteingangsprozess inklusive der Klassifikation. Dort werden zum Beispiel eingehende Bestellungen automatisch mit Hilfe von KI (Künstlicher Intelligenz) als solche erkannt und in den nächsten Prozess weitergeleitet. Gleichzeitig kann eine automatische Rückmeldung an den Absender erfolgen, sodass dieser im Sinne des Kundenservices benachrichtigt wird, dass seine Bestellung nun verarbeitet wird. Dasselbe gilt für die automatisch klassifizierten Eingangsrechnungen, die an den nächsten Prozess – wie die Eingangsrechnungsverarbeitung DocProStar (DPS) Invoice– weitergeleitet werden. Dort durchlaufen sie die typischen Schritte der Texterkennung (OCR), Extraktion der relevanten Daten und automatischen Validierung und Abgleich mit den hinterlegten Stammdaten. Anschließend werden die Daten an den nachfolgenden Prozess übergeben, im Fall von SEEBURGER und TCG beispielsweise an die SAP Lösung „Purchase-to-Pay“. Neben der On-Premises-Variante könnte dieser Prozess auch vollständig als Cloudlösungen für Posteingang und Rechnungseingang ablaufen, ebenso die gesamte vorgelagerte Posteingangsverarbeitung.

Welche Vorteile ergeben sich für Kunden aus der Kombination von Posteingang und Rechnungsverarbeitung?

Sowohl für Neukunden als auch bereits bestehende Kunden, die eine Eingangsrechnungslösung wie die SEEBURGER LÖSUNG Purchase-to-Pay im SAP-Umfeld  mit DPS Invoice im Einsatz haben, ist die Kombination mit einem digitalen Posteingang attraktiv.

• Ein durchgängiger Prozess auf einer einheitlichen und agilen Plattform ermöglicht schnelle Reaktionen auf Veränderungen wie neue Dokumenttypen, Dokumentklassen oder einfach nur zusätzliche Buchungskreise.
• Ein durchgängig designter digitaler Prozess verhilft zu mehr Transparenz und einheitlichen Workflows.
• Der administrative Aufwand wird durch die Konzentration auf eine zentrale Plattformlösung reduziert.
• Der Zugriff auf digitale Eingangsrechnungen und die gesamte digitale Post ist jederzeit und auch aus dem Homeoffice möglich.
• Kundenanfragen werden unabhängig vom Eingangskanal konsequent und schnell verarbeitet, die Servicequalität erhöht sich signifikant.

Die TCG Process GmbH bietet mit DPS Digital Mailroom eine digitale Posteingangslösung an. Diese kann in Kombination mit weiteren Lösungen der TCG genutzt werden, wie beispielsweise DPS Invoice integriert in den Invoice Portal Cloud Service von SEEBURGER oder die On-Premises- SAP Solution Extension SEEBURGER Purchase-to-Pay.

^[1] Studie: E-Mail bevorzugt in der Kommunikation mit Unternehmen, 10. Dezember 2020, GMX Blog

^[2] Ericsson Mobility Report, November 2020