Vom Bogen zur Arkade: die Digitalisierung der Supply Chain

Eine Rechnung gibt es bei jedem Handelsgeschäft. Die Rechnung ist daher der Einstieg in die Digitalisierung von Handelsgeschäften. Kann hinter die elektronische Rechnung ein Haken gemacht werden, geht es bei der Digitalisierung weiter zu den nicht zwingend vorkommenden Dokumenten im Geschäftsprozess (Supply Chain). Bis dieser vollständig digitalisiert und damit weitestgehend automatisierbar ist. Der Bestellung kommt hier eine exponierte Bedeutung zu, denn die Rechnung ist direkt auf sie bezogen und die Bestellung damit Grundlage der Rechnungsprüfung.

Datenstandards als Schlusssteine

Ersetzen wir mit Blick auf die Supply Chain das Bild der aus Kettengliedern bestehenden Kette durch das etwas komplexere Bild einer sich aus einzelnen Bögen zusammenfügenden Arkade. Wir wissen: Erst wenn der Schlussstein eingesetzt ist, wird ein Bogen selbsttragend. Ein Schlussstein kann aber nur dann seine Funktion erfüllen, wenn der Bogen richtig konzipiert und solide gebaut ist. Am Boden liegend nutzt er nichts.

Betrachten wir den elektronischen Rechnungsaustausch unter diesem Bild, dann ist der Schlussstein ein Rechnungsdatenstandard. Den haben wir. Bis aber die erste Rechnung nach diesem Standard von einem Pfeiler des Bogens zum anderen wandern kann, muss der Rest des Bogens gebaut sein. Das bedeutet: Interne Rechnungsprozesse müssen neu konzipiert, die Lieferanten informiert und angebunden, Schnittstellen geschaffen werden etc.

Beispiel: Öffentliche Verwaltung (Bund)

Was hier alles zu leisten ist, lässt sich exemplarisch an der öffentlichen Verwaltung (Bund) zeigen. Viele Informationen darüber sind in öffentlich zugänglichen Quellen zu finden, etwa in „Die E-Rechnung in der Bundesverwaltung“.

Der Bund wollte nicht nur der Pflicht der EU nachkommen, als öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können zu müssen, sondern er hat beschlossen, von allen Lieferanten ab November 2020 elektronische Rechnungen explizit zu fordern. Ein ehrgeiziges Ziel, doch der Bogen Rechnung steht. Als Schlussstein darin die europäische Rechnungsnorm in ihrer Ausprägung XRechnung.

Nun kann es bei der Bundesverwaltung weitergehen: zur Digitalisierung der Beschaffung. Im März 2021 veröffentlichte die Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) ein entsprechendes Planungs- und Architekturkonzept. Darin steht in der Vorbemerkung: „Nach der Umsetzung des Standards XRechnung für die elektronische Rechnung ist die Analyse der Fachdomäne des öffentlichen Einkaufs hinsichtlich einheitlicher standardbasierter Digitalisierungsmöglichkeiten ein weiterer Schritt zur Vervollständigung der digitalen Supply-Chain für die öffentliche Verwaltung.“ Bis diese Bögen gebaut und tragfähig sind, wird wohl noch einige Zeit ins Land gehen.

Bei nicht so schwerfälligen Organisationen wie der öffentlichen Verwaltung wird der vom Rechnungsbogen ausgehende Weiterbau der Arkade schneller gehen. Was alle benötigen: einen passenden Schlussstein für jeden weiteren Bogen, also einen Datenstandard für Bestellung, Lieferschein etc. analog zum Datenstandard für Rechnungen. Was tut sich hier in der Standardisierungswerkstatt?

Standardisierung von Geschäftsdaten

Elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange – EDI) zwischen Geschäftspartnern gibt es schon lange. Doch eine nationale oder internationale Norm für Geschäftsdaten haben wir erst seit Juni 2017. Da veröffentlichte die europäische Normungsorganisation CEN die Norm für ein „Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung“ samt einiger weiterer auf die Norm bezogener technischer Dokumente. Auf der Basis des CEN-Normenwerks können Geschäftspartner elektronische Rechnungen untereinander austauschen, ohne zuvor Absprachen untereinander treffen zu müssen, wie dies im allgemeinen EDI-Fall nötig ist.

Wie geht es bei CEN mit der Normung weiterer Dokumente des Geschäftsprozesses weiter? Erst einmal gar nicht. Bei der Normierung der Rechnung hatte die EU-Kommission Druck gemacht und Fristen gesetzt. Das fehlt nun.

Dabei ist es gar nicht so schwer, eine Norm für die Bestellung (und später weitere Dokumentarten) zu definieren. Denn es geht schlicht darum, ein zur bereits genormten Rechnung komplementäres Puzzlestück Bestellung zu konstruieren. Viel internationale Abstimmung ist dabei nicht nötig. Das ist hauptsächlich eine Fleißarbeit.

Order-X: Standard für Bestellungen

Diese Fleißarbeit wurde von Deutschland zusammen mit Frankreich geleistet und das Ergebnis im März 2021 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als „Order-X 1.0“ veröffentlicht. Das FeRD konnte dabei auf den Expertenkreis zurückgreifen, der vor rund zehn Jahren damit begonnen hatte, ZUGFeRD zu entwickeln und 2014 in Version 1 zu veröffentlichen.

Standardisierung im internationalen Kontext

Neben der europäischen Rechnungsnorm und den Erfahrungen aus der ZUGFeRD-Entwicklung flossen in Order-X auch Arbeitsergebnisse von UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) ein. Hier ist insbesondere das Supply Chain Reference Data Model (SCRDM) zu nennen. Aus diesem ist die Cross Industry Invoice (CII) abgeleitet, ein semantisches Datenmodell für Rechnungen mit über 2000 Elementen. Eine Untermenge der Cross Industry Invoice wiederum ist das semantische Datenmodell der CEN-Rechnung. Damit sei in aller Kürze der internationale Rahmen skizziert, in dem die Standardisierung der Supply Chain stattfindet.

Deutschland als treibende Kraft

Was bedauerlicherweise hierzulande viel zu wenig beachtet und gewürdigt wird ist, welch treibende Kraft Deutschland bei der Standardisierung der Supply Chain europäisch und international spielt. Order-X ist Steilvorlage für eine CEN-Norm für die Kernelemente einer Bestellung analog zur Rechnungsnorm. Die Arbeiten an SCRDM bei UN/CEFACT finden unter deutscher Projektleitung statt. Beide Stränge laufen in der Person von Rolf Wessel (SEEBURGER) zusammen, der sowohl Projektleiter bei UN/CEFACT als auch Leiter des Competence Centers „Standards, Formate & Integration“ des FeRD ist.

Politischer Wille fehlt

Dank der Standardisierungsarbeiten bei UN/CEFACT und im FeRD haben wir in Deutschland hervorragende Voraussetzungen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Was fehlt, ist der politische Wille, die Digitalisierung hier forciert anzupacken. „Nutzt die Schlusssteine, die vor euren Füßen liegen, und baut Arkaden – wir als Regierung helfen euch dabei!“ müsste der Appell an die Wirtschaft sein. Ach ja …

Ach ja, träumen wir doch – eingehegt im Homeoffice – vom Reisen und lassen die Gedanken sehnsüchtig gen Süden schweifen, nach Italien, nach Bologna, der Stadt mit 38 km Arkaden …