Strategien für mehr Effizienz im Business Integration Team

In einem zentralen IT Business Integration Team laufen alle Fäden rund um die Themen Business Integration, aber auch technischer Integration zusammen. Man ist einerseits Betreiber einer technischen „Datendrehscheibe“ (Integrationsplattform), andererseits aber auch organisatorische „Informationsdrehscheibe“ sowohl für die eigenen Fachbereiche als auch für eine Vielzahl der angebundenen Geschäftspartner.

Es gehen täglich vielfältige Anfragen rund um Tagesgeschäft und Routine-Themen, zu Wissenstransfer, Schulungsbedarf, Konzeption, Beratung aber auch konkreter Realisierung von Schnittstellen ein.

Diese Schnittstellen dienen zum einen der technischen Kommunikation zwischen Systemen oder Geschäftspartnern, aber zum anderen auch der Zufriedenheit interner und externer Kunden, der Effizienzsteigerung oder der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.

Schaffen Sie klare Strukturen

Der zuvor genannte Themen-Mix beinhaltet in der Regel strukturierbare, aber auch nicht strukturierbare Anfragen. Ziel muss es trotz beziehungsweise gerade bei hoher Auslastung des Business Integration Teams sein, möglichst alle strukturierbaren oder wiederkehrenden Anfragen einem klaren Ablauf folgen zu lassen.

Für strukturierbare Anfragen bieten sich folgende Methoden zur Optimierung von Arbeitsabläufen an:

Wo liegen die Vorteile?

• Dokumentationen oder Videos können Abläufe oder die Nutzung von Anwendungen erklären, wodurch Anfragen gänzlich vermieden oder zumindest reduziert werden können.
• Klare Vorgaben zu den notwendigen Informationen, wie etwa ein Parameter-Datenblatt oder Zertifikate für die Beantragung einer neuen AS2– oder OFTP2-Verbindung, können Rückfragen sowohl intern, als auch extern vermeiden und damit die Bearbeitungsdauer deutlich reduzieren.
• Eine zentrale Mail-Adresse – oder noch besser – ein Ticket-System hilft dabei, Anfragen auch im Falle der Abwesenheit eines Team-Mitgliedes im Blick zu haben und jederzeit über den Stand der Bearbeitung Auskunft geben zu können. Darüber hinaus kann dies als zentrale Wissens-Datenbank dienen und damit die Bearbeitung zukünftig wiederkehrender Anfragen vereinfachen und beschleunigen.
• Offline-Formulare ohne kritische Informationen, wie etwa für die detaillierte Abfrage der Parameter zur Anlage einer neuen SFTP-Verbindung, können Nutzern die vollständige Bereitstellung von notwendigen Informationen vor allem in der Abstimmung mit externen Partnern erleichtern, wodurch Anfragen präziser gestellt werden können.
• Self-Services zur Erfassung von Informationen als Vorstufe für eine manuelle Bearbeitung können Fehler in Anfragen vermeiden und damit die Bearbeitungsdauer deutlich reduzieren. Durch die Bereitstellung von Self-Services zur vollständigen Umsetzung von Anfragen kann die manuelle Bearbeitung durch das Business Integration Team sogar vollständig entfallen.
• Eine teilweise oder vollständige Automatisierung von manuellen Tätigkeiten kann Ihr Team entlasten und freie Ressourcen zur manuellen Bearbeitung von nicht strukturierbaren Anfragen schaffen.

Gerade dann, wenn die Anforderung ist, Anfragen aus unterschiedlichen Regionen und Zeitzonen, aber auch in unterschiedlichen Sprachen zu bedienen, sind klare Strukturen unbedingt erforderlich. Ein mehrtägiges „Mail-Ping-Pong“, beispielsweise zur Abfrage von Informationen, hilft niemandem weiter und verschlechtert die Akzeptanz eines zentralen Business Integration Teams.

Fazit

Strukturierung, Standardisierung oder auch Automatisierung sind wichtige Methoden, um den Arbeitsaufwand eines Business Integration Teams beherrschbar zu machen. Und nicht nur das: Sie helfen auch dabei, Verzögerungen in der Umsetzung oder sogar Fehler zu vermeiden.

Nur so ist es möglich, das immer stärker wachsende Spektrum der Business Integration Services im Griff zu haben.