SEEOcta-Daten: Medienbruchfreie Datenverarbeitung durch EDI-/API-Integration

Für jedes Unternehmen ist die Verarbeitung von Daten und Informationen wie Kunden-, Lieferanten-, Prozess- und Produktdaten essenziell. Werden Daten jedoch auf unterschiedlichen Medien transportiert und verarbeitet, kommt es bei der Übertragung oft zu Datenfehlern und der Geschäftsprozess wird unnötig verlangsamt (siehe auch SEEOcta-Daten: Data Governance). Eine der größten Herausforderungen bei der Gestaltung effizienter Unternehmensprozesse ist es, den zwischenbetrieblichen Geschäftsdatenaustausch mit Lieferanten und Kunden medienbruchfrei zu ermöglichen und Medienbrüche auch unternehmensintern zu eliminieren. EDI– und API-Integration sind Lösungswege für die Vernetzung von Anwendungssystemen. So können Geschäftsdokumente wie Kundenanfragen, Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch in abgestimmter strukturierter Form ausgetauscht werden. Erfahren Sie mehr über die Vorteile des medienbruchfreien Datenaustauschs entlang der gesamten Supply Chain und innerhalb eines Unternehmens durch EDI- und API-Integration.

Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet die acht wichtigsten Perspektiven für ein erfolgreiches Projektmanagement. Sie erhalten einen Überblick über alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

Medienbruchfreier Austausch von Daten und Dokumenten entlang der Supply Chain mit EDI

Ein Medienbruch entsteht beispielsweise dann, wenn innerhalb einer Übertragungskette Daten von Papierdokumenten manuell in IT-Systeme übertragen werden. Elektronischer Datenaustausch (eng. Electronic Data Interchange – EDI) macht diesen Schritt überflüssig. Schon seit über 30 Jahren steht EDI für den papierlosen Austausch strukturierter Daten zwischen Geschäftspartnern. Hierzu zählen Dokumente wie z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Entlang der Supply Chain nutzen viele Unternehmen diese Möglichkeit des elektronischen Datenaustauschs. Dies erleichtert die globale Zusammenarbeit und Vernetzung von Unternehmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette erheblich – von der Rohstoffgewinnung, über die Veredelungsstufen, bis hin zum Endverbraucher. Bei den immer umfangreicheren und komplexeren Lieferketten wird das Informationsmanagement zu einem wesentlichen Aspekt bei der Erfüllung von Marktanforderungen.

Im Rahmen der Supply Chain werden eine Vielzahl von Daten und Dokumenten ausgetauscht:

Bei einer Lieferkette denkt man in erster Linie an den Waren- und Zahlungsfluss. Es ist jedoch der Informationsfluss, der die Lieferkette überhaupt erst ermöglicht. Da Unternehmen aller Größe in eine Lieferkette involviert sind und diese nicht zwingendermaßen alle EDI-fähig sind, bietet EDI verschiedene Lösungen zur schnellen und einfachen Lieferantenanbindung. Moderne Lieferketten, wie sie z. B. in der Automobilindustrie oder dem Handel zu finden sind, wären ohne strukturierten Datenaustausch gar nicht realisierbar. Die Fertigungstiefe der Unternehmen wird immer weiter reduziert. Hersteller und Lieferanten müssen daher immer enger kooperieren. Just-in-Time (JIT), Just-in-Sequence (JIS) und Lean Management sind Verfahren, die nur durch die Bereitstellung strukturierter Daten entlang der Supply Chain einen reibungslosen Betrieb der Fertigungsstraßen ermöglichen. EDI bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Geschäftsdokumente in Form von strukturierten Daten an Unternehmen auf der ganzen Welt zu übertragen.

Medienbruchfreier Datenaustausch: EDI versus APIs

EDI ist infolge seiner langjährigen weltweiten Verbreitung eine ausgereifte und robuste Möglichkeit, einen unternehmensübergreifenden Datenaustausch zu realisieren. Der hohe Verbreitungsgrad von EDI erleichtert die effiziente Lieferantenanbindung. Der medienbruchfreie Nachrichtenaustausch via EDI erfolgt zwischen Unternehmen entlang etablierter Geschäftsdokumentenstandards (auch EDI-Nachrichtenstandards), auf die sich die Firmen einer Branche untereinander geeinigt haben. Dieser Austausch erfolgt über die drei Verarbeitungsschritte Konnektieren, Konvertieren und Kommunizieren. Eine Herausforderung hierbei ist die Speicherverzögerung. Diese kann dazu führen, dass Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen getroffen werden, die sich möglicherweise in der Zwischenzeit bereits wieder geändert haben. Die Top 6 Herausforderungen einer EDI-Lösung finden Sie in einem gesonderten Beitrag.

Application Programming Interfaces (APIs) werden häufig als das EDI des 21. Jahrhunderts bezeichnet. Anwendungen, Systeme und Partner können über APIs in Echtzeit vernetzt werden. Von mobilen Apps, E-Business oder Cloud bis zur Standort- oder Point of Sales-Anbindung – APIs ermöglichen den schnellen, sicheren und unkomplizierten Zugriff auf Daten und Funktionen von Geschäftsprozessen. Dieser Echtzeit-Datenaustausch macht APIs im Vergleich zu EDI so effektiv. Über das Bereitstellen von APIs werden bestehende Applikationsfunktionen und Daten für andere Systeme und Applikationen nutzbar – ganz ohne Medienbruch.

Die API-Implementierung, von API-Management bis API-Solution, ist kostengünstiger und unkomplizierter als EDI, da keine laufenden Wartungs- oder Übersetzungsdienste erforderlich sind. Bei einer API-Integration neuer Handelspartner liegt die Hauptaufgabe darin, Anwendungen und anderen Programmen den Zugriff auf ausgewählte (System-)Funktionen und Daten zu ermöglichen. An einem solchen Szenario sind immer zwei beteiligt: derjenige, der über die Daten verfügt und Zugriff zu ihnen gewährt (Provider), und derjenige, der die Daten abruft und konsumiert (Consumer). APIs bieten die Möglichkeit des Echtzeit-Datenaustausches, was für einige Geschäftsmodelle zwingend erforderlich ist. API-Security und professionelles API-Management sind für die effiziente und sichere Nutzung von APIs unerlässliche Grundvoraussetzungen.

Interne Auswirkungen des medienbruchfreien Datenaustauschs via EDI- und API-Integration

Innerbetrieblich senkt die EDI- und API-Integration die Organisations- und Koordinierungskosten. Intern empfangene Daten müssen bei klassischer verrichtungsorientierter, hierarchischer Arbeitsteilung über womöglich mehrere Verantwortungsstellen zu den jeweiligen Ausführungsstellen weitergeleitet werden. Informations- und Koordinationskosten entstehen. Durch die Möglichkeit der direkten internen Weiterverarbeitung und Weiterleitung empfangener Daten erlaubt eine Anbindung über EDI/API den völlig medienbruchfreien Datenaustausch bzw. Datenzugriff von praktisch jedem Arbeitsplatz aus.

Durch die EDI-/API- Integration können also die Kommunikationskosten und Koordinierungskosten der betroffenen ausführenden Stellen gesenkt werden. Voraussetzung sind entsprechende organisatorische Anpassungen. Sie betreffen eine verstärkte Aufgabenintegration, Dezentralisierung sowie Delegation^[1]: (Siehe auch SEEOcta Prozess Blog „Business Process Reengineering“)

• Aufgabenintegration
  Haben Mitarbeiter direkten Zugang zu relevanten Daten, können bestimmte Tätigkeiten im Sinne einer horizontalen oder vertikalen Aufgabenintegration zusammengefasst werden.
  • Horizontale Aufgabenintegration: Integration bisher arbeitsteilig bewältigte Funktionen wie Bestellabwicklung, Bestands und Lagerprüfung oder Lieferantenauswahl.
  • Vertikale Aufgabenintegration: Die Ausführung eines Auftrages liegt vom Empfang bis zur Fertigstellung bei einer Abteilung.
• Dezentralisierung
  Von externen Geschäftspartnern übermittelte Daten lassen sich durch EDI/API medienbruchfrei an jeden Arbeitsplatz weiterleiten. Dies ermöglicht eine dezentrale Informationsversorgung prinzipiell jeder Stelle. Sämtliche Aufgaben in den Abteilungen lassen sich mit den für diese Aufgabenstellungen spezifischen Kenntnissen dezentral abwickeln. Die dezentrale Informationsversorgung durch EDI/API unterstützt die Dezentralisierung der notwendigen Kompetenzen, um eine effiziente interne Abwicklung zu gewährleisten.
• Delegation
  Dezentralisierung erfordert autonom handlungsfähige, ganzheitlich denkende Mitarbeiter (siehe auch SEEOcta Blog „Agile Organisation“). Die EDI/API Integration erleichtert die Delegation von Aufgaben und Verantwortung, indem diese auf die ausführenden Stellen verlagert werden.

Fazit

EDI- und API-Integration sind für den medienbruchfreien Datenaustausch sowohl entlang der gesamten Supply Chain als auch innerbetrieblich eine Lösung für effizientere und kostengünstigere Geschäftsprozesse. In Abhängigkeit vom EDIw/API-Einsatz reichen die Änderungen von reinen Automatisierungseffekten bis hin zu organisatorischen Umstrukturierungen und der Schaffung neuer Geschäftsmodelle. Das Potential von EDI/API liegt darin, Unternehmen und Geschäftspartner auch zwischenbetrieblich technisch zu vernetzen, wie es bisher nur innerbetrieblich realisierbar war.

Als erfahrener Experte für Integrationslösungen vernetzt SEEBURGER mit der zentralen, agilen, skalierbaren Integrationsplattform, der SEEBURGER Business Integration Suite (BIS), Systeme, Anwendungen, Kunden und Partner. So gelangen die richtigen Daten im richtigen Format zur richtigen Zeit sicher an den richtigen Ort – innerhalb und zwischen Unternehmen.

^[1] Vgl. hierzu auch Rahild Neuburger, Electronic Data Interchange, Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 1994, S. 50