SEEOcta die acht Perspektiven

SEEBURGER empfiehlt die Berücksichtigung eines ganzheitlichen Ansatzes bei der Umsetzung von IT-Projekten (hier exemplarisch für E-Invoice Inbound Projekte): das SEEOcta. In einer mehrteiligen Blogserie stellen wir Ihnen alle Sichten und Perspektiven unseres Beratungsansatzes vor. Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

Was ist SEEOcta?

SEEOcta stellt einen ganzheitlichen Beratungsansatz für Projektleiter und Manager eines Unternehmens dar, welches IT-Systeme im Rahmen eines Projektes einführen will.

Durch ganzheitliche Betrachtung stellt SEEOcta komplexe Strukturen übersichtlich dar. Ein IT-Projekt zu realisieren, kann je nach Unternehmen sehr komplex sein und umfasst weit mehr als lediglich die Einführung neuer Prozesse oder neuer Software. Um einen signifikanten, effektiven Wandel zu erzielen, muss das Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet werden.

Die Die SEEOcta-Reihe betrachtetbetrachtet den geschäftlichen Wandel, initiiert durch den Start von IT Projekten, aus acht Perspektiven, die wiederum drei übergeordneten Kontexten zugeordnet sind. SEEBURGER ist überzeugt, dass Veränderungsprozesse in Unternehmen nur dann erfolgreich sein können, wenn jede der acht Perspektiven beim Veränderungsprozess berücksichtigt – und auch die übergeordneten Betrachtungsweisen – organisatorische, technische und rechtliche Sicht – mit einbezogen werden. Abbildung 1 zeigt die acht Perspektiven des SEEOctas:

Zu Beginn jedes Projekts wird zunächst herausgearbeitet, auf welche Art und in welchem Maße die einzelnen Perspektiven die angestrebte Veränderung im Unternehmen positiv wie negativ beeinflussen. Was muss sich unbedingt -, was darf sich auf keinen Fall ändern, um das gesetzte Ziel zu erreichen? Diese Fragen sind grundlegende Bausteine zur späteren Zielerreichung im Projektmanagement.

Die acht Perspektiven des SEEOcta

Die SEEOcta-Perspektiven berücksichtigen folgende Aspekte:

• Prozesse
  Die Geschäftsprozesse des Unternehmens werden analysiert. Es geht darum zu verstehen, welche Arbeitsschritte wann, von wem, womit, gemäß welcher Regeln, in welcher
  Reihenfolge und warum ausgeführt werden.
• Mitarbeiter
  Zu klären sind folgende Fragen:
  • Werden Mitarbeiter gemäß ihrer Fach- und Sozialkompetenz eingesetzt?
  • Ergibt sich durch den Wandel Schulungsbedarf?
  • Ändern sich Aufgaben-, Kompetenzbereiche durch den Wandel?
  • Sind die Mitarbeiter der Veränderung gegenüber positiv oder negativ eingestellt, wo ist mit Akzeptanz, wo mit Widerstand zu rechnen? etc.
• Aufbau- /Organisation
  Unternehmenskultur, Organisationsstruktur (Hierarchie, Organisationseinheiten, Abteilungs- und Teamstrukturen etc.), organisatorisches Wissen, Fähigkeiten und Potenziale.
• Standorte
  Zentrale, Niederlassungen, Rechenzentren, Profitcenter etc.
• Strategie
  Unternehmens- und IT-Strategie (Hard- und Softwaresystem, Kommunikationsinfrastruktur) sowie deren Kongruenz.
• Applikationen
  Geklärt werden Fragen wie die folgenden:
  • Welche Applikationen gibt es im Unternehmen?
  • Sind es hinsichtlich der Anforderungen die ‚richtigen’ Applikationen?
  • Gibt es ausreichend Lizenzen?
  • Ist Interoperabilität gewährleistet?
  • Unterstützen sie Geschäftsprozesse, ist die Organisation der Mitarbeiter ausreichend?
  • Sind Software-Schulungen erforderlich?
  • Inwiefern kann bestimmte Software den Veränderungsprozess unterstützen?
• Daten
  Analysiert werden Inhalte, Datenstruktur und -formate. Notwendige Verarbeitungsschritte werden ebenfalls beleuchtet, um z. B. die Interoperabilität zwischen Anwendungen zu gewährleisten, vorgegebene Geschäftsprozesse einzuhalten oder um Daten für Anwender sicht- und bearbeitbar zu machen.
• Richtlinien und Gesetze
  Welche Richtlinien und Gesetze sind zu berücksichtigen? Gelten an verschiedenen Standorten unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen? Entsprechen Technik und Prozesse diesen Anforderungen?

Prozesse und (IT-)Strategie sind dabei Schlüsselfaktoren zur erfolgreichen Projektumsetzung. Veränderungen bei diesen Einflussgrößen sind häufig Auslöser für Veränderungsprozesse in den verbleibenden SEEOcta-Perspektiven, Gesetze und Richtlinien ausgenommen.

Die 3 Sichten des SEEOcta

Organisatorische, technische, rechtliche Sichtweise in IT-Projekten

Die einzelnen SEEOcta-Perspektiven können verschiedenen Kontexten zugeordnet werden. Beispielsweise fokussieren die Perspektiven „Prozesse“, „Mitarbeiter“, „Aufbau-/Organisation“ und „Standorte“ auf den Veränderungsprozess aus organisatorischer Sicht, während „Applikationen“ und „Daten“ die technische Betrachtungsweise des Projekts repräsentieren. Ein Sonderfall ist die Perspektive „Strategie“, die aufgrund der Berücksichtigung von Unternehmens- und IT-Strategie teilweise der organisatorischen, teilweise der technischen Sicht zugeordnet wird. Bleibt noch die Perspektive „Gesetze und Richtlinien“, die die rechtliche Situation im Blick hat.

Während organisatorische und technische Entscheidungen von Unternehmen aktiv gestaltet werden können, trifft dies auf die rechtlichen Rahmenbedingungen nicht zu. Dennoch ist der rechtliche Kontext von Belang, da Entscheidungen des Gesetzgebers oftmals gravierende Veränderungen in Unternehmen nach sich ziehen. Als Beispiel seien hier Gesetze hinsichtlich Steuerrecht, Datenschutz etc. genannt.

Die Einbeziehung der übergeordneten Kontexte ist eine wichtige Ergänzung zur losgelösten Betrachtung der einzelnen Perspektiven im IT-Projektmanagement. Damit ist gewährleistet, dass auch der perspektivenübergreifende Integrations- und Koordinierungsbedarf erkannt und berücksichtigt werden.

In einem zweiten Schritt müssen im erfolgreichen IT-Projektmanagement auch die übergeordneten Kontexte auf gegenseitige Abhängigkeiten und Beeinflussungen geprüft und der daraus resultierende Integrations- und Koordinationsbedarf ermittelt werden.

In einer umfassenden SEEOcta-Blog-Serie erfahren Sie, wie Sie die acht Perspektiven und drei Sichten des SEEOcta für Ihre IT-Projekte anwenden können. Teil 1 dieser Serie befasst sich mit dem Mitarbeiterfaktor Kommunikation. Wie motivieren Sie Ihre Mitarbeiter dazu, aktiv zum Gelingen eines IT-Projektes beizutragen? Finden Sie es heraus!