Peppol Message Level Response: Mehr Sicherheit für die Statusnachverfolgung

+++ Update Januar 2023

Die Anforderung bzw. der Wunsch diverser Peppol Authorities, den Versand und Empfang einer Message Level Response verpflichtend zu machen, ist im Peppol-Netzwerk auf starke Resonanz getroffen. Um ein einheitliches, grenzüberschreitendes Vorgehen und damit mehr Prozesssicherheit und Einheitlichkeit zu erhalten, hat das OpenPeppol Coordinating Committee eine Arbeitsgruppe eingesetzt, die eine verbindliche Spezifikation für Empfangsbestätigungen im Rahmen einer Statusnachverfolgung definieren soll. Diese Arbeitsgruppe hat sich bereits im November 2022 erstmalig zusammengefunden und hat das Ziel, bis Mitte 2023 verbindliche Regeln bzw. Prozess-Spezifikationen auszuarbeiten. Diese sollen dann im gesamten Netzwerk verpflichtend eingesetzt werden.

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Stellen Sie sich einmal vor, Sie verschicken eine wichtige Rechnung, die aber durch unglückliche Zufälle nicht beim Sender ankommt. Sie warten dann endlos auf die Begleichung der Rechnung, während der Rechnungsempfänger auf die Rechnung wartet. Wird hier nicht kommuniziert, kann das unliebsame Folgen haben. Das E-Procurement-Netzwerk Peppol löst dieses Problem durch die Statusnachverfolgung. In unserem Blog erhalten Sie Informationen, wie Statusnachverfolgungen mit Peppol Message Level Response funktionieren und lernen weitere Statusmeldungen kennen, die mit Peppol möglich sind.

Wie zuvor erwähnt, sorgt die Frage, ob eine versendete Datei den Empfänger auch wirklich erreicht hat, häufig für Unsicherheiten beim Sendeprozess. Besonders bei der Bearbeitung von Rechnungen ist dies ein wichtiges Thema. Denn nur mit der Gewissheit, dass der Empfänger die Rechnung auch erhalten hat, lassen sich gegebenenfalls weitere Prozessschritte initiieren. Das 4-Corner-Modell des Peppol-Netzwerks bietet im Versandprozess mehrere Ebenen, über die der Sender (End-User Corner 1) Gewissheit über den Versandstatus erhalten kann. Das in Abbildung 1 dargestellte 4-Corner-Modell von Peppol zeigt auf, wie über Peppol Access Points der sichere Versand und Empfang von elektronischen Dokumenten gewährleistet wird.

Die Übertragung zwischen Corner 2 (sendender Peppol-Access-Point Service Provider) und Corner 3 (empfangender Peppol-Access-Point Service Provider) wird via AS4 Transport Acknowledgement quittiert. Diese Bestätigung kann mit dem Beleg bei einem Einwurfeinschreiben auf dem analogen Postweg verglichen werden.

Für den Sender ist aber auch von Interesse, ob die Datei weiterverarbeitet wird. Eine nicht unerhebliche Hürde kann dabei die Validierung auf der Empfängerseite sein. Die Praxis zeigt, dass gerade in den Business-to-Government-Prozessen (B2G) – wo die meisten Rechnungen im Peppol-Netzwerk verschickt werden – die Validierung auf der Empfängerseite zu einer Ablehnung führt, bevor der Empfänger Corner 4 die Belege erhält. Zu einer Ablehnung kommt es meist durch Fehlermeldungen bei der Validierung im Eingang. Die meisten öffentlichen Empfänger bieten ein Portal an, in dem sich die Sender anmelden können und, neben Funktionen einer manuellen Erfassung für die Sender, über elektronische Wege eine Statusnachverfolgung möglich ist.

Für den Sender ist allerdings die Anmeldung an verschiedenen Portalen mit der damit verbundenen manuellen Statusnachverfolgung ein Zusatzaufwand. Die Lösung dafür bieten weitergehende Statusrückmeldungen seitens des Empfängers.

Welche Möglichkeiten zur Statusinformation bietet das Peppol-Netzwerk?

Zusätzlich zum immer erfolgten Transport Acknowledgement im technischen Sendeprozess sind im Peppol Netzwerk zwei weitere mögliche Ebenen der Rückmeldung vorgesehen:

• Message Level Response
• Business Level Response, z. B. Invoice Response

Die folgende Grafik in Abbildung 2 gibt Ihnen einen Überblick, auf welchen Ebenen welche Nachrichten/Statusinformationen entstehen:

Das Transport Acknowledgement ist eine rein technische Information über den Übertragungsstatus. Die möglichen darauffolgenden Statusinformationen in der Message Level Response (MLR) und der Business Level Response sind analog zu den fachlichen Business-Message-Dateien, die über das Peppol-Netzwerk übertragen werden.

Sowohl für die MLR als auch für die verschiedenen Business Level Responses liefert Open Peppol Business Interoperability Specifications (BIS 30).

Die MLR dient dazu, den ursprünglichen Sender über die Validierungsergebnisse im Eingang zu informieren. Im positiven Fall erfolgt eine Weiterverarbeitung der Datei, im negativen Fall wird die weitere Verarbeitung abgelehnt. Der Empfänger der MLR erhält detaillierte Informationen über die Ablehnungsgründe (Validierungsfehler). Die Prüfung für die MLR erfolgt dabei immer ausgehend von den für das Format definierten und allgemein verfügbaren Validierungsartefakten/Regeln. Es ist seitens des Empfängers möglich, auch weitergehende eigene Validierungen durchzuführen. Eine Ablehnung kann aber nur dann erfolgen, wenn diese Regeln allgemein bekannt sind.

Die Business Level Response ist eine Antwort auf die Business Datei. Diese kann in einem Bestellprozess eine Order–Response sein, im Rechnungsprozess eine Invoice-Response. Die Invoice-Response würde beispielsweise die Information enthalten, ob die Rechnung gezahlt wird oder z. B. wegen eines falschen Preises aus Sicht des Empfängers abgelehnt wird. Das über eine Business Response kommunizierte Ergebnis stellt dabei immer ein Resultat einer unmittelbaren fachlichen Bewertung auf Ebene des ERP-Systems dar.

Was ist erforderlich, um eine MLR zu erhalten?

Bevor Sie eine MLR erhalten können, müssen Sie sich bei einem Service Metadata Publisher (SMP) registrieren. Dabei handelt es sich um ein Register, in dem Ihre Peppol-Kennung und Messaging-Fähigkeiten gespeichert sind. Es ermöglicht Ihnen auch, im Peppol-Verzeichnis zu erscheinen und gefunden zu werden. Wenn ein Geschäftspartner im Peppol-Verzeichnis nach Ihnen sucht, wird Ihre Fähigkeit, eine MLR zu erhalten, unter „Supported Document Types“ für Ihren Eintrag angezeigt, wie in der folgenden Abbildung 3 dargestellt:

Seitens der Empfänger erfolgt eine Prüfung beim Empfang der Geschäftsnachricht, ob der Sender überhaupt in der Lage ist, eine MLR zu empfangen. Häufig erfolgt dies bereits auf Ebene des empfangenden Peppol Access Points. Trifft dies zu, werden die Ergebnisse der Validierung im Eingangsprozess per MLR an den ursprünglichen Sender über das Peppol-Netzwerk versendet. Wie in Abbildung 4 dargestellt, sind Sender (C1) und Empfänger (C4) dabei in der MLR (sowohl Peppol-Envelope als auch MLR-Datei) genau umgekehrt wie in der ursprünglichen Geschäftsdatei. Ferner enthält die MLR eine Referenz auf die ursprünglich gesendete Nachricht (ID des Envelopes bzw. des Standard Business Document Headers (SBDH) zur Geschäftsdatei). Damit lassen sich die Geschäftsnachricht und die Antwort korrelieren.

Zusätzlich zu der Registrierung sollte natürlich das empfangende System auf Seiten des MLR-Empfängers (C4-MLR) in der Lage sein, die MLR zuzuordnen und die enthaltenen Informationen für den Anwender lesbar aufzubereiten.

Gibt es Verpflichtungen, eine MLR zu empfangen?

Um die Prozesse im Peppol-Netzwerk zu verbessern, haben sich einige Peppol Authorities entschlossen, eine Verpflichtung zum Empfang der MLR einzuführen. Dies bedeutet, dass jeder Absender mit Sitz in einem der betroffenen Länder in der Lage sein muss, eine MLR zu empfangen.

Ziel dieser Verpflichtung ist es, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, die Kommunikation im B2G-Umfeld zu verbessern und die Notwendigkeit zu verringern, sich an Portalen anzumelden. Gerade in internationalen, grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen stellen Portale, durch die nur durch Anmeldung Statusinformationen zu erhalten sind, eine große Hürde dar. Mit der Verpflichtung kann diese Hürde verringert werden.

Darüber hinaus wird die MLR von vielen Service Providern auf der Empfängerseite unterstützt. Dies schließt auch einige Service Provider in Ländern ein, die dies nicht verpflichtend gemacht haben. Von vielen Service Providern wird die MLR implementiert, auch wenn sie nicht verpflichtend ist. Daher sollten Unternehmen überall damit rechnen, eine MLR zu erhalten – zumindest im Fehlerfall.

Was bedeutet Business Level Response?

Anders als die MLR kann eine Business Level Response nicht unabhängig von einem ERP-System erstellt werden. Das erschwert unter Umständen die Einführung einer solchen Response.

In den Bestellprozessen ist es üblicher, eine Bestellbestätigung zu erstellen; im Fall der Rechnung hat sich auch in der nicht-elektronischen Welt eine formelle Bestätigung oder Ablehnung weniger etabliert. Im Fall einer Ablehnung wird in der Regel die direkte Kommunikation genutzt. Aus diesen Gründen fehlen in den ERP-Systemen gegebenenfalls entsprechende Prozesse, um eine elektronisch zu verarbeitende Rückmeldung geben zu können. Sind die Systeme dazu aber in der Lage und sind entsprechende Prozesse etabliert, werden die Empfänger auch in der Lage sein, entsprechende Antworten zu unterstützen.

Für den Sender der ursprünglichen Geschäftsnachricht ist daher zu prüfen, inwieweit sein ERP mit einer entsprechenden Antwort umgehen kann. Ist er dazu in der Lage, kann er, wie auch schon bei der MLR, die entsprechende Empfangskapazität angeben.

Aktuell ist es in Peppol-nutzenden Ländern sehr unterschiedlich, ob seitens der Behörden Business Level Responses unterstützt werden. In den nordischen Ländern ist dieses schon weiter fortgeschritten, da sie historisch gesehen die Digitalisierung an dieser Stelle schon länger vorangetrieben haben.

Invoice Message Response: Ein Beispiel für eine Business Level Response

Mit der Invoice Message Response (IMR) können dem Verkäufer, also dem Rechnungssteller, Informationen aus dem Rechnungsfreigabe- und Zahlungsprozess seitens des Käufers, also des Rechnungsempfängers, gegeben werden. Dabei wird im ERP des Käufers aus dem Rechnungseingangsverarbeitungsprozess heraus eine Nachricht mit Statusinformationen zur Akzeptanz der Rechnung oder Zahlung (Zahlungsavis) erzeugt und an den Verkäufer gesendet.

Fazit

Die Einführung der Message Level Response bietet einen Mehrwert für den Sender der Geschäftsnachrichten. Unsicherheiten, ob die versendete Geschäftsnachricht den Empfänger erreicht, können damit weiter verringert werden. Durch die Integration in den Prozess entfallen aufwendige manuelle Schritte zur Prüfung des Versandstatus.

Die Einführung einer Business Level Response kann die Prozesstransparenz abrunden, wird aber durch höhere Hürden (ERP-System) noch länger auf sich warten lassen.

Damit leistet die MLR mit geringfügigem Aufwand, aber großem Nutzen, einen positiven Beitrag zur Prozesstransparenz und der Akzeptanz durch den Fachbereich.

Wie unterstützt SEEBURGER mit seinen Lösungen?

SEEBURGER ist sowohl ein Peppol Access Point als auch ein Service Metadata Provider (SMP). SEEBURGER hat den Prozess für die Erstellung und den Versand vollumfänglich umgesetzt. Auch beim Empfang der MLR wird die Statusrückmeldung in den Systemen/Services des ursprünglichen Senders und damit Empfängers der MLR umfassend unterstützt. Der Sender kann über die ihm zur Verfügung stehende App die MLR als eigene Empfangskapazität registrieren und damit den Empfängern seiner Business Messages signalisieren, dass sie diese bekommen. Wird daraufhin eine MLR an diesen gesendet, wird sie durch den empfangenden Access Point an den Empfänger (C4-MLR) weitergeroutet. In den SEEBURGER Services wird die MLR automatisch als Statusinformation in den Systemen weiterverarbeitet, sodass Monitoringfunktionen, wie z. B. das Business oder Message Tracking, entsprechende Status darstellen können.

Auch beim Empfang der fachlich erzeugten Antworten (Business Level Response) unterstützt SEEBURGER seine Kunden in den Services. In diesem Bereich sind wir seit Jahrzehnten tätig und sind dadurch umfangreich routiniert darin, verschiedene ERP-Systeme für Sie anzubinden. Sie profitieren dadurch und durch das damit verbundene Mapping. Wir unterstützen Sie hierbei vollumfänglich.