Peppol das internationale E-Procurement-Netzwerk – die Grundlagen

Was ist Peppol? Welche Vorteile bringt das internationale E-Procurement-Netzwerk und wie kann man es nutzen? Welche Standards sind für die technische Anbindung erforderlich? Gibt es eine Übersicht über alle Teilnehmer im Netzwerk? Und welche Rolle spielt internationales E-Invoicing im Peppol-Netzwerk? Erhalten Sie Antworten zu den grundlegenden Fragen rund um das internationale E-Procurement-Netzwerk und lernen Sie aktuelle Entwicklungen im internationalen Invoicing via Peppol (PINT) kennen. In einem weiteren Beitrag erfahren Sie mehr zum Thema E-Tendering mit Peppol.

Peppol – wie funktioniert das internationale E-Procurement-Netzwerk?

Aus dem bereits 2008 initiierten Projekt der europäischen Kommission sowie den Mitgliedern des Peppol-Konsortiums, grenzüberschreitende elektronische Beschaffungsprozesse (E-Procurement) zu vereinfachen, ist mittlerweile ein weltweites Netzwerk entstanden. Die in diesem Netzwerk definierten und publizierten technologischen und semantischen Standards haben sich in der europäischen Union und verbundenen Staaten, wie z.B. Norwegen, seit 2019 etabliert. Sehr früh sind auch Staaten im pazifischen Raum wie Singapur, Australien und Neuseeland Teil des Peppol-Netzwerkes geworden.

Weitere Länder im asiatisch/pazifischen Raum sind im Jahr 2020 hinzugekommen oder stehen in den Startlöchern, dazu zählen Malaysia und Japan. Auch auf dem amerikanischen Kontinent wird das Netzwerk sehr aufmerksam beobachtet. So hat in 2020 Kanada einen Beobachter-Status eingenommen.

In der Regel gründen die Länder mit Beitritt zum Peppol Netzwerk eine eigene Peppol Authority. Die Peppol Authority ist Vertragspartner für die Anbieter eines Peppol Access Point. Sie definiert länderspezifische Regelungen und Dokumentenstandards und hat die Aufgabe, die Interessen der Nutzer des Netzwerkes in der Community zu vertreten. So hat z.B. Deutschland mit Beitritt zum Peppol-Netzwerk 2019 mit der KoSIT eine eigene Peppol-Authority gergründet. Im Herbst 2020 ist die Anzahl der Peppol Authorities von 12 auf 15, durch den Beitritt von Griechenland, Niederlande und Island gestiegen.

Die technischen und semantischen Definitionen des Peppol-Netzwerkes erlauben es allen Nutzern/Beteiligten, jeden anderen Nutzer zu erreichen. Vorrangig wird das Netzwerk in den E-Procurement-Prozessen mit den Behörden (B2G) genutzt. Vor allem die elektronische Rechnung, die u. a. mit der Richtlinie 2014/55/EU in Europa im Bereich B2G gefordert ist, ist ein großer Treiber für die Nutzung des Netzwerkes.

Das Peppol-Netzwerk nutzt für die Kommunikation das sogenannte 4-Corner-Modell. Der Sender (Corner 1 (C1)), als auch der Empfänger (Corner 4 (C4)), entscheiden sich einmal für einen Access Point-Betreiber (Corner 2 und 3 (C2, C3)) ihrer Wahl und stellen zu diesem eine Verbindung her. Über den jeweiligen Access Point-Betreiber ist die Verbindung zu allen anderen Access-Points im weltweiten Peppol-Netzwerk sichergestellt.

Wie sich die Nutzer C1 und C4 des Netzwerkes zu ihrem Access Point verbinden, ist abhängig von den jeweiligen technischen und sicherheitstechnischen Anforderungen und Möglichkeiten der Parteien und wird vertraglich zwischen den jeweiligen Parteien (C1 mit C2, C4 mit C3) vereinbart. Innerhalb des Netzwerkes gelten die technischen und semantischen Definitionen von Peppol. Das bedeuetet, dass jeder Access Point mit jedem anderen Access Point kommunizieren kann. Unterstützt wird dieses durch einen Prozess, der den für den jeweiligen Adressaten (C4) zuständigen Access Point (C3) in zentralen Verzeichnissen ermitteln lässt und Zugang zu den erforderlichen Verbindungsdaten zur C3 gibt.

Die Kommunikation zwischen den Accesspoints (C2 und C3) erfolgt über AS4, gemäß den Vorgaben des Peppol-Netzwerkes.

Damit besteht keine Notwendigkeit, sich als Sender im Peppol-Netzwerk zu registrieren. Die Verbindung zu einem Access Point-Service seiner Wahl und die Kenntnis, unter welcher Peppol-ID der Empfänger zu erreichen ist und welche Prozesse, Dokumententypen er unterstützt, ist ausreichend. Insbesondere im Umfeld von B2G sind die Prozesse und Dokumententypen allgemein bekannt.

Selbst die notwendige Peppol-ID des Senders bedarf keiner Beantragung, sondern kann gemäß den Vorgaben und unter Beachtung der in der Code-Liste für Participant Identifier Schemes enthaltenen möglichen Code-Schemata selber angegeben werden. In vielen Ländern besteht die Peppol-ID aus der jeweiligen Scheme-ID der VAT-Number und der zugehörigen VAT-Number. Ein Beispiel für Deutschland ist: 9930:DE123456789

Ebenfalls definiert sind die möglichen über das Peppol-Netzwerk zu komminizierenden Dokumententypen. Eine aktuelle Übersicht zu den „Document Types“ kann unter https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/ eingesehen werden.

Um unabhängig von der bilateralen Absprache zwischen Sender und Empfänger zu erfahren, welche Prozessse und Dokumententypen der jeweilige Empfänger unterstützt, gibt es in Analogie zu einem Telefonbuch das „Peppol Directory“. Hier kann jeder Empfänger seine Peppol-ID und die von ihm unterstützten Prozesse und Dokumententypen veröffentlichen.

Ausblick 2022 Neues zu E-Procurement

Die in den letzten 2 Jahren stattgefundene Internationalisierung über den europäischen Raum hinaus hat vor allem den Bedarf eines einheitlichen Rechnungsstandards aufgezeigt. Um diesem gerecht zu werden, startete bereits Ende 2019 eine Arbeitsgruppe zur Definition eines weltweit nutzbaren Standards.

“Connect once connect to all” bekommt damit eine noch weitreichendere Bedeutung. Nicht nur die technische Anbindung wird damit für die Nutzer des Netzwerkes einfacher, sondern auch die Differenzierung, welche Dokumententypen der Empfänger unterstützt, wird damit weniger entscheidend.

Peppol International Invoice (PINT)

Ausgehend von den bereits vorliegenden Definitionen/Standards für das E-Invoicing im Peppol-Netzwerk, dem auf der europäischen Kernrechnung basierenden Standard „Peppol-BIS-Billing 3.0“, und unter Einbeziehung länderspezifischer Spezifikationen, insbesonders denen aus Australien und Neuseeland, wurde ein neues Konzept für einen Standard von elektronischen Rechnungen im Peppol Netzwerk definiert.

Ausgangsbasis für diese Rechnungen ist das Konzept einer Kernrechnung, wie sie von der europäischen Union definiert wurde. Das Ergebnis ist eine Extension zu dem Peppol BIS Billing 3.0, die länderübergreifend die Anforderungen an eine Rechnung abdeckt. Dieser Standard, der unter dem Begriff „Peppol International Invoice“ (PINT) Eingang in die Peppol Standards finden wird, greift das Prinzip aus der europäischen Kernrechnung auf, wonach Dokumente, die dem übergeordneten Standard entsprechen, also compliant sind, von jedem empfangen werden können.

Damit die Interoperalität für alle Nutzer sichergestellt werden kann, gibt es einen Satz von Informationselementen, der von allen genutzt werden und zur Beibehaltung der Konformität nicht spezifiziert werden düfen. Dieser Inhalt wird auch als „Shared Layer“ bezeichnet und umfasst alle Inhalte, die in allen Domänen gleichermaßen notwendig sind, um eine Rechnung automatisiert verarbeiten zu können.

Darüber hinaus gibt es einen abgestimmten Inhalt, der semantisch definiert ist und damit von allen Anwendern des Standards einheitlich verstanden werden (Aligned Layer), aber den Anforderungen der einzelnen Domänen/Ländern angeglichen werden kann. Das können spezifische Geschäftsregeln oder eine genauere Definition des Inhaltes sein. Besonders fallen darunter Steuer- und Zahlungsinformationen.

Um auch besonderen Geschäftsanforderungen gerecht werden zu können, ist es möglich, erweiterte Inhalte anzugeben. Diese müssen jedoch vom Empfänger in einer anderen Domäne/Land nicht zwingend verstanden, bzw. in der Verarbeitung berücksichtigt werden.

Das bedeutet für den Sender/Rechnungssteller, dass er die Möglichkeit hat, mit einem Standard alle Rechnungsempfänger im Netzwerk erreichen zu können, ohne sich Gedanken über Länderspezifika machen zu müssen. Elementar für den Sender sind die Anforderungen, die aus rechtlichen Vorgaben und Vereinbarungen im Land des Rechnungsstellers gelten.

Man könnte dieses auch in Anlehnung an den Begriff „europäische Kernrechnung“ „Internationale Kernrechnung“ nennen.

Auch für den Empfänger ergeben sich damit Vereinfachungen. Das PINT-Konzept umfasst nicht nur die Definition des Dokumentenstandards, sondern auch eine konzeptionelle/technische Erweiterung, die eine Vereinfachung bei der Angabe, welche Dokumententypen empfangen werden können, ermöglicht. Mit der neuen Definition wird es möglich sein, die Definition im Sinne einer „Wildcard“ zu machen, so dass alle, die compliant mit dem vorgegebenen Dokumententyp sind, empfangen werden können.