Peppol Directory: Nutzen und Vorteile

Sie möchten wissen, was das Peppol Directory ist, und welchen Nutzen Sie davon haben? Erhalten Sie in diesem Beitrag eine umfassende Übersicht über diesen Suchservice. Sie erfahren zum Beispiel, welche Informationen auf der Business Card enthalten sein sollten oder wie Sie im Peppol Directory für andere erkenntlich machen können, welche Dokumententypen Sie empfangen. Außerdem erfahren Sie, welche Suchfunktionen OpenPEPPOL zur Verfügung stellt und ob die Peppol Authorities Sie zum Eintrag im Peppol Directory verpflichten können.

Bevor wir jedoch loslegen, ein kurzer Hinweis: Haben Sie eigentlich schon unseren Beitrag über die Grundlagen des internationalen E-Procurement-Netzwerk Peppol gelesen? Dieser enthält einleitende Information über die Funktionsweise des E-Procurement-Netzwerks, die Ihnen an dieser Stelle möglicherweise nutzen können und erläutert, was es mit Peppol International Invoice (PINT) auf sich hat. Sollte Ihnen das jedoch bereits bekannt sein, kommen wir direkt zur Beantwortung der naheliegenden Frage:

Was ist das Peppol Directory?

Das Peppol Directory (PD)^[1] ist ein von OpenPEPPOL AISBL bereitgestellter Suchservice. Man kann es auch als die „Gelben Seiten des Peppol-Netzwerkes“ bezeichnen. Im Directory kann jeder Teilnehmer am Netzwerk, ob Sender oder Empfänger, seine Visitenkarte, die sogenannte Business Card, veröffentlichen. Damit zeigt er an, dass er im Peppol-Netzwerk präsent ist. Sobald ein Nutzer über das Peppol-Netzwerk auch Dokumente empfängt, teilt er für jeden zugänglich mit, welche Dokumententypen er erhalten kann.

Nicht zu verwechseln ist das Peppol Directory mit dem technisch erforderlichen Eintrag im Service Metadata Publisher (SMP), wenn der Empfang von Dokumenten – wie beispielsweise E-Rechnungen – über Peppol möglich ist. Gegenüber dem Eintrag im SMP ist der Eintrag im PD per Definition in den meisten Fällen erst einmal freiwillig, also tatsächlich analog zu den „Gelben Seiten“.

Welche Daten werden im Peppol Directory angegeben?

Die Business Card im Peppol Directory bezieht sich immer auf die Peppol-ID, über die der Teilnehmer erreichbar ist. Man könnte es mit der Telefonnummer vergleichen. Bei einem Teilnehmer, der nur sendet, aber nicht empfängt, ist es die Peppol-ID, die er als Absender angibt.

In der Business Card selbst finden sich vor allem Informationen, die z. B. im Impressum einer Website zu finden und damit allgemein verfügbar sind:

• Name des Unternehmens
• Adresse des Firmensitzes
• Peppol-ID (bestehend aus einem Peppol-Präfix und einer nationalen ID-Nummer), beispielsweise: GLN (Global Location Number), LEI (Legal Entity Identifier) oder Leitweg-ID in Deutschland
• URL der Unternehmenswebsite
• Kontaktdaten (Typ, Name, Telefonnummer, E-Mail, Firmenzentrale etc.)
• Zusätzliche Informationen (Freitext, in dem weiteren Angaben gemacht werden können, z. B. um die Auffindung im Directory zu erleichtern)
• Datum der Veröffentlichung im Directory

Sobald ein Teilnehmer über das E-Procurement-Netzwerk Peppol auch Dateien empfangen kann, werden zusätzlich zu den in der Business Card enthaltenen Daten die Informationen zu den Empfangskapazitäten angegeben – vereinfacht ausgedrückt, welche Dokumententypen (Formate) empfangen werden können.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Veröffentlichung im Peppol Directory?

Eine häufig gestellte Frage lautet: Wen kann ich denn via Peppol erreichen? Um diese Frage zu beantworten, wird kaum jemand eine Umfrage machen, sondern nach einem Verzeichnis suchen, in dem die Teilnehmer zu finden sind. Genau dieses Verzeichnis stellt das Peppol Directory dar.

Ein solches Verzeichnis ist natürlich nur so viel wert, wie es genutzt wird, um die eigenen Daten dort zu veröffentlichen. Daher ist es für die Akzeptanz und damit die Nutzung und den Nutzwert sehr förderlich, wenn sich möglichst viele in das Directory eintragen!

Es ist für einen Empfänger, der im Peppol Directory registriert ist, sehr vorteilhaft, wenn er dadurch über das Peppol Netzwerk auffindbar ist und auch gleich seine verfügbaren Kapazitäten erkennbar sind.

Für einen Sender, der seine Daten einträgt, mag sich der Nutzen erst einmal nicht offenbaren. Allerdings kann er auch morgen schon zum Empfänger werden. Dann hat er bereits seine Business Card definiert, und es werden nur noch die Empfangskapazitäten ergänzt.

Wie funktioniert der Eintrag im Peppol Directory?

Die Business Card-Informationen werden, wie auch die Empfangskapazitäten (Dokumententypen), über Funktionen des SMP an das Peppol Directory übertragen.

In der Regel stellt der Serviceprovider, der den SMP betreibt, den Nutzern seine Service-Oberflächen zur Pflege der Business Card-Daten zur Verfügung. Durch die Angabe der Daten in der bereitgestellten Applikation und die Freigabe zur Veröffentlichung werden die Daten automatisch dem Peppol Directory zur Verfügung gestellt. Sowohl Änderungen an den Daten der Business Card als auch Änderungen an den Empfangskapazitäten werden gleichfalls gemäß den Schnittstellen-Definitionen zum Peppol Directory übertragen.

Welche Suchfunktionen bietet das Peppol Directory?

Neben der direkten manuellen Suche ist es auch möglich, automatisierte Suchen und Ergebnisdownloads durchzuführen. Dazu stellt OpenPeppol mehrere Funktionen zur Verfügung. Als Suchbegriffe können alle potentiell in der Business Card angegebenen Informationen wie Peppol-Teilnehmer-ID, Namen, Adressen, etc. genutzt werden. Auch die Angaben in den „zusätzlichen Informationen“ werden bei der Suche einbezogen.

Über die manuelle Suche hinaus bietet das Peppol Directory auch maschinelle Suchfunktionen. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie auf der „How to use it“-Seite von Peppol.

Kann es auch eine Verpflichtung zum Eintrag geben?

Ja, in einigen Ländern verpflichten die nationalen Peppol Authorities zum Eintrag im Peppol Directory in ihren länderspezifischen Vertragserweiterungen (Annex zu den generellen Peppol-Verträgen, den sogenanntem PEPPOL Transport Infrastructure Agreements ‚TIA‘, zwischen Serviceprovider und Peppol bzw. Peppol Authority). Die Verpflichtung betrifft dann alle Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, sowohl in ihrer Rolle des Senders als auch in der des Empfängers, mit Firmensitz oder Adresse in dem jeweiligen Land.

Fazit

Für die Verbreitung und Akzeptanz des Peppol-Netzwerkes sowie zum eigenen und allgemeinen Nutzen ergibt ein Eintrag in das Peppol Directory Sinn. Für alle Beteiligten und Nutzer des Netzwerkes ist der Zugang zur Suche im Peppol Directory über das Internet ohne technische Hürden einfach und damit ein sofortiger Nutzen vorhanden.

^[1] Vgl. Peppol Directory. (abgerufen am 25.04.2022).