Einhaltung der globalen E-Invoicing-Mandate mit SAP S/4HANA

Die Migration auf SAP S/4HANA wird durch die neuen Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung, die ab 2021 und darüber hinaus in Kraft treten sollen, nicht gerade einfacher. Beide Themen unter einen Hut zu bekommen, ist eine Herausforderung. Dennoch ist es unumgänglich, dass Ihre E-Invoicing-Prozesse mit den neuesten Gesetzen konform gehen, selbst wenn Sie sich mitten in einem SAP S/4HANA-Projekt befinden.

Globale E-Invoicing-Gesetzgebung und SAP S/4HANA

Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Europa nimmt immer mehr zu, angeführt von Italien, Spanien, Portugal, Ungarn, Polen und Frankreich. Vermutlich werden andere EU-Länder folgen – genauso wie E-Invoicing in Lateinamerika innerhalb des letzten Jahrzehnts eingeführt wurde und sich dort rasch verbreitet hat.  Dieser Trend wird derzeit durch die weltweite COVID-19-Pandemie und die erhöhte Notwendigkeit, durch schnellere und effektivere Bekämpfung von Steuerhinterziehung und Steuerkarussellen mehr der den Steuerbehörden geschuldeten Steuern einzutreiben, sogar noch beschleunigt.

Es gibt weltweit eine Vielzahl neuer Gegebenheiten und Gesetze, die sich im Jahr 2021 ändern oder neu hinzukommen werden, wie zum Beispiel:

• Griechendland (myDATA)
• Ungarn 3.0 (B2T/B2B)
• Indien (B2B/B2G)
• Italien mit einer neuen XML-Version (B2B/B2G)
• Polen (B2B)
• Portugal (B2G/B2B)
• Serbien (B2G)
• Spanien mit XML-Updates (B2T)
• Taiwan (B2B/B2G)

Die Philippinen (B2B), Vietnam (B2B) und Frankreich (B2B) haben nach 2021 ebenfalls Änderungen angekündigt.

Die Herausforderung besteht nun darin, all diese unterschiedlichen Gesetze zu implementieren und zu bedienen,

1. ohne mehrere verschiedene lokale Anbieter für die beteiligten Länder verwalten oder überwachen zu müssen,
2. dabei alle gesetzlichen Vorgaben für den Umgang mit elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu erfüllen, inklusive neuer Datenformate und Vorgaben zu Kommunikationskanälen,
3. bei einfacher und zuverlässiger Anbindung an beliebige ERP-Systeme und deren jeweilige SAP-Systeme – was gerade bei heterogenen ERP-Landschaften wichtig ist,
4. und gleichzeitig einen reibungslosen Übergang von SAP ECC zu SAP S/4HANA – oder optional von tRFC zu API – in der gewünschten Zeit zu gewährleisten.

Tatsache ist: Es existieren auch in global agierenden Unternehmen erstaunlich viele extrem heterogene ERP-Landschaften, die sich sowohl aus SAP- als auch Nicht-SAP-Systeme zusammensetzen.

E-Invoicing-Prozess mit SAP S/4HANA

Jede elektronische Rechnung muss in einem SAP ERP eine typische Abfolge von Schritten durchlaufen. Diese kann entweder über die ECC (ERP Central Component) oder S/4HANA ausgeführt werden. Der grundsätzliche Ablauf bleibt stets derselbe, ganz unabhängig davon, welche E-Invoicing-Gesetzgebung zu berücksichtigen ist.

Es ist sehr anspruchsvoll, die Migration auf SAP S4/HANA zu bewältigen und gleichzeitig die zunehmenden globalen E-Invoicing-Anforderungen der verschiedenen Regierungen weltweit zu berücksichtigen. Beides unter einen Hut zu bringen, birgt eine Reihe von Herausforderungen:

• Die Integrationsmuster von SAP ECC und SAP S/4HANA müssen erhalten bleiben, ganz egal, ob Sie einen Greenfield- oder Brownfield-Ansatz wählen. Dasselbe gilt für den Wechsel von tRFC zu APIs.
• Daten müssen von mehreren SAP-Modulen, von Nicht-SAP-ERPs und von verschiedenen Bereitstellungsorten aus abgerufen werden. (S/4HANA kann On-Premises, in öffentlichen oder privaten Clouds betrieben werden.)
• Sie müssen weiterhin in der Lage sein, SAP-Transaktionen während der Umstellung zu überwachen, zu ändern und zu stornieren.
• Formatkonvertierung und Kommunikation sind abhängig von der Gesetzgebung im jeweiligen Land und können folgendes erfordern:
  • Mapping verschiedener Datenstrukturen in alte und neue Zielformate
  • Hinzufügen von Anhängen zu Rechnungen
  • Zertifikatsbasierte digitale Signaturen
  • Kommunikation mit Steuerbehörden, Netzwerken wie z. B. Peppol, und Handelspartnern
  • Integration über Protokolle z. B. AS2, AS4, Webservices oder mit Token
  • in einigen Ländern lokale Vereinbarungen mit zertifizierten Dienstleistern, Unterzeichnung und Archivierung der Rechnung sowie zusätzliche Einbeziehung von PDF-Visualisierungen und Fortschrittsberichten in ein vollständiges End-to-End-System.

Eine schnelle Migration auf SAP S/4HANA bei gleichzeitiger Berücksichtigung dieser neuen E-Invoicing-Vorgaben scheint zumindest innerhalb kurzer Zeit nahezu unmöglich zu sein. Gehen Sie diese Mammutaufgabe daher am besten in kleinen Schritten, einen nach dem anderen an.

SAP S/4HANA Integration mit Global E-Invoicing

Auf neue E-Invoicing-Gesetze müssen Sie schnell reagieren. Sie brauchen aber auch eine Lösung, die flexibel genug ist, um Legacy- und Nicht-SAP-Systeme anzubinden. Je nach Land und dem dort vorgeschriebenen Prozess müssen Sie möglicherweise auch mit zwischengeschalteten Regierungsorganisationen kommunizieren, z. B. GSP für Indien oder PACs in Mexiko. Vermeiden Sie wo Möglich parallel mehrere vertraglich bindende Geschäftsbeziehungen gleichzeitig und halten Sie die Prozesse so einfach es geht, indem Sie sich einen Anbieter suchen, der Ihnen alle erforderlichen Dienstleistungen aus seiner Hand anbieten kann.

Die SEEBURGER Busienss Integration Suite (BIS) kombiniert modernste Integrationsmöglichkeiten mit Global E-Invoicing-Services, einschließlich elektronischer Mehrwertsteuerabrechnung und CTCs. Auf diese Dienste kann von jedem ERP-Quellsystem aus zugegriffen werden, das Sie im Einsatz haben, einschließlich SAP ECC und SAP S/4HANA.

SEEBURGER ist zertifizierter PEPPOL Access Point Provider und bietet eine sichere globale Cloud mit Tier 3+ Rechenzentren in Deutschland, China und USA. Sie gewährleistet 99,9 % Verfügbarkeit und ist nach ISAE 3402 und ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Überlassen Sie uns Ihre E-Invoicing-Anforderungen, damit Sie die Hände für andere Aufgaben frei haben – auch für die Mammutaufgabe einer Migration auf S/4HANA.

Vorteile von Global E-Invoicing und SAP S/4HANA

• Nahtlose Integration in SAP – oder jedes andere ERP-System – mit verschiedenen SAP-Adaptern und Solution Extensions
• Überwachung der elektronischen Rechnungsstellung samt Fortschrittsberichten aus behördlichen Systemen in Echtzeit – entweder in der Cloud, in SAP oder in einem anderen ERP-System.
• Erfüllung aller gesetzlicher Anforderungen an Format, digitale Signatur und automatisierte sichere Kommunikation mit dem Austauschsystem.
• Archivierung rechtskonformer E-Rechnungen für mehrere Länder, inklusive PDF-Visualisierungen und Fortschrittsberichten.
• Sicherstellung, dass die sich ändernden und zukünftigen E-Invoicing-Gesetze mit dem Global E-Invoicing Cloud Service jederzeit eingehalten werden.
• Vermeidung vieler einzelner nationale Anbieter. Solche Patchwork-Lösungen werden mit der Zeit kostspielig und immer schwieriger zu verwalten.

Auf diese Weise wird die Migration zu S/4HANA viel einfacher, denn wir halten Ihnen den Rücken frei.

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