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E-Invoicing

E-Invoicing jetzt! Warum es an der Zeit ist, Rechnungen zu digitalisieren!

| | Wissenschaftliche Mitarbeiterin, Fraunhofer IAO
E-Invoicing: Warum es an der Zeit ist, Rechnungen zu digitalisieren!

Die Einführung von E-Invoicing im Rechnungsein- und -ausgang ist ein komplexes Thema. Die gesetzlichen und technischen Rahmenbedingungen fürs E-Invoicing sind vielfältig. Nicht immer ist klar, wie der derzeitige Umsetzungsstand in den Unternehmen und in Verwaltungen ist oder wie weit sich die gängigen Standards wie ZUGFeRD und XRechnung sowie andere Formate bereits etabliert haben. Es ist verpflichtend umgesetzt, dass Lieferanten des Bundes Rechnungen bereits elektronisch übermitteln.

Mit E-Invoicing wird Zusammenarbeit und Kommunikation anders

Allseits bekannt ist, dass Rechnungen schon immer eine zentrale Rolle innerhalb von Unternehmen und Verwaltungen eingenommen haben und die Rechnungsein- und -ausgangsprozesse zu den wichtigsten Geschäftsprozessen in jedem Unternehmen und jeder Verwaltung gehören. Überall schreitet die Digitalisierung voran und bringt Veränderungen mit sich: Innerhalb eines Unternehmens oder einer Verwaltung verbindet die Digitalisierung Bereiche, Abteilungen etc. miteinander. Das bedeutet, dass Unternehmen, Verwaltungen, Organisationen und Systeme auf eine ganz neue Art zusammenarbeiten und kommunizieren. Daraus folgt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rechnungsein- und -ausgang.

E-Invoicing ist komplex, aber machbar

Die Umsetzung ist oft schwieriger als erwartet: Erfahrungen aus anderen Ländern haben gezeigt, dass die Einführung von E-Invoicing nicht ganz einfach ist – im Gegenteil, sie ist recht komplex. So müssen z. B. Systeme angepasst werden und es muss gewährleistet sein, dass die Daten am richtigen Ort sind. Eventuell müssen sogar Daten ergänzt werden, was nur einige der Herausforderungen sind, die die Einführung von E-Invoicing mit sich bringt. Fakt ist, dass die Umsetzung Auswirkungen auf Systeme, Organisation und Prozesse entlang des kompletten Lebenszyklus hat, also vom Eingang einer Rechnung, über die Verarbeitung bis hin zum Versand.

Umsetzung von E-Invoicing in sechs Monaten möglich

Nichtsdestotrotz ist es durchaus möglich, das Ganze in sechs Monaten umzusetzen – abhängig davon, wie groß das Unternehmen bzw. die Verwaltung ist, wie viele Rechnungen verschickt und wie viele davon an öffentliche Auftraggeber verschickt werden müssen. Die Umstellung beginnt mit einer Ist-Analyse (Debitoren, ERP-System, Rechnungsprozess, Rechnungsdaten, Geschäftspartner-strukur). In der nächsten Phase, der Anforderungsanalyse, betrachtet man die Anforderungen der Kunden, Geschäftspartner und auch die Anforderungen der einzelnen Länder. Dokumente und Datensätze werden angeschaut. Dabei wird eruiert, welche Daten fehlen, welche Formatanforderung es gibt und wo eine falsche Kennzeichnung vorliegt. Aus all diesen Informationen wird eine Anforderungsliste definiert. Anhand dieser Anforderungsliste erfolgt die Auswahl eines IT-Anbieters, der bei der Umsetzung unterstützt bzw. die benötigte Software liefern kann.

Vorteile von E-Invoicing

Die Vorteile der elektronischen Rechnung sind vielseitig. Die ersten liegen klar auf der Hand:

  • Kosten werden eingespart und die Umwelt geschont: Kein Ausdrucken, kein Papierverbrauch, kein Porto und schneller geht das Ganze auch.
  • Lange Liege- und Bearbeitungszeiten fallen weg und damit auch Skontoverluste und MahngebĂĽhren. AuĂźerdem wird sowohl auf Seiten des Rechnungsstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers die Bearbeitungsgeschwindigkeit durch eine teilweise Automatisierung der Prozesse beschleunigt.
  • Auch eine ausreichende Transparenz ĂĽber den gesamten Verarbeitungsprozess, z. B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, ist gegeben.

Durch entsprechende frühere Zahlungsziele können Lieferanten ihren Cashflow verbessern und ihre Liquidität nachhaltig sicherstellen. Daneben profitieren sie von effizienten Abläufen und einer gesteigerten Datenqualität, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden.

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Mirjana Stanišić-Petrović

Ein Beitrag von:

Mirjana Stanišić-Petrović ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer IAO. Dort arbeitet sie im Team »IT- und Softwaremanagement« und ist stellvertretende Leiterin des IAO-Zentrums »Dokumenten-und Workflow-Management«. Zu ihrem Aufgabengebiet gehört die Leitung und Durchführung von Projekten in den Themenfeldern Unternehmenssoftware (Dokumenten- und Workflow-Management, Rechnungsverarbeitung, Enterprise Resource Planning etc.), Digitalisierung, Service-Management, Stammdaten-Management und Business Process Management. Die Projekte sind sowohl aus dem Bereich der Forschung als auch aus dem industriellen Bereich, wobei öffentliche Dienstleister als auch produzierende Unternehmen zu den Kunden zu zählen sind. Frau Mirjana Stanišić-Petrović ist Autorin und Mitautorin zahlreicher Bücher und Veröffentlichungen.