Digitale Rechnungsprüfung: In fünf Schritten zum Buchungssatz

Jede Eingangsrechnungslösung (E-Invoicing-Lösung) – ob SAP- oder Non-SAP – berücksichtigt gewisse Spielregeln. Fünf Schritte bilden die Grundlage für eine strukturierte Vorgehensweise, um Eingangsrechnungen zu prüfen und freizugeben.

Schritt eins: Formale Prüfung

Im ersten Schritt muss jede Eingangsrechnung von der Eingangsrechnungslösung formal nach steuerrechtlichen Vorgaben geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen (an eine Rechnung) entspricht. Dies ist besonders wichtig, da nur formal korrekte Rechnungen vom Rechnungsempfänger akzeptiert werden dürfen. Die Prüfung lässt sich mit Eingangsrechnungslösungen einfach abbilden – denn technisch geht es nur darum, die Rechnungsdaten mit den Stamm- und Bewegungsdaten des Unternehmens abzugleichen. Die Rechnungsdaten selbst sollten bei eingescannten Papier- oder E-Mail-PDF-Rechnungen zuvor durch eine integrierte OCR-Texterkennung ermittelt werden.
Bei Hybridrechnungen (etwa ZUGFeRD) oder EDI-Rechnungen werden Rechnungsdaten direkt aus den strukturierten Daten zur Prüfung herangezogen. Ergibt die Prüfung, dass eine Eingangsrechnung nicht die gesetzlichen Mindestbestandteile (zum Beispiel für Deutschland §14UStG) enthält, kann der Empfänger das Dokument im Rahmen der Lieferantenkommunikation ablehnen. Dies sollte über integrierte Funktionen direkt aus der Eingangsrechnungslösung heraus möglich sein. Erfüllt die Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen, erfolgt die nächste Stufe der Rechnungsprüfung.

Schritt zwei: Sachliche Prüfung

Die Person, die die Bestellung ausgelöst hat, ist in der Regel für die sachliche Rechnungsprüfung verantwortlich. Dies gilt insbesondere, wenn bei der Prüfung nach §14 UStG Abweichungen (z.B. Mengen- oder Preisabweichungen) aufgetreten sind. Häufig ist muss der Prüfer aus der Fachabteilung auch bestätigen, dass Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden. Ein Prüf- und Freigabe-Workflow ermöglicht es Fachbereichen, die Rechnung inhaltlich zu überprüfen, nämlich:

• Ist die Rechnung gerechtfertigt?
• Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht oder geliefert?
• Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?

Bei Rechnungen mit Bestellbezug finden sachliche Prüfung und Freigabe oft nur dann statt, wenn in der Rechnung Abweichungen zur Bestellung oder zum Wareneingang auftreten. Typische Abweichungen sind hier unterschiedliche Preis- oder Mengenangaben. Im Fall von Preisabweichungen können der Einkauf und im Fall von Mengenabweichungen der Wareneingang beziehungsweise das Lager zur Prüfung hinzugezogen werden. Zum Auflösen der Abweichungen ist es notwendig, entweder die Bestellung oder die Rechnung anzupassen.

Schritt drei: Kontierung

Bei der Kontierung wird entschieden, auf welchem Konto oder welchem anderen Kontierungsobjekt der jeweilige in der Rechnung angegebene Betrag verbucht werden soll. In der Vorkontierung für die papierbasierte Verarbeitung wird heute immer noch mit Kontierungsstempeln gearbeitet, die auf der Rechnung angebracht sind. Diese enthalten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Informationen. Beispielsweise Datum, Belegnummer, Nummer des Kontos, Bezeichnung des Kontos und gegebenenfalls weitere Informationen. Die Umgewöhnung von der Kontierung auf Papier zur Kontierung in der Software wird durch eine gute Eingangsrechnungslösung erheblich erleichtert. Sie erlaubt dem Anwender auch, in der Software quasi »wie auf Papier« zu arbeiten. Beispielsweise können Kontierungen direkt im Programm vergeben werden. Der automatisierte Abgleich von relevanten Informationen, wie z.B. Kostenstellen, mit dem ERP-System erleichtert dabei die Kontierung. Es gilt stets: Je mehr Informationen zum Rechnungsbeleg erfasst sind, desto einfacher ist die Prüfung im Workflow.

Folgende Standardfunktionalitäten sollten mit einer Eingangsrechnungslösung unterstützt werden:

• Kontierung,
• Buchungssplit,
• Abgrenzungen,
• Zu- und Abschläge,
• Zuweisung auf Kostenstellen sowie
• Zuweisung auf frei definierbare Felder, etwa auf einen Fertigungsauftrag.

Die Kontierung erfolgt prozentual oder in absoluten Beträgen, auch für kostenrechnungsrelevante Zuordnungen. Für die häufig auftretende und standardisierbare Buchung sind Kontierungsvorlagen sinnvoll. Einfache standardisierte Buchungen können so auch von Personen mit geringem buchhalterischem Wissen vorgenommen und die Rechnungen entsprechend kontiert werden (zum Beispiel regelmäßig erfolgende Kassenbuchungen).

Das SEEBURGER Invoice Portal stellt im Standard bereits alle Funktionen für einen automatisierten Rechnungsprüfungsprozess für Non-SAP Systeme bereit.

Schritt vier: Freigabe und Klärung

Bei einem gut durchdachten Beschaffungs- und Rechnungsprozess sollte die Rechnungsfreigabe einem Spiegelbild der Bestellfreigabe entsprechen. Da aber viele Unternehmen davon ausgehen, dass der Aufwand für ein geregeltes Bestellsystem zu hoch ist, stapeln sich in diesen Unternehmen die FI-Rechnungen (Rechnungen ohne Bestellbezug, Kreditorengutschriften) – und dies obwohl in den meisten ERP-Systemen Bestellanforderungen angelegt werden können. In den meisten Fällen werden diese Bestellanforderungen jedoch nicht genutzt oder Dummy-Bestellungen angelegt, die einen symbolischen Preis enthalten. Um Rechnungen ohne Bestellbezug dunkel buchen zu können, ist es erforderlich, organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die eine hohe Bestellquote und -Compliance imitieren.

Der Genehmigungsprozess für die Auslösung von Bestellungen ist in Unternehmen oft nicht klar geregelt. Eine intensive Prüfung und Freigabe erfolgt daher erst im Rahmen der Eingangsrechnungsprüfung. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, zunächst eine Bestell-Compliance aufzubauen. Sie legt eindeutige Regeln, wie zum Beispiel den Verfügungsrahmen, fest. Diese Bestellregeln erfordern jedoch auch eine Überprüfung, so dass ein Kontroll- und Überwachungsmechanismus unumgänglich ist. Ein weiterer Punkt bei der effizienteren Gestaltung des Bestellwesens ist die Vereinheitlichung der Eingangskanäle, mit dem Ziel, so viel wie möglich über ein vorhandenes ERP-System zu bestellen. Die Erfahrung zeigt, dass eine zweistufige Freigabe von Rechnungen ohne Bestellbezug in den meisten ausreicht. Ein schlanker Prozess reduziert die Kosten und vereinfacht und beschleunigt den Gesamtablauf. Zudem hat sich in vielen Unternehmen eine Freigaberegelung, die analog zur Regelung von Kompetenzen für die Bestellung aufgebaut ist, als »Best Practice« bewährt.

Lieferantenkommunikation inklusive

Wenn eine Rechnung eine Klärung mit dem Lieferanten erfordert, kann der Freigeber das Rechnungsdokument ablehnen und zusammen mit den dazugehörigen Anlagen per E-Mail an den Lieferanten zurückschicken. Darüber hinaus hat der Freigeber die Möglichkeit, eine Begründung beizufügen. Die abgelehnte Rechnung wird in der Eingangsrechnungslösung in den Staus »Abgelehnt« gesetzt, protokolliert und archiviert. Dadurch wird vermieden, dass der Lieferant auf Grund fehlerhafter Rechnungen eine Gutschrift erzeugen muss.

Flexible Ad-hoc-Workflow-Änderungen

Während der Rechnungsüberprüfung kann es vorkommen, dass ad-hoc weitere Personen an der Klärung einer Rechnung beteiligt werden müssen. Ausgefeilte Eingangsrechnungslösungen bieten hier die Flexibilität, weitere Personen in den Freigabeprozess einzubeziehen. Erfahren Sie in einem Beitrag mehr zum Thema  „Generischer Workflow mit SEEBURGER SAP Add-ons“.

Schritt fünf: Datenexport

Nach erfolgter Rechnungsprüfung wird der Buchungssatz für das Kunden-ERP-System erstellt und die prozessrelevanten Dokumente werden revisionssicher archiviert.

Nutzenbringendes Arbeiten

Die aufgezeigten fünf Schritte sind in eine gute Eingangsrechnungslösung oder in ein ERP-System nahtlos eingebettet. Ein derartiger workflowgestützter Rechnungsprüfungsprozess ohne Medienbrüche ermöglicht ein effizientes Arbeiten. Hinzu kommt, dass eine zentrale Datenhaltung ohne redundante Kopien Transport- und Liegezeiten eliminiert sowie zeitnahe Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse minimiert. Und zudem die Vorgangskosten um bis zu 80 Prozent senkt. Wenn eine solche Eingangsrechnungslösung aus einer Cloud heraus von überall erreichbar ist, werden standortübergreifendes Arbeiten und damit auch Heimarbeitsplätze und mobiles Arbeiten sehr einfach. Ein herausragendes Beispiel, welches alle dargestellten Vorteile ermöglicht, stellt das vielfach in Unternehmen eingesetzte SEEBURGER Invoice Portal als Cloud-Lösung dar.

Alle Informationen zur Eingangsrechnungsbearbeitung finden Sie in den bisherigen Blogs der Reihe:

1. 1. Machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?
   2. Digitale Rechnungsprüfung in der Cloud für Non-SAP-Systeme
   3. Einsparungen beim Rechnungseingang mit dem Invoice Portal
   4. Digitale Rechnungsprüfung: In fünf Schritten zum Buchungssatz (dieser Blog)
   5. Auch Mittelständler profitieren von Cloud-Lösungen für das E-Invoicing
   6. Invoice Portal: Mit Cloud-Lösungen die Fachbereiche bedarfsgerecht unterstützen

und auf unserer Webseite zum SEEBURGBER Invoice Portal.