Digitale Rechnungsprüfung in der Cloud für Non-SAP-Systeme

Die Cloud-gestützte oder webbasierte Prüfung, Freigabe und Verarbeitung eingehender Rechnungen bringt nachweislich Nutzenvorteile. Die Prüfung von Eingangsrechnungen digital und workflowgestützt durchzuführen, vermeidet manuellen Aufwand und schließt Fehler aus. Liquiditätssteuerung oder Durchlaufzeiten werden deutlich verbessert.

Grundsätzliches zur Rechnungsprüfung

Bekanntlich umfasst die Rechnungsprüfung mehrere Arbeitsschritte, und zwar:

• Formale Prüfung nach steuergesetzlichen Vorgaben (etwa für Deutschland: §14 UStG), durch automatische Prüfung der Rechnung hinsichtlich der
  • Kreditorstammdaten,
  • Bestelldaten und
  • Wareneingangsdaten.
• Sachliche Prüfung durch die Fachabteilung,
• Rechnungsfreigabe für Rechnungen ohne Bestellbezug,
• Buchungssatzerstellung sowie
• revisionssichere Archivierung.

Es gilt, dass jeder einzelne Bearbeitungsschritt protokolliert werden muss, damit sich Kostenstellenverantwortliche, Projektleiter und alle berechtigten Mitarbeiter über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungsprüfung informieren können. Damit wird die Auskunftsfähigkeit deutlich erhöht, da jederzeit eine vollständige Übersicht eines gesamten Vorgangs abrufbar ist. Ein Abgleich dieser Dokumente mit Kundenstamm- und bewegungsdaten aus einem ERP-System sollte vollautomatisch erfolgen.

Eine workflowgestützte Rechnungsprüfung automatisiert die Vorgänge so weit als möglich. Sie erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert Skontoerträge und ermöglicht zeitnahe Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. So wird die Liquiditätsplanung eines Unternehmens entscheidend unterstützt.

Die bisherige Rechnungsprüfung mit abschließendem Kontierungsstempel wird durch einen innovativen Workflow wesentlich intuitiver mit weniger Fehlerquellen und deutlich schneller und bequemer umgesetzt. Sämtliche Eingangsrechnungen, unabhängig von ihrer Art der Herkunft (Papier, PDF, Hybrid (ZUGFeRD), EDI), sind ab ihrem Eingang permanent auf Knopfdruck verfügbar und werden rechtskonform elektronisch im digitalen Archiv revisionssicher gespeichert.

Ziel: Dunkelbuchung

Sofern keine Preis- oder Mengenabweichungen bezüglich der Bestell- und Wareneingangsdaten existieren, ist eine automatische Bearbeitung inklusive Buchung (No-Touch-Buchung) möglich. Die Bearbeiter müssen keine weiteren Freigaben bzw. Klärungen vornehmen. Es kann ohne manuelle Eingriffe und Verzögerungen, also „dunkel“ gebucht werden.

Bei Rechnungen ohne vorhandenen Bestellbezug müssen dagegen die Besteller oder Freigeber oft durch komplizierte Ermittlungen ausfindig gemacht werden. Dies schränkt die Automatisierung der Abwicklung erheblich ein. Daher empfiehlt es sich, nicht erst beim Rechnungseingang die Berechtigung zu prüfen, sondern bereits im Vorfeld. Die wichtigste Voraussetzung hierfür ist die Definition von klaren Regeln bezüglich der Beschaffung und der Freigaben im Beschaffungsprozess. Im Idealfall sollten alle Rechnungen einen hinterlegten Bestellbezug aufweisen, um einen hohen Automatisierungsgrad zu erzielen.

Vergleich von SAP- mit Non-SAP-Umgebungen

Je nachdem, welche Lösung für Einbuchungen verwendet wird und wie viele eingehende Rechnungen es gibt, kann die konkrete Umsetzung variieren. Viele Kunden von SEEBURGER nutzen ausschließlich SAP R3 oder S4\HANA als ERP. Für solche ausschließlichen SAP-Umgebungen bietet SEEBURGER ein Rechnungseingangsbuch im Rahmen der Lösung Purchase-to-Pay an. Weiteres dazu im Blog „5 gute Gründe für ein Rechnungseingangsbuch in SAP“.

Viele SEEBURGER-Kunden nutzen aber auch ERP-Systeme anderer Hersteller oder mehrere verschiedene ERP-Systeme parallel, möglicherweise auch SAP. Für solche Non-SAP-Umgebungen wird im Folgenden der Workflow mit dem SEEBURGER Invoice Portal in der SEEBURGER Cloud beschrieben.

Das SEEBURGER Invoice Portal bietet im Standard bereits alle Funktionen für einen automatisierten Rechnungsprüfungsprozess. Informationen wie Bestellung, Lieferschein und Rechnung sind im System verfügbar. Damit ermöglicht das Invoice Portal ein Rechnungseingangsbuch für alle Non-SAP Umgebungen. Vorteilhaft obendrein: Das Invoice Portal ermöglicht das elektronische Arbeiten praktisch „wie auf Papier“.

Alle Informationen zur Eingangsrechnungsbearbeitung finden Sie in den bisherigen Blogs der Reihe:

1. Machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?
2. Digitale Rechnungsprüfung in der Cloud für Non-SAP-Systeme (dieser Blog)
3. Einsparungen beim Rechnungseingang mit dem Invoice Portal
4. Digitale Rechnungsprüfung: In fünf Schritten zum Buchungssatz
5. Auch Mittelständler profitieren von Cloud-Lösungen für das E-Invoicing
6. Invoice Portal: Mit Cloud-Lösungen die Fachbereiche bedarfsgerecht unterstützen

und auf unserer Webseite zum SEEBURGBER Invoice Portal.