Die Zwei-Pizza-Regel

Der 9. Februar ist der nationale Tag der Pizza (eng. National Pizza Day) – zumindest in den USA. Ein schöner Anlass, Ihnen eine hilfreiche Regel für erfolgreiche Meetings nahezubringen, die ebenfalls von dort stammt und auch mit Pizza zu tun hat: Die Zwei-Pizza-Regel von Amazon-Gründer Jeff Bezos. Guten Appetit!

Warum zählen Meetings im Geschäftsaltag zu den größten Zeitfressern? Im Fegefeuer der Eitelkeiten und der Selbstdarstellung, das sich ohne feste Meeting-Regeln willkürlich ausbreiten kann, werden Meetings schnell ineffizient. Häufige Meeting-Fehler sind unter anderem

• eine fehlende Agenda,
• ausufernde Wortbeiträge,
• Nörgler mit Killerphrasen, die Diskussionen einfach abwürgen,
• mangelhafte oder fehlende Moderation,
• fehlende Protkollierung,
• falsche Zusammensetzung und Anzahl der Meetingteilnehmer.

Was ist die Zwei-Pizza-Regel?

Gerade der letzte Punkt, die Zusammensetzung und die Anzahl der Meetingteilnehmer, ist ganz wesentlich für die Produktivität einer Sitzung. Damit Meetings effizient ablaufen und zum Erfolg führen, hat sich Amazon-Chef Jeff Bezos die sogenannte „Zwei-Pizza-Regel“ ausgedacht. Mit dieser Regel hat er festgelegt, dass bei Amazon nur so viele Teilnehmer zu Meetings eingeladen werden dürfen, wie von zwei Pizzas satt werden. So entstanden die Zwei-Pizza-Teams. Die Obergrenze für die Anzahl der Meeting-Teilnehmer wird also durch die Größe der italienischen Teigspeise bestimmt. Eine amerikanische Pizza (⌀ 40 cm) reicht für vier Portionen, somit also für vier Meeting-Teilnehmer. Somit ist bei Amazon maximal acht Personen die Teilnahme an einem Meeting gestattet. Man spricht hier auch vom Zwei-Pizza-Team-Concept. Übrigens wurde diese Regel sogar von der Stanford University^[1] bestätigt. Sie stellte in Untersuchungen fest, dass die produktivsten Meetings eine Teilnehmeranzahl von 7 ± 2 Teilnehmern haben.

Laut Studie sind Meetings von mehr als neun Teilnehmern unproduktiv, da die Reibungsverluste exponentiell mit der wachsenden Anzahl an Teilnehmern zunehmen. Bei weniger als fünf Teilnehmern läuft man Gefahr, in das sogenannte Gruppendenken bzw. Groupthink zu verfallen. Dies führt dazu, dass Menschen sich innerhalb einer Gruppe der Meinung oder dem Urteil der Mehrheit anschließen, obwohl sie eine andere Meinung haben oder gar davon überzeugt sind, dass das Urteil falsch ist. Ursachen können unter anderem Harmoniebedürfnis, Angst, der Wunsch nach Zugehörigkeit und weitere verhaltenspsychologische Gründe sein.

Zwei-Pizza-Regel: Keine Probleme mit zu geringer Teilnehmerzahl

Kleinere Meetings können ein Gefühl der Intimität erzeugen, das häufig zu aussagekräftigeren und offeneren Diskussionen führt. Weniger Teilnehmer bedeuten auch mehr Zeit, um die Perspektive jedes Teammitglieds zu hören und zu betrachten. Die Gruppe wiederum wird sich gehört und respektiert fühlen und infolgedessen produktiver sein. Durch dieses Maß an Offenheit und Klarheit in einem kleinen Meeting können Maßnahmen und Ergebnisse leichter aufeinander abgestimmt werden. Wenn Teams klein sind, bleiben sie agil und treffen schnell Entscheidungen.

Besprechungen mit weniger als fünf Teilnehmern können jedoch leicht unter „Groupthink“ leiden, da stärkere Persönlichkeiten andere direkt prägen. Bei kleinen Gruppen verringert sich zudem die Vielfalt der verfügbaren Perspektiven und Meinungen sowie die Vielfalt der Erfahrungen und Netzwerke, was wiederum die Qualität der Entscheidungsfindung beeinträchtigen kann.

Zwei-Pizza-Regel: Keine Probleme mit zu großer Teilnehmerzahl

Es gibt vier Hauptgründe, warum Probleme auftreten, wenn eine Gruppe über die optimale Größe hinaus expandiert:

1. Größere Teams können einzelne Mitglieder mit einer überwältigenden „kognitiven Belastung“ überfodern.
2. Wenn eine Gruppe über die optimale Anzahl von Teilnehmern hinauswächst, muss jedes teilnehmende Mitglied mehr Zeit für die Koordinierung (und weniger Zeit für die eigentliche Arbeit) aufwenden.
3. Es kommt vermehrt zum Deligieren von Aufgaben zwischen den Teammitgliedern, wodurch Missverständnisse und Fehler entstehen können.
4. Wenn jedes Mitglied seine Aufmerksamkeit auf viele Kollegen verteilen muss, wird der soziale Zusammenhalt des Teams schwächer und die Zusammenarbeit und die Teamausrichtung werden dadurch auf Dauer untergraben.

Aufgrund dieser Auswirkungen verlieren die Teilnehmer bei zu großen Gruppen häufig den Respekt vor der Besprechung. Sie bereiten sich weniger vor und nehmen generell eine eher passive bis resignierende Rolle ein. Je größer die Gruppe, desto geringer die Erwartung, dass das persönliche Involvement jedes Einzelnen wahrgenommen wird. Daraus entsteht schließlich eine Abwärtsspirale, die in äußerst unproduktiven Meetings endet.

Zwei-Pizza-Regel in der Praxis

Was jedoch tun, wenn die Teilnehmerzahl eines Meetings ausufert? Die folgenden Schritte helfen, die Teamgrösse zu reduzieren.

1. Informieren Sie das Team im Vorfeld, dass Änderungen der Teamzusammenstellung anstehen und begründen Sie diese. Wenn Sie dann Kollegen „nicht einladen“, werden diese nicht schockiert sein oder es persönlich nehmen.
2. Erst denken, dann einladen. Wer von den Teilnehmern wird unbedingt gebraucht? Wer wird nicht zwingend benötigt? Wer fügt einzigartige Perspektiven hinzu? Wer erweitert einfach nur bestehende Perspektiven?
3. Verantwortlichkeiten klären. Informieren Sie die eingeladenen Personen darüber, was Sie von ihnen erwarten und dass diese nun dafür verantwortlich sind, den Inhalt des Meetings an diejenigen weiterzuleiten, die nicht mehr teilnehmen.

Nun haben Sie ein konstruktives Team für ein erfolgreiches Meeting zusammengestellt. Wenn Sie jetzt noch einen weiteren Tipp des Erfinders der Zwei-Pizza-Regel, Jeff Bezos, anwenden, nämlich die 10-bis-12 Regel, und Ihr Meeting genau in dieses Zeitfenster legen, haben Sie die perfekten Rahmenbedingungen für konzentrierte und effiziente Teamarbeit geschaffen. Die beiden Pizzas können Sie sich dann direkt im Anschluss in der Mittagspause gemeinsam schmecken lassen. Buon Appetito!

^[1] https://www.linkedin.com/pulse/20140303152358-15893932-why-big-teams-suck/

^[2] Grafik in Anlehnung an Zwei Pizza Regel: Jeff Bezos‘ Trick für produktivere Meetings (karrierebibel.de)