Verpflichtendes slowakisches Informationssystem (IS EFA) zum Austausch elektronischer B2G- und B2B-Rechnungen

Am 01. April 2023 hat das Finanzministerium der Slowakischen Republik in enger Zusammenarbeit mit der slowakischen Finanzverwaltung einen einheitlichen Prozess der elektronischen Rechnungsübertragung eingeführt. Demnach werden strukturierte elektronische Rechnungsdaten an die slowakische Finanzverwaltung unter Verwendung eines Informations- und Kommunikationssystem für elektronische Rechnungen „Informačný system elektronickej fakturácie“ – IS EFA – gesendet. Das E-Rechnungssystem IS EFA ähnelt dem bereits bestehenden System „e-kasa“, bei dem alle Registrierkassen online mit dem Portal der slowakischen Finanzverwaltung angeschlossen sind. In diesem Beitrag erhalten Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Fakten.

Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die Finanzverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil zur:

• Bekämpfung von Steuerbetrug,
• Verringerung der Steuerlücke,
• Steigerung der Effizienz der Steuererhebung und
• Reduzierung des Verwaltungsaufwands für Unternehmen.

Wer ist verpflichtet, IS EFA für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber zu nutzen?

• umsatzsteuerpflichtige nichtansässige slowakische Unternehmen
• umsatzsteuerpflichtige ansässige slowakische Unternehmen
• nichtumsatzsteuerpflichtige ansässige slowakische Unternehmen

Ab wann muss IS EFA in der Slowakei genutzt werden?

Bereits seit Januar 2022 ist es möglich, elektronische B2G-Rechnungen über das neue slowakische Informations- und Kommunikationssystem IS EFA zu erstellen und zu verschicken. Derzeit sind nur bestimmte B2G-Transaktionen über 5.000 € zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung über die neue Regierungsschnittstelle IS EFA verpflichtend.

Seit dem 1. April 2023 ist die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung für alle verpflichtend. Somit hat sich das Mandat um weitere drei Monate verschoben –  geplant war ursprünglich der 1. Januar 2023.

Des Weiteren hat sich das slowakische Finanzministerium für 2024 ein neues, weiteres Ziel gesetzt:

B2B- und B2C-Inlandstransaktionen sollen über IS EFA ab 2024 obligatorisch werden. Als aktuelles Datum wurde der 1. Januar 2024 von der Slowakischen Regierung festgesetzt. Ob die Umsetzung in mehreren Schritten stattfinden wird, ist aktuell nicht bekannt

In welchem Rechnungsformat müssen die Daten übertragen werden?

Gemäß der slowakischen Internetseite müssen elektronische Rechnungen entweder die Syntax UBL 2.1 oder die CII D16B nutzen (EN-Syntax). Aktuell ist weder die Notwendigkeit zur Nutzung einer nationalen CIUS noch einer Erweiterung „Extension“ zur EN16931 vorgeschrieben. Eine nationale CIUS wird für die Zukunft jedoch nicht ausgeschlossen.

Wie erfolgt die Archivierung in der Slowakei?

In der Slowakei ist es gestattet, elektronische Rechnungen in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu archivieren. Rechnungen müssen auf Anforderungen der Steuerbehörde verfügbar gemacht werden können.

Wie werden Rechnungen an die slowakische Plattform IS EFA übertragen?

 Das Informationssystem IS EFA bietet die Möglichkeit, inländische elektronische Rechnungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auszustellen. Diesen wird eine kostenlose Online-Webanwendung zur Verfügung gestellt, die bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen im vorgeschriebenen elektronischen Format unterstützt. Es bietet auch die Möglichkeit, automatisierte Formalprüfungen elektronischer Rechnungen in Echtzeit durchzuführen und erfolgreich validierte Rechnungen an öffentliche Auftraggeber direkt zu übertragen.

Für umsatzsteuerpflichtige ansässige slowakische Unternehmen, die ihre eigene ERP-Software zum Übertragen von Rechnungsdaten verwenden, bietet IS EFA eine offene Programmierschnittstelle, über die die Unternehmen elektronische Rechnungen ohne weitere Benutzereingriffe an IS EFA übertragen können.

Für umsatzsteuerpflichtige nichtansässige slowakische Unternehmen und nicht umsatzsteuerpflichtige slowakische Unternehmen gilt ein separates Verfahren. Diese müssen stattdessen die Rechnungen über eine spezielle E-Mail-Adresse „foreign-invoice@einvoice@mfsr.sk“ an die slowakischen öffentlichen Verwaltungen senden. Hierbei wird der „Betreff“ sowie der Text der E-Mails ignoriert. Es wird nur der Rechnungsanhang ausgelesen, dann überprüft und manuell zum System hinzugefügt. Je nach Status erhält der Rechnungssteller eine Bestätigungs- oder Ablehnungs-E-Mail.

Wie findet der Anmeldeprozess bei IS EFA statt?

 Das elektronische Rechnungs- und Informationssystem ist unter https://web-einvoice-demo.mypaas.vnet.sk/ erreichbar. Dort besteht die Möglichkeit, sich in englischer Sprache zu registrieren. Dies ist grundsätzlich erforderlich, damit alle Dienste genutzt werden können.

Unter My invoices können, neben weiteren Optionen, die eigenen Rechnungen

• online eingesehen,
• als PDF-Datei heruntergeladen oder
• visualisiert werden.

 Falls ein Rechnungssteller nur eine geringe Anzahl von Rechnungen versendet, steht ihm für die Erstellung ein E-Invoicing Tool zur Verfügung. Nach der Anmeldung wird der Rechnungssteller Schritt für Schritt durch das Tool bis zur finalen Rechnung geleitet.

 Somit reiht sich nun auch das Finanzministerium der Slowakischen Republik analog zu den Ländern Polen, Italien oder Frankreich in die Einführung von „Continuous Transaction Controls“ (CTC) ein und setzt gleichzeitig einen einheitlichen Prozess zur Übertragung von elektronischen B2G- und B2B-Rechnungen um.

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