Cloudlösungen für Posteingang und Rechnungseingang – mit TCG und SEEBURGER die richtige Wolke finden

Die Umstellung auf Cloud-Computing – oder auch nicht – beschäftigt immer mehr Unternehmen. In diesem Zusammenhang ergeben sich während des Entscheidungsprozesses eine ganze Reihe von Fragen:

• Wie gehe ich mit dem Thema Datenschutz um?
• Was muss alles verschlüsselt werden?
• Welche IT-Ressourcen und welches Know-How muss ich als Kunde bereitstellen?
• Wo liegen meine Daten tatsächlich, wenn sie in der Cloud sind?
• Was genau erwartet mich in der Public- oder Private-Cloud?
• Welche Unterschiede sind für mich entscheidend?
• Wie erfolgt die Integration mit meiner bestehenden IT-Landschaft?

Sara Mazzorana, unsere Gastautorin von der TCG Process GmbH, hat sich hierzu neueste Studien sowie die Lösungen von TCG und SEEBURGER angesehen.

Cloud-Computing bietet großes Potenzial für Kosteneinsparung und für das Modernisieren bestehender Prozesse. Die Akzeptanz hierfür ist bei den Unternehmen, laut Ergebnissen einer Studie von KPMG gemeinsam mit bitkom, in den letzten Jahren stark gestiegen. Im Jahr 2019 nutzen 76 % die Cloud, das sind 10 % mehr als in 2017.

Auch wenn Public-Cloud-Lösungen bei Unternehmen aktuell noch geringere Akzeptanz finden als Private-Cloud-Lösungen, wächst diese stetig. Immerhin ist insgesamt der Anteil an Unternehmen, die die Public-Cloud nutzen, im Jahr 2019 größer als derjenigen, für die Cloud noch überhaupt kein Thema darstellt.

Als wichtigste Kriterien bei der Auswahl eines Cloud-Providers gelten laut Cloud-Monitor 2020 von KPMG die Konformität mit der DSGVO, IT-Sicherheit, vor allem  in Bezug auf Service Level Agreements (SLA), gefolgt von speziellen Anforderungen, wie beispielsweise Hochverfügbarkeit und Integrationsfähigkeit der Lösungen.

Als Anbieter von Automatisierungslösungen bietet die TCG die Implementierung nicht mehr nur On-Premises. TCG bietet Lösungen sowohl in der Private- als auch der Public-Cloud an.

Im Großen und Ganzen beschäftigen sich Kunden bei der Entscheidung für eine neue Softwarelösungen mit drei grundsätzlichen Szenarien:

Szenario 1: Public-Cloud – Automatisierte Lösungen auf einer standardisierten Plattform

Die Erwartungen an Software bezüglich Benutzerfreundlichkeit und Stabilität sind gestiegen. Es muss einfach sein, wie der Strom aus der Steckdose. Komplexe Infrastruktur und Technik laufen im Hintergrund. In diesem Szenario sprechen wir von der Nutzung der Software-as-a-Service – SaaS – auf einer Public-Cloud-Umgebung. Diese bringt natürlich Vorteile mit sich.

Kunden müssen sich nicht mehr um die Administration und den Betrieb der Hard- und Software kümmern. Das übernehmen der Cloud-Provider und die Softwarehersteller wie die TCG und SEEBURGER für ihn.

Die Software ist standardisiert und daher sehr stabil, Updates und Hotfixes werden automatisch eingespielt, Kunden nutzen stets die aktuellste Version der Software. Bezahlt wird nur das tatsächlich genutzte Volumen. Dies ermöglichen flexible Preismodelle, basierend auf dem Subskriptionsmodell. Dieses Szenario eignet sich für Standardprozesse wie die Eingangsrechnungsverarbeitung. Hier bietet TCG, gemeinsam mit seinem langjährigen Partner SEEBURGER, einen Invoice Portal Service in der Cloud. Weitere Standardprozesse zur Verarbeitung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen werden künftig über Cloud-Services angeboten.

Die Public-Cloud nutzt der Kunde, wie der Name schon sagt, nicht allein. Das bedeutet, es sind keine Sonderwünsche möglich – er nutzt das System gemeinsam mit vielen anderen Kunden, nach Mandanten und DSGVO-konform getrennt. Das macht das Cloud-System extrem robust und preislich äußerst attraktiv. Individuelle Wünsche können jedoch in der Public-Cloud nicht umgesetzt werden. Die Integration mit den IT-Systemen des Kunden ist über verfügbare Standard-Schnittstellen möglich. Bei speziellen Lösungsanforderungen lohnt sich daher die Überlegung, die Lösung exklusiv auf einer Private-Cloud zu nutzen.

Szenario 2: Private-Cloud – alle Vorteile der Cloud und gleichzeitig die Berücksichtigung individueller Anforderungen

Der Wunsch, die Komplexität und Größe der eigenen IT-Landschaft zu reduzieren, ist allgegenwärtig. Gleichzeitig sind Systemlandschaften, vor allem von großen Organisationen, höchst unterschiedlich und so komplex wie nie zuvor. In der Private-Cloud können beide Aspekte berücksichtigt werden.

Die Organisation genießt die Kostenvorteile des Outsourcings und die  individuelle Kontrolle einer In-House-Lösung, obwohl sich Standort und IT-Administration unterscheiden. Der Kunde gibt die Verantwortung für den Betrieb und die Infrastruktur ab. Wie in der Public-Cloud übernehmen das der Cloud-Anbieter und auf Wunsch der Softwareanbieter. Typischerweise kommen hier ein SaaS-, PraaS (Process-as-a-Service) oder iPaaS-Modell zur Anwendung. Welches dieser Modelle sich am besten für den Kunden eignet hängt davon ab, wie viel von der Betriebsverantwortung an den Cloud-Anbieter abgegeben werden soll: Nur die IT-Infrastruktur, oder auch die Betriebsüberwachung der Software und der individuellen Prozessapplikationen (Process Apps). Ein weiterer Vorteil gegenüber der Public-Cloud: Bei der Anbindung an die bestehende Systemlandschaft des Kunden kann wesentlich individueller auf kundenspezifische Schnittstellenanforderungen eingegangen werden.

Vor allem, wenn es um komplexe Posteingangslösungen geht, eignet sich die Installation in einer Private-Cloud. Die Lösung kann an viele unterschiedliche Eingangskanäle und auch die nachfolgenden Fachsysteme angebunden werden. Dank Cloud-Umgebung ist das System skalierbar und kann so auf weiteres Dokumentenvolumen und um neue Prozesse erweitert werden. Kundenspezifische Servie Level Agreements (SLA) müssen selbstverständlich berücksichtigt werden. Diese sind besonders bei der Auswahl des Cloud-Providers von Bedeutung – ebenso, wie die IT-Sicherheit und die Gewährleistung des Datenschutzes.

Der Kunde nutzt seine Cloud-Umgebung exklusiv. Die, im Vergleich zur Public-Cloud, höheren Kosten für Infrastruktur und Betriebssupport rechnen sich bei großen Organisationen ab einem bestimmten Dokumentenvolumen und den entsprechend komplexen Prozessstrukturen.

Szenario 3: On-Premises – Weiterhin alles selbst in der Hand

Manchmal bieten interne Prozesse oder datenschutzrechtliche Bestimmungen keine andere Möglichkeit: Die betriebliche Administration muss im eigenen Rechenzentrum bleiben. Das System liegt zu 100 % in der Hand des Kunden, völlig unabhängig von Drittanbietern. Die personenbezogenen Daten bleiben in der Organisation. Eine Plattformlösung, wie die der TCG, erlaubt auch On-Premises, das System flexibel zu erweitern. Wenn z. B. neue Dokumenttypen wie Lieferscheine, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen auf derselben Plattform verarbeitet werden sollen, ist die Softwarelösung On-Premises flexibel erweiterbar. Web-basierte Clients für die Administration und die Benutzer ermöglichen auch On-Premises bequeme Zugriffe über den Browser. So ist die Nutzung und Administration von jedem autorisierten Arbeitsplatz aus möglich. Sei es aus dem Home Office heraus oder von verbundenen Arbeitsplätzen an kostengünstigeren Offshore-Standorten. Auch hier bieten TCG und SEEBURGER gemeinsame Lösungen an.

Für die Implementierung der Software sind Know-how und IT-Ressourcen des Kunden erforderlich. Dieses aufzubauen und aktuell zu halten, gestaltet sich zunehmend aufwendiger. Gleichzeitig werden das Finden von Fachkräften immer seltener und das Betreiben eigener Rechenzentren immer teurer. All diese Herausforderungen kann die Cloud lösen. Soll der Weg jedoch trotzdem nicht in die Cloud führen, bieten Softwarehersteller wie TCG auch hier Unterstützung wie beispielsweise durch die der Übernahme des Betriebssupports einer On-Premises Lösung.

Public, Private oder On-Premises – Ihre Daten sind mit TCG und SEEBURGER sicher

Obwohl die Daten beim Kunden liegen, ist das Thema Datenschutz On-Premises ebenso ein Thema wie in der Cloud. Die größten Kundenbedenken hinsichtlich der Gewährleistung des Datenschutzes betreffen die Public-Cloud-Umgebung. Laut KPMG vertrauen jedoch immer mehr Unternehmen auch kritische Unternehmens- und Kundeninformationen einer Public-Cloud-Lösung an. Inzwischen speichert jeder zweite Public-Cloud-Nutzer auch personenbezogene Daten in der Cloud.

Für welche IT-Umgebung oder Kombination aus Umgebungen Sie sich für Ihre Posteingangs- und Eingangsrechnungsverarbeitung auch entscheiden mögen – TCG, gemeinsam mit SEEBURGER, steht als Ansprechpartner zur Seite, um das richtige Szenario zu wählen und umzusetzen.